Программа пребывания делигации

Программа
пребывания делегации

До приезда
иностранной делегации принимающая
сторона должна разработать две программы
ее пребывания в стране:

• общую программу,
предназначенную для гостей;

• подробную
программу, которая включает технические
детали, необходимые для принимающей
стороны, заинтересованных лиц и
ор­ганизаций.

Общая
программа
включает
в себя информацию о следующих вопросах.

1. Встреча делегации.

2. Деловая часть
программы (переговоры, встречи, беседы).

3. Приемы (завтраки,
обеды и т.д.).

4. Культурная
программа.

5. Поездки по стране.

6. Проводы делегации.

Что
касается подробной
программы,
то
в ней во избежание срывов и накладок
необходимо отразить все организационные
моменты, связанные с приемом иностранной
делегации. Так, в частности, встреча
делегации требует от принимающей стороны
проработки таких вопро­сов, как:

• персональный
состав встречающих;

• участие (в случае
необходимости) представителей прессы,
радио, телевидения;

• преподнесение
цветов;

• приветственные
речи;

• обеспечение
транспортом;

• размещение в
гостинице и т.д.

Встреча делегации
в аэропорту (на вокзале) открывает визит.
Про­токол встречи предусматривает
соблюдение ряда правил.

На встречу делегации
следует выезжать в составе, соответствую­щем
статусу приезжающих гостей. Однако
протокол разрешает, чтобы в процедуре
встречи вместо первого лица принял
участие его замести­тель. Главного
встречающего сопровождают 2—3 члена
принимающей делегации, включая
переводчика. При этом количество
встречающих не должно превышать число
гостей.

В момент встречи
с прибывшей делегацией главный
представитель встречающих первым
подходит к главе иностранной делегации
и называет свою фамилию, имя, отчество,
должность. В ответ представляется гость.
Если он прибывает с супругой, то на
встрече присутствует супру­га главного
встречающего. Происходит взаимное
представление.

После этого главный
встречающий представляет сопровождающих
его лиц в соответствии с их служебным
положением. Но если в их со­ставе есть
женщины, он представляет их первыми.
Глава иностранной делегации называет
своих спутников. Дамам преподносятся
цветы. После короткой процедуры взаимных
приветствий гости в сопровож­дении
встречающих в автомобилях направляются
в гостиницу. Глав­ный гость и главный
встречающий садятся в первую машину.
По про­токолу, наиболее почетное место
находится на заднем сиденье справа. Это
место и предназначается главному гостю.
Вторым почетным ме­стом считается
заднее сиденье слева.

Переводчик
занимает место на переднем сиденье
рядом с шофером. Если при встрече
используется личный автомобиль, а за
рулем — встречающий равного с гостем
ранга член российской делегации, он
приглашает гостя сесть рядом с собой.
В данном варианте это место считается
самым почетным.

К
моменту приезда делегации в гостиницу
там все должно быть подготовлено
сотрудниками организации (протокольный
отдел, управление делами, секретарь-референт).
В случае если глава делега­ции прибывает
с супругой, принимающая сторона должна
предусмот­реть специальную программу
или отдельные мероприятия в общей
программе для супруги гостя и супруг
лиц, сопровождающих его. Про­граммы
бывают также внешние (для иностранной
делегации) и внут­ренние. Во внешней
программе
нет лиц, ответственных за прием,
со­провождение, проведение мероприятий.
Во внутренней
программе
указываются: дата, место, мероприятие,
его цель, сроки, сопровож­дающие,
ответственный за проведение мероприятия.
Внутренняя про­грамма утверждается
руководителем принимающей организации.

При составлении
программы внимание принимающей
организации должно быть сосредоточено
на основной цели визита (переговоры,
встречи, беседы и т.д.). Самое главное в
программе — ее сбалансирован­ность.
С одной стороны, она должна удовлетворять
профессиональным интересам делегации,
с другой — носить и общеобразовательный
харак­тер. Корректировка программы
возможна, но в исключительных случа­ях
и в самом минимальном размере.

Для
гостей, прибывших на переговоры,
обязательно планируют развлекательную
программу — посещение театров, концертов,
ресто­рана (организация банкета),
знакомство с достопримечательностями
и т.п. В чужой стране приглашают хозяева.
В своей — инициатор пере­говоров.
Отсутствие приглашений обычно означает
намек на потерю интереса к партнеру.
Как правило, платит тот, кто приглашает,
исключение составляет Германия. Надо
уточнить, кто платит, поскольку может
оказаться, что предполагается, что
каждый за себя.

В ряде европейских
стран принято за деловым обедом переходить
к вопросам, составляющим предмет
переговоров, только после кофе. Во
Франции за обедом полагается говорить
об искусстве, в Англии — о спорте и т.д.
Эти ритуалы имеют добротную психологическую
основу: после насыщения участники
находятся в благодушном настроении и
им легче договориться. Кофе же активизирует
умственную деятельность.

Leave a Comment