Как распечатать лист согласования в 1с документооборот

Процесс согласования документов в 1С обычно предполагает несколько этапов, включая утверждение, подписание и архивирование. Однако одной из частых задач является необходимость распечатывания листа согласования для дальнейшего использования в бумажном виде. В этой статье рассмотрим, как правильно выполнить печать листа согласования в 1С документооборот, что поможет вам сэкономить время и избежать ошибок.

Чтобы распечатать лист согласования, необходимо убедиться, что документ был правильно согласован всеми ответственными лицами. Для этого откройте нужный документ в 1С и перейдите в раздел «Согласование». Если все этапы согласования завершены, на экране появится кнопка для печати. Важно помнить, что для успешной печати должно быть настроено корректное подключение принтера и правильный шаблон печати документа.

Печать листа согласования: Для печати откройте сам документ в 1С, затем выберите команду «Печать» в меню или используйте горячие клавиши, если они настроены. При этом важно, чтобы шаблон листа согласования был заранее настроен в системе, чтобы избежать проблем с форматированием и отображением информации на распечатанном документе.

Совет: Если в процессе печати возникает ошибка или неправильное отображение данных, проверьте настройки печати в 1С и убедитесь, что все поля документа корректно заполняются в момент его согласования. В некоторых случаях потребуется перегенерировать шаблон отчета или обновить настройки принтера.

Настройка параметров печати листа согласования

Для корректной печати листа согласования в 1С документооборот необходимо настроить параметры печати, чтобы документ соответствовал внутренним стандартам компании и требованиям законодательства.

Процесс настройки включает несколько шагов, которые требуют внимательности к деталям.

• Выбор шаблона печати – для начала необходимо выбрать шаблон, который будет использоваться для печати листа согласования. Это можно сделать через раздел «Шаблоны документов» в настройках 1С. Убедитесь, что шаблон соответствует стандартам компании и охватывает все необходимые данные.
• Настройка параметров страницы – определите формат бумаги, ориентацию и поля. В большинстве случаев используется формат A4 с ориентацией «Портрет». Установите минимальные поля для экономии бумаги, но оставьте достаточно пространства для данных и подписей.
• Добавление элементов в шаблон – для печати важно, чтобы все необходимые данные, такие как реквизиты организации, номер документа и дата, отображались правильно. Эти элементы можно настроить через «Параметры отчета» в 1С, указав нужные поля для автоматического заполнения.
• Настройка подписей – в листе согласования должны быть предусмотрены поля для подписей. Настройте их размещение в документе так, чтобы они не перекрывали другие важные данные. В 1С можно настроить поле для отображения подписи сотрудника с возможностью их цифрового подтверждения.
• Проверка на дублирование данных – перед окончательной настройкой убедитесь, что в шаблоне не дублируются важные данные. Используйте предварительный просмотр документа для проверки размещения текста и элементов.
• Настройка автоматических переходов и вставок – если документ содержит длинные блоки текста, настройте автоматические переходы, чтобы текст не выходил за пределы страницы. В 1С можно настроить автоматические поля, которые будут корректно заполняться в процессе согласования.

После настройки всех параметров печати лист согласования можно проверить с помощью тестовой печати. Это поможет убедиться, что документ соответствует требованиям и выглядит должным образом.

Выбор документа для печати в 1С

Для начала откройте раздел «Документы» в интерфейсе 1С Документооборот. Используйте поиск или фильтрацию по типу документа, дате регистрации или автору. Это ускорит доступ к нужному экземпляру, особенно при большом объёме записей.

После нахождения нужного документа убедитесь, что он находится в статусе, допускающем печать листа согласования. Если статус неактивен (например, «На доработке» или «Черновик»), печать будет недоступна. Переведите документ в статус «На согласовании» или «Согласован», если требуется.

Обратите внимание на вид документа. Возможность печати листа согласования поддерживается не для всех типов. Чаще всего она доступна для договоров, заявок, служебных записок и приказов. Если пункт «Лист согласования» отсутствует в меню печати, проверьте настройки маршрута согласования в карточке документа.

Перед печатью откройте карточку документа и убедитесь, что этапы согласования завершены. Неподтверждённые шаги могут привести к некорректному отображению информации в листе. При необходимости вручную завершите шаги, если автоматический процесс завис.

Для печати используйте пункт «Печать» – «Лист согласования» в верхнем меню карточки. Если нужного пункта нет, проверьте настройки прав доступа или наличие шаблона печати в конфигурации.

Как выбрать шаблон для листа согласования

Для выбора шаблона листа согласования в 1С:Документооборот необходимо открыть карточку вида документа, для которого требуется печатная форма. Перейдите в раздел «Настройка видов документов», найдите нужный вид и откройте его. Во вкладке «Печатные формы» отобразятся все доступные шаблоны, включая те, которые связаны с листом согласования.

При выборе обратите внимание на источник шаблона. Системные шаблоны доступны по умолчанию, но для сложных сценариев предпочтительнее использовать пользовательские, созданные в Конфигураторе или через форму «Шаблоны печатных форм» в разделе «Настройки». Для этого откройте меню «Настройки» → «Шаблоны печатных форм», создайте новый шаблон или скопируйте существующий и адаптируйте его под требования.

Печать листа согласования с дополнительными данными

Для включения дополнительных данных в лист согласования в 1С:Документооборот откройте карточку документа, перейдите на вкладку Согласование и нажмите Печать листа согласования.

В открывшемся диалоге выберите вариант С дополнительной информацией, если он доступен. В зависимости от конфигурации, могут быть доступны следующие опции: отображение ролей согласующих, комментариев, дат и времени согласования, маршрута и решений по этапам.

Если шаблон недоступен для редактирования, обратитесь к администратору с просьбой предоставить права на изменение макета или создать альтернативный вариант шаблона с нужными полями.

После настройки выберите нужный шаблон в поле Макет и нажмите Печать или Предварительный просмотр. При необходимости сохраните результат в PDF для отправки вне системы.

Исправление ошибок при печати документа

• Откройте форму документа и убедитесь, что в его карточке заполнены все обязательные поля. Отсутствие ответственного, типа документа или даты может нарушить построение шаблона печати.
• Перейдите в раздел «Файлы» и проверьте наличие файла с видом «Печатная форма». Отсутствие связанного шаблона – частая причина пустых или искажённых печатных форм.
• Если используется надстройка Microsoft Word, проверьте корректность установки компонента 1С:Документооборот. Несовместимость версии Word или отсутствие макроса может блокировать генерацию выходного файла.
• В случае ошибки доступа проверьте права пользователя на объект документа и на шаблон печатной формы. Ограничения по ролям могут мешать формированию выходного файла.

После внесения изменений перезапустите клиент 1С и повторите печать через кнопку «Печать» – «Лист согласования». Если ошибка сохраняется, активируйте логирование сбоев через «Настройки» – «Техническая поддержка» и передайте журнал специалисту по сопровождению.

Использование фильтров для поиска нужного листа согласования

Откройте раздел «Документы» и перейдите во вкладку «Листы согласования». В правой части интерфейса найдите панель фильтрации.

Для точного поиска укажите в фильтре тип документа, например, «Договор» или «Счет». Уточните период создания, задав конкретные даты в полях «С» и «По».

Если известен инициатор согласования, выберите его в поле «Автор». Чтобы отфильтровать только завершённые листы, используйте параметр «Состояние» и установите значение «Завершён».

При работе с большим объёмом записей используйте поиск по номеру или теме документа. Поле «Контрагент» поможет сузить результаты по внешнему участнику согласования.

Фильтры комбинируются – это позволяет точно локализовать нужный лист даже при наличии десятков похожих записей.

После настройки фильтров нажмите «Применить». Чтобы снять ограничения и отобразить весь список, используйте кнопку «Сбросить фильтр».

Как сохранить распечатанный лист согласования в файл

Откройте документ, для которого требуется сформировать лист согласования. Перейдите на вкладку «Файлы» и выберите действие «Печать» – «Лист согласования». Дождитесь формирования печатной формы.

В появившемся окне предварительного просмотра нажмите кнопку «Сохранить». Выберите формат: PDF, DOCX или ODT. Для сохранения в файл PDF используйте пункт «Сохранить как PDF» – он доступен в стандартной панели инструментов.

Укажите путь сохранения, при необходимости переименуйте файл, и подтвердите выбор. Если печатная форма открылась во внешнем приложении (например, в Word), используйте функции этого приложения для сохранения документа в нужном формате.

Для автоматизации процесса можно создать шаблон печати с предустановленным экспортом в файл. Это настраивается в разделе «Настройки печатных форм» с привязкой к конкретному виду документа.

Вопрос-ответ: