Предпринимателю на упрощённой системе налогообложения без сотрудников не обязательно использовать 1С или другое программное обеспечение для учёта. Закон не требует обязательного ведения бухгалтерии в привычной форме – достаточно фиксировать доходы и расходы для заполнения декларации и уплаты налогов.
Вместо программы можно использовать бумажный журнал или простую электронную таблицу. В неё вносятся дата поступления, сумма, источник дохода и краткое описание операции. При УСН «доходы» это всё, что нужно для расчёта налога. При УСН «доходы минус расходы» добавляются столбцы для затрат и подтверждающих документов.
Онлайн-банки часто предоставляют экспорт выписок в формате Excel – это упрощает ведение учёта. Также можно настроить регулярную выгрузку данных, чтобы не пропустить операции. Налоговая принимает такие данные, если по ним можно проверить корректность декларации и суммы уплаченных налогов.
Обязательный минимум: хронология поступлений, суммы, подтверждающие документы по расходам (если УСН 15%), сведения об уплате налогов и страховых взносов. Эти данные должны быть доступны для проверки – в бумажном или электронном виде.
Дополнительно: имеет смысл хранить копии чеков, договоров и актов, даже если они не требуются при подаче декларации. Это снизит риски при камеральной проверке. Программа учёта – это инструмент, но не обязанность. Без неё можно обойтись, если соблюдать дисциплину и не терять документы.
Как правильно вести бухгалтерию ИП без 1С: основные шаги
1. Определите систему налогообложения. Упрощённая система (УСН), патент или НПД – выбор зависит от вида деятельности и предполагаемого дохода. Например, при УСН «доходы» нужно фиксировать только поступления, при УСН «доходы минус расходы» – дополнительно учитывать траты с подтверждающими документами.
2. Ведите книгу учета вручную или в Excel. Для УСН – КУДиР. Форму можно скачать с сайта ФНС. Заполняется она по мере поступления или расходования средств, с указанием даты, номера документа, суммы и основания операции.
3. Храните подтверждающие документы. Чеки, акты, накладные, договоры – всё должно быть подписано и иметь дату. Цифровые копии допустимы, но оригиналы также нужно сохранять минимум 4 года.
4. Платите налоги вовремя. УСН оплачивается ежеквартально авансами и раз в год окончательно. Сроки: до 25 числа месяца, следующего за кварталом. Для НПД – уплата до 25 числа следующего месяца. Используйте личный кабинет на сайте ФНС или приложение «Мой налог».
5. Сдавайте отчетность, если она требуется. При УСН без сотрудников – только декларация раз в год до 30 апреля. С работниками – добавляются РСВ, 6-НДФЛ, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и другие. Их сдают через электронную подпись или через уполномоченный сервис.
6. Контролируйте расчёт с сотрудниками. Если есть наёмный труд, обязательно оформляйте трудовые договоры, платите страховые взносы, удерживайте и перечисляйте НДФЛ. Сроки – не позже дня выплаты зарплаты (для НДФЛ) и 15 числа следующего месяца (для взносов).
7. Используйте бесплатные или простые сервисы. Подойдёт Excel, Google Sheets или бесплатные онлайн-решения от банков. Главное – регулярность, точность и контроль за каждой операцией.
Как организовать учет доходов и расходов без программных средств
Для ведения учета вручную понадобится тетрадь или бумажный журнал. Разделите его на две части: доходы и расходы. На каждой странице фиксируйте дату, источник или статью, сумму и примечание при необходимости. Пример: «10.05.2025 – продажа товара через Авито – 4 500 руб.» или «11.05.2025 – покупка упаковки – 320 руб.»
Используйте одну страницу в месяц для итогов: просуммируйте доходы и расходы, выведите разницу. Это поможет отслеживать рентабельность. Расходы группируйте по категориям: закупка, доставка, реклама, связь, аренда. Это даст представление, где основные траты и где возможна экономия.
Храните все подтверждающие документы: чеки, квитанции, расписки. Складывайте их по месяцам в отдельную папку. Нумеруйте и ссылайтесь на них в записях – например, «расход №15 (чек от 11.05.2025)».
Налоговый учет потребует данных о доходах. Если вы на УСН «доходы», фиксируйте поступления в день получения средств. При ПСН – важно не превышать лимит, тоже контролируйте суммы. Расходы учитывать необязательно, но для оценки реальной прибыли они необходимы.
Раз в квартал сравнивайте данные вручную с выписками по счёту и кассе. Ошибки возможны, особенно при большом объёме операций. Итоги по кварталу пригодятся для расчёта налогов и авансовых платежей.
Для удобства можно использовать ручной журнал формата А4 с готовыми графами или обычный блокнот, но структура должна быть стабильной. Главное – регулярность и точность.
Как использовать книги учета и журналы для ведения бухгалтерии
При отсутствии 1С ИП может вести учет вручную с помощью утвержденных форм книг и журналов. Основные из них – книга учета доходов и расходов (КУДиР), кассовая книга, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (для плательщиков НДС), книга покупок и книга продаж.
КУДиР обязателен для ИП на УСН и ПСН. Заполняется ежедневно на основании первичных документов: чеков, накладных, актов. Доход отражается в день поступления средств на счет или в кассу. Расход – после оплаты и получения документа, подтверждающего понесенные затраты. Исправления допустимы только с пометкой «исправлено», подписью и датой.
Кассовая книга используется при работе с наличными. Каждое поступление и выдача фиксируются в день операции. Требуется оформлять приходный и расходный кассовые ордера. В конце дня подводится итог и формируется отчет кассира.
При работе с НДС ведутся книги покупок и продаж. В книге покупок отражаются счета-фактуры от поставщиков, дающие право на вычет НДС. В книге продаж – счета-фактуры, выставленные покупателям. Данные из этих книг переносятся в декларацию по НДС.
Для упрощения учета допускается использование тетрадей или файлов Excel, но при проверке потребуется распечатанный и прошнурованный экземпляр с пронумерованными страницами и заверенным титульным листом. Формы и правила заполнения можно найти в приказах Минфина и ФНС.
Журнал учета счетов-фактур ведется по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ №1137. Он обязателен при выставлении или получении счетов-фактур и подшивается в хронологическом порядке. Включает дату, номер документа, сумму, наименование контрагента и ИНН.
Хранить бумажные книги учета и журналы необходимо не менее 4 лет. При наличии ошибок оформляется корректирующая запись с указанием причины и даты исправления. Заверять исправления необходимо подписью ИП.
Как правильно рассчитывать налоги и отчитываться в налоговую без 1С
Без 1С расчет налогов и подготовка отчетности требует ручного учета и точного соблюдения сроков. Работа упрощается, если выбрать конкретный налоговый режим и заранее определить перечень обязательств.
- Патентная система: налог рассчитывается фиксированно по ставке 6% от потенциального дохода. Сумма указывается в выданном патенте. Дополнительных расчетов не требуется. Отчетность не подается.
- УСН 6%: налог считается как 6% от дохода. Необходимо вести учет поступлений – по дате фактического зачисления. Ежеквартально уплачиваются авансовые платежи до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Декларация подается раз в год до 30 апреля.
- УСН 15%: налог – 15% от разницы между доходами и расходами. Ведение раздельного учета обязательно. Платежи и сроки те же, что и при ставке 6%.
- НПД: для самозанятых. Налог 4% с физлиц и 6% с юрлиц. Отчетность не требуется, уплата – автоматически через приложение «Мой налог».
Учет можно вести вручную в Excel или Google Таблицах. Минимум столбцов:
- Дата поступления
- Источник дохода
- Сумма
- Категория расходов (если применима)
Для отчетности на УСН потребуется ИНН, КБК, ОКТМО и правильные реквизиты для оплаты. Все эти данные есть на сайте ФНС или в личном кабинете.
Форма декларации УСН заполняется на сайте ФНС или через ПО «Налогоплательщик ЮЛ». Подать можно онлайн с электронной подписью или на бумаге в отделении. Квитанции об оплате нужно сохранять.
- Выберите режим налогообложения и уточните ставки
- Организуйте учет доходов (и расходов при необходимости)
- Контролируйте сроки авансовых платежей: 25 апреля, 25 июля, 25 октября
- Сдайте годовую декларацию до 30 апреля
- Используйте сервисы ФНС: личный кабинет ИП, калькуляторы, уведомления
Как вести учет кассовых операций без специализированных программ
Для учёта кассовых операций без 1С и аналогичных программ потребуется бумажная кассовая книга или её электронный аналог в виде таблицы, созданной вручную. Формат должен соответствовать требованиям Порядка ведения кассовых операций, утверждённого Банком России.
Каждый день необходимо фиксировать остаток наличных на начало дня, поступления, выдачи и остаток на конец дня. Каждая операция отражается с указанием даты, номера приходного или расходного ордера, оснований (например, выручка, аванс сотруднику), а также суммы. Все записи должны вестись последовательно, без пропусков строк и задним числом.
Приходный кассовый ордер составляется при приёме наличных. Он должен содержать номер, дату, сумму цифрами и прописью, основание поступления, Ф.И.О. и подпись кассира. Расходный ордер оформляется при выдаче наличных аналогично. Оба документа подписываются руководителем и кассиром.
Если используется электронная таблица, например в Excel или Google Sheets, важно предусмотреть автоматическое вычисление итогов по дням и проверку соответствия остатков. При проверках налоговой инспекции или банка потребуется распечатка этих документов с подписями, либо заверение их квалифицированной электронной подписью.
Хранить кассовую книгу и ордера нужно не менее 5 лет. Нарушения порядка ведения кассовой дисциплины грозят штрафами: для ИП – до 4 000 рублей, для должностных лиц – до 50 000 рублей.
Упрощённый порядок возможен, если ИП работает без сотрудников и применяет патент или УСН без кассы, но в случае наличных расчетов вести учёт операций всё равно необходимо.
Как автоматизировать учет с помощью онлайн-сервисов и таблиц
Для ИП без 1С подходящей альтернативой могут быть Google Таблицы и специализированные онлайн-сервисы. Google Таблицы позволяют создавать шаблоны для учета доходов, расходов, остатков товаров, задолженностей и налогооблагаемой базы. Использование формул типа =СУММЕСЛИ, =ВПР, =ФИЛЬТР позволяет автоматически подводить итоги, исключая ручной пересчет.
Для регулярного учета операций рекомендуется вести отдельные листы: «Доходы», «Расходы», «Касса», «Счета». В каждой вкладке фиксируются дата, контрагент, сумма, назначение платежа. Итоговая сводка формируется на главной странице с помощью ссылок на другие листы.
Сервисы вроде «Моё дело», «Контур.Эльба», «Кнопка» и «Бухгалтерия для ИП» предлагают автоматическую загрузку банковских выписок, распознавание чеков и формирование деклараций. Это упрощает подготовку к отчетности и снижает вероятность ошибок. Часть сервисов синхронизируется с онлайн-кассами и банками, что позволяет исключить ручной ввод данных.
Для контроля остатков и себестоимости подходит сервис «Zoho Inventory» или аналог с русскоязычным интерфейсом. Он позволяет отслеживать перемещение товаров, автоматически рассчитывать маржу, формировать накладные.
Выбор зависит от объема операций. Для оборота до 500 тысяч рублей в месяц достаточно Google Таблиц. При более сложной структуре – продажа по всей России, работа с НДС, импорт – без облачного сервиса не обойтись.
Минимальная настройка автоматизации: Google Таблицы с подключением скриптов Google Apps Script для уведомлений и расчётов. Более продвинутый уровень – связка «Таблицы + Make (Integromat)» для интеграции с банком, CRM и почтой.
Как избежать ошибок при ведении учета и контролировать финансовую отчетность вручную
Записывайте все операции сразу после совершения. Задержки в фиксации трат и поступлений приводят к пропущенным данным и несоответствиям при сверке.
Используйте отдельные тетради или файлы для разных категорий: доходы, расходы, налоги, расчёты с контрагентами. Это упрощает поиск информации и снижает риск путаницы.
Ведите учёт в одном формате. Придерживайтесь одинакового способа записи: дата, контрагент, сумма, назначение платежа. Несистемные записи затрудняют анализ.
Проверяйте данные еженедельно. Выявленные несостыковки легче исправить в течение короткого периода, чем при подведении итогов за квартал или год.
Сравнивайте записи с банковскими выписками. Несовпадения сигнализируют об ошибках в суммах или забытых операциях.
Храните подтверждающие документы: чеки, договоры, акты. При проверках или спорах они помогут подтвердить точность данных.
Фиксируйте все наличные расчёты отдельно. Это часто источник недочётов, особенно при смешивании личных и деловых трат.
Не используйте одну и ту же запись для нескольких целей. Например, нельзя учитывать одну сумму как расход и как личное снятие одновременно.
Раз в месяц делайте итоговую сводку: сколько поступило, сколько потрачено, остаток. Это помогает отслеживать отклонения и скорректировать поведение.
Избегайте округлений. При накоплении мелких неточностей итоговая сумма может существенно отличаться от реальной.
Загрузка...
