КТ-тема4

6

КТ в управлении
проектами: Тема 4.
Планирование коммуникаций проекта

Тема 4.Планирование коммуникаций
проекта

План
лекции

  1. Процессы управления
    коммуникациями проекта.

  2. Планирование
    коммуникаций.

  1. Процессы
    управления коммуникациями проекта

Управление
коммуникациями проекта
– это
область знаний, включающая в себя
процессы, необходимые для своевременного
создания, сбора, распространения,
хранения, получения и, в конечном итоге,
использования информации проекта.

Процессы управления
коммуникациями проекта предусматривают
создание необходимых связей между
людьми и информацией, которые требуются
для успешного осуществления коммуникаций.
Все, кто так или иначе вовлечен в проект,
должны хорошо понимать, насколько
коммуникации отражаются на протекании
проекта в целом.

Процессы управления
коммуникациями проекта
включают в
себя следующие элементы:

1 Планирование
коммуникаций – определение потребностей
участников проекта в коммуникации и
информации.

2 Распространение
информации – своевременное предоставление
необходимой информации участникам
проекта.

3 Отчетность по
исполнению – сбор и распространение
информации о выполнении работ. Эта
информация включает в себя отчеты о
текущем состоянии, оценку прогресса и
прогнозирование.

4 Управление
участниками проекта – управление
коммуникациями в целях удовлетворения
требований участников проекта и решения
возникающих проблем.

Эти процессы
взаимодействуют как друг с другом, так
и с процессами в других областях знаний.
В зависимости от потребностей проекта
в каждом процессе могут принимать
участие один или несколько человек или
групп. Каждый процесс имеет место, по
крайней мере, один раз в ходе каждого
проекта, а если проект разделен на фазы
– то в одной или нескольких фазах
проекта. Хотя ниже процессы будут
представлены как дискретные элементы
с четко определенными интерфейсами, но
на практике они могут накладываться
друг на друга и взаимодействовать между
собой; такие наложения и взаимодействия
здесь не описаны. Взаимодействия
процессов подробно рассматриваются в
главе 3.

  1. Планирование
    коммуникаций

В процессе
планирования коммуникаций определяются
информация
и взаимодействия,
необходимые участникам проекта, а
именно:

  • каким лицам какая
    информация нужна,

  • когда она им
    понадобится,

  • кто и каким образом
    должен им эту информацию предоставить.

Хотя потребность
в передаче информации проекта существует
во всех проектах, информационные
потребности и методы ее распространения
могут сильно отличаться. Важным фактором
достижения успеха проекта является
выявление информационных потребностей
участников проекта и определение
подходящих средств удовлетворения этих
потребностей.

В большинстве
проектов основная часть планирования
коммуникаций выполняется на самых
ранних фазах проекта. Однако результаты
данного процесса планирования регулярно
пересматриваются на протяжении всего
проекта и, при необходимости, изменяются,
чтобы они сохраняли свою актуальность.

Часто
планирование коммуникаций тесно связано
с факторами внешней
среды
предприятия и
влиянием организации
на проект
, поскольку
от организационной структуры проекта
очень сильно зависят требования к
коммуникациям проекта.

Рисунок 10-4.
Планирование коммуникаций: входы,
инструменты и методы, выходы

1 Планирование
коммуникаций: входы процесса

.1 Факторы внешней
среды предприятия

Все факторы внешней
среды используются в качестве входов
данного процесса.

.2 Активы
организационного процесса

Хотя в
качестве входов данного процесса
используются все активы, но особо важное
значение имеют накопленные
знания и историческая информация
.

Накопленные знания
и историческая информация по проблемам
коммуникации в прошлых подобных проектах
могут составить основу для формулирования
решений и определения результатов.

.3 Описание содержания
проекта

Описание
содержания проекта представляет собой
документальную основу
для принятия будущих
решений
по проекту и
для доведения до сведения
всех участников содержания проекта.
Анализ участников проекта выполняется
в рамках процесса определения содержания.

.4 План управления
проектом

План управления
проектом содержит общую информацию о
проекте, включая сроки и ограничения,
которые могут затрагивать планирование
коммуникаций.

Ограничения.
Ограничения – это барьеры, которые
могут ограничить возможности выбора
для команды проекта. Примером таких
ограничений может быть размещение
членов команды в разных городах,
несовместимые версии программного
обеспечения для коммуникации или
ограниченные технические возможности
средств коммуникации.

Допущения.
Конкретные предположения, затрагивающие
планирование коммуникаций, определяются
отдельно для каждого проекта.

2 Планирование
коммуникаций: инструменты и методы

.1 Анализ требований
к коммуникациям

Результатом
анализа требований к коммуникациям
является сводка
информационных потребностей участников
проекта
. При определении
этих требований учитываются тип
и формат
необходимой информации и анализа
ценности этой информации. Ресурсы
проекта расходуются на передачу только
той информации, которая способствует
успеху проекта, или для тех случаев,
когда недостаток коммуникации может
привести к неудаче. Это не означает, что
«плохие новости» сообщать запрещается;
скорее, цель этого ограничения – избежать
сообщение участникам проекта избыточного
количества мелочей.

Менеджер проекта
должен рассматривать количество
потенциальных каналов или путей
коммуникации в качестве показателя
сложности коммуникаций проекта.

Общее
количество каналов коммуникации равно
n(n-1)/2, где n = количество участников
проекта. Таким образом, получается, что
в проекте, в котором 10 участников,
количество потенциальных каналов
коммуникации будет равно 45. Следовательно,
ключевым элементом
в планировании коммуникаций проекта
является определение того, кто
с кем
будет взаимодействовать
и кто
какую информацию будет получать,
и наложение соответствующих
ограничений
.

Обычно для
определения требований к коммуникациям
проекта необходима следующая информация:

  • Организационные
    диаграммы

  • Соотношение между
    организацией проекта и распределением
    ответственности между участниками
    проекта

  • Службы, подразделения
    и специальности, принимающие участие
    в проекте

  • Количество людей,
    задействованных в проекте, с учетом
    места их размещения

  • Внутренние
    информационные потребности (например,
    обмен информацией внутри организаций)

  • Внешние информационные
    потребности (например, коммуникации
    со СМИ или подрядными организациями)

  • Информация об
    участниках проекта.

.2 Средства
коммуникации

Методологии
передачи информации между участниками
проекта могут существенно различаться.
Например, команда управления проектом
может использовать самые разные способы
коммуникации, от кратких обсуждений до
полноценных совещаний, от обычных
письменных документов до материалов
(например, расписаний или баз данных),
доступных через Интранет.

Факторы, влияющие
на выбор средств коммуникации
,
включают в себя:

  • Срочность
    получения информации
    . Зависит ли
    успех проекта от наличия часто обновляемой
    информации, которая доступна немедленно,
    или достаточно регулярного составления
    письменных отчетов?

  • Доступность
    технологии
    . Действительно ли
    необходимые системы уже установлены
    и действуют, или нужно включить их в
    список потребностей проекта?

  • Персонал,
    задействованный в проекте
    . Соответствуют
    ли предлагаемые системы коммуникации
    опыту и навыкам персонала проекта или
    необходимо организовать длительный
    курс обучения?

  • Продолжительность
    проекта
    . Возможно ли, что еще до
    окончания проекта имеющиеся средства
    коммуникации изменятся?

  • Окружение
    проекта
    . Команда проекта
    проводит встречи и обменивается
    информацией в живом
    общении
    или виртуально?

3 Планирование
коммуникаций: выходы

.1 План управления
коммуникациями проекта (план управления
взаимодействием)

План управления
коммуникациями является составной
частью общго плана управления проектом
или включается в него в виде вспомогательного
плана.

План управления
коммуникациями содержит такие сведения:

  • Требования к
    коммуникациям со стороны участников
    проекта

  • Сведения о
    передаваемой информации, включая
    формат, содержание и уровень детализации

  • Имя сотрудника,
    ответственного за передачу информации

  • Имя сотрудника
    или группы – получателей данной
    информации

  • Методы или
    технологии, используемые для передачи
    информации (например, служебная записка,
    электронная почта и/или пресс-релизы)

  • Частота коммуникации
    (например, еженедельно)

  • Схема передачи
    по инстанциям, определяющая сроки и
    порядок передачи на вышестоящие уровни
    (цепочка) проблем, которые не могут быть
    решены персоналом на низшем уровне

  • Метод обновления
    и уточнения плана управления коммуникациями
    по мере продвижения и развития проекта

  • Глоссарий
    общепринятой терминологии.

В план
управления коммуникациями могут также
включаться принципы
проведения совещаний

по текущему состоянию проекта, собраний
команды проекта, электронных совещаний
и рассылкам электронной почты. План
управления взаимодействием может быть
официальным
или неофициальным,
подробным
или обобщенным
в зависимости от потребностей проекта.

Примеры
разделов
плана управления
коммуникациями:

  • Предмет
    коммуникации
    . Информация, предназначенная
    для распространения среди участников
    проекта.

  • Цель. С какой
    целью распространяется данная информация.

  • Частота. Как
    часто предполагается распространять
    данную информацию.

  • Даты
    начала/завершения
    . Временные рамки
    распространения данной информации.

  • Формат/средство
    связи
    . Представление информации и
    способ передачи.

  • Ответственное
    лицо
    . Член команды, в обязанности
    которого входит распространение данной
    информации.

Планирование
коммуникаций часто приводит к
дополнительным поставкам, которые, в
свою очередь, требуют дополнительного
времени и усилий. Вследствие этого
иерархическая структура работ проекта,
расписание проекта и бюджет проекта
соответствующим образом корректируются.

====================

Leave a Comment