В 1С оформление образцов продукции требует точной настройки справочников и регламентов, поскольку такие позиции не участвуют в обычных схемах реализации и требуют особого учета. Прежде всего, нужно определить, как именно образцы будут отражаться в системе: как отдельный вид номенклатуры, как характеристика или как особый признак в карточке товара. Оптимальный подход – использование дополнительного реквизита в справочнике «Номенклатура» с признаком «Образец».
Чтобы исключить случайную реализацию образца по стандартной цене, рекомендуется установить отдельный тип цен, например «Цена для образцов», с нулевым значением или себестоимостью. В документах отгрузки следует добавлять контроль на уровне правил проведения, исключающий использование образцов без соответствующего назначения.
Для корректного складского учета образцов необходимо создать отдельный склад или использовать обособленное хранение. Это позволит отделить остатки, предназначенные для демонстрации, от реализуемой продукции. Также важно настроить аналитику движения: в документах перемещения и списания указывать причину использования – «Передача на демонстрацию», «Возврат образца» и т.д.
Если компания использует CRM-модуль, стоит предусмотреть связку между карточкой сделки и выданными образцами. Это даст возможность отслеживать, кто получил образец, когда и на каких условиях. Такие данные позволяют не только контролировать остатки, но и анализировать конверсию от выдачи образцов до сделки.
Как завести образец продукции в справочнике «Номенклатура»
Для корректного оформления образца продукции в 1С необходимо создать отдельный элемент в справочнике «Номенклатура» с указанием всех отличительных характеристик. Это позволяет избежать путаницы при заказах, перемещении и инвентаризации.
- Откройте раздел «Справочники» → «Номенклатура».
- Нажмите «Создать».
- В поле «Наименование» укажите точное наименование продукции с пометкой «Образец». Например: «Плёнка ПВД 50 мкм (Образец)».
- Выберите группу, соответствующую основной продукции. Это упростит поиск и аналитику.
- Установите вид номенклатуры: «Товар» или «Продукция» – в зависимости от конфигурации и учётной политики.
- В поле «Артикул» укажите уникальный код, отличный от основной позиции.
- Если включён учёт по характеристикам, создайте отдельную характеристику с указанием признака образца.
- Укажите единицу измерения, совпадающую с основной продукцией (если образец имеет ту же форму поставки).
- В поле «Комментарий» добавьте пояснение: «Не предназначен для продажи» или «Используется как демонстрационный образец».
- Отключите флаг «Разрешить продажу», если образец не должен участвовать в реализации.
- Сохраните карточку номенклатуры.
При необходимости создайте отдельный склад или зону хранения для образцов, чтобы исключить их попадание в товарные остатки. Для учёта в документах используйте отдельные типы операций, например, «Выдача образцов» или «Передача на выставку».
Выбор вида номенклатуры для учёта образцов
Для корректного учёта образцов в 1С необходимо задать отдельный вид номенклатуры. Это позволяет разделить их от товарных позиций и настроить индивидуальные параметры учёта.
- Создайте вид номенклатуры с названием «Образцы» или аналогичным, чтобы исключить путаницу в отчетах и при отборе.
- В свойствах установите тип: «Товар», если предполагается движение по складу, или «Услуга» – для списания без остатков.
- Отключите флаг «Реализуется», если образцы не продаются, чтобы избежать их попадания в документы продажи.
- При необходимости укажите отдельный счет учета – например, 10.08 для оформления передачи в производство или 26 при списании на расходы.
- Включите использование серий, если требуется отслеживать конкретные экземпляры, например, при возврате или анализе реакции клиентов.
- Настройте отдельную категорию учёта в разрезе аналитик, если образцы формируют значимый объём затрат.
Использование отдельного вида номенклатуры исключает ошибки в бухгалтерском и управленческом учёте, облегчает настройку бизнес-процессов и автоматизацию типовых операций с образцами.
Настройка складского учёта для образцов
В 1С для учёта образцов продукции целесообразно использовать отдельный склад или место хранения с типом «Склад без учета остатков», если контроль остатков не требуется. Если требуется точный учет движения, рекомендуется создать отдельный склад с полным учетом остатков и включенным флагом «Разрешить отрицательные остатки», чтобы избежать блокировок при выдаче без приходования.
Создайте отдельную номенклатурную группу «Образцы», чтобы отделить такие товары от основной продукции в отчетах. В карточке номенклатуры задайте признак «Не подлежит продаже» через пользовательский реквизит или используйте признак «Не используется в продажах», если такая настройка предусмотрена в конфигурации.
Для движения образцов используйте отдельные документы «Перемещение товаров» или «Передача материалов», назначая получателя и склад. При возврате – аналогичные документы в обратном направлении. Устанавливайте отдельные виды операций, например, «Выдача образцов», чтобы в отчетах отфильтровывать только нужные движения.
В плане счетов целесообразно использовать субконто по 10 счету, например, 10.09 «Образцы», или завести отдельный счет, если требуется изоляция в бухгалтерском учёте. Автоматизация проводится через настройки движения и распределения по счетам в типовой конфигурации или с использованием правил распределения затрат.
Для отслеживания срока нахождения образцов у получателей создаются отчеты по дате передачи и ответственному лицу. Также можно настроить бизнес-процессы или напоминания через задачи, чтобы контролировать возврат или списание по окончании срока использования.
Оформление передачи образца менеджеру или клиенту
Передача образца продукции фиксируется в 1С документом «Передача образцов», который можно создать через раздел «Склад» → «Передача товаров». В документе необходимо указать:
- Контрагента (если передача осуществляется клиенту) или внутреннего получателя (сотрудника компании);
- Склад отправки, с которого фактически списывается образец;
- Номенклатуру с точным указанием характеристик, если используются серии или свойства;
- Количество и единицу измерения;
- Цель передачи (в поле «Комментарий» рекомендуется указать «Образец для демонстрации», «На тестирование» и т.п.);
- Срок возврата, если образец подлежит возврату (фиксируется вручную в комментарии или отдельной печатной форме);
- Ответственного за возврат (если это внутренний сотрудник – выбирается из справочника сотрудников);
Чтобы учёт был корректным, образцы должны быть выделены в отдельную группу номенклатуры или иметь специальный признак (например, «Тип номенклатуры: Образец»). Это исключает попадание таких позиций в отчёты по реализации.
Если передача оформляется на клиента, в документе можно использовать договор с типом «Безвозмездная передача» или «Прочее». Это необходимо для правильного отражения в бухгалтерском и налоговом учёте. В случае с менеджером используется вид операции «Перемещение внутри организации».
Для контроля возврата рекомендуется использовать отчёт по движению образцов, который формируется по документам «Передача образцов» с отбором по дате и статусу возврата. Статус возврата можно вести вручную через дополнительные обработки или флажки в пользовательских полях.
Документ должен быть проведён сразу после фактической передачи, иначе остатки на складе будут некорректны. При необходимости можно добавить печатную форму акта передачи с подписями сторон.
Возврат образца на склад и документальное оформление
При возврате образца продукции на склад в 1С необходимо оформить перемещение с указанием склада-отправителя и склада-получателя. В качестве склада-отправителя выбирается место хранения образцов (например, «Отдел продаж»), склад-получатель – основной склад предприятия.
Создаётся документ «Перемещение товаров». В нём указывается номенклатура, точное количество и партия, если используется партийный учёт. Важно, чтобы номенклатура соответствовала той, что была выдана ранее. Если товар числится на забалансовом учёте, необходимо оформить внутреннюю передачу с изменением счёта учёта.
После проведения перемещения товар появляется в наличии на складе. Для полного документального оформления необходимо зарегистрировать возврат по внутреннему акту. Его форма разрабатывается с учётом внутренних регламентов компании и может содержать подписи ответственных лиц за возврат.
Если образец возвращается с повреждениями или неполной комплектацией, оформляется акт списания на разницу. В 1С для этого создаётся документ «Списание товаров» с указанием причины списания. В случае возврата от клиента – оформляется документ «Возврат от покупателя», даже если изначально товар не продавался, а передавался по акту передачи образца.
Для отслеживания движения образцов рекомендуется использовать отдельный признак в карточке номенклатуры или специальную характеристику. Это позволит быстро идентифицировать образцы среди обычного товара при инвентаризации и учёте остатков.
Списание образца в случае утери или повреждения
В случае утери или повреждения образца продукции необходимо выполнить его списание в 1С. Для этого следует соблюдать установленный порядок учета и регламентные процедуры, чтобы избежать ошибок и корректно отразить изменение в состоянии имущества компании.
Процесс списания начинается с создания акта списания. В 1С следует оформить документ «Акт списания ТМЦ». При этом в качестве основания для списания указывается утрата или повреждение, что важно для правильной классификации операции в учете.
Если образец поврежден, нужно дополнительно указать степень повреждения и причины, приведшие к этому. В случае утери – обязательно фиксируется факт утраты, а также проводятся дополнительные проверки, например, инвентаризация, чтобы исключить вероятность обнаружения образца в дальнейшем.
После оформления акта списания необходимо произвести корректировку остатков на складе. В 1С этот процесс автоматизирован, но важно проверить правильность расчетов, чтобы избежать излишнего или недостаточного списания.
Для подтверждения списания можно использовать акт, подписанный ответственным лицом, а также акты осмотра повреждений, если они имеются. Также следует убедиться, что все документы для налоговой отчетности оформлены корректно, чтобы избежать санкций при проверках.
Рекомендуется также задокументировать все действия по поиску утраченного или поврежденного образца, включая мероприятия по его восстановлению, если таковые имели место. Эти документы могут понадобиться в будущем для решения спорных ситуаций или для обоснования списания.
Списание образцов важно проводить в строгом соответствии с внутренними регламентами компании и законодательными требованиями, чтобы не возникло ошибок при учете и отчетности.
Формирование отчётов по движению и остатку образцов
Отчёты по движению и остатку образцов в 1С предоставляют детальную информацию о текущем состоянии продукции, её перемещениях и остатках на складах. Для их формирования используются стандартные функциональные возможности системы, что позволяет быстро получать актуальную информацию для анализа и принятия решений.
Для создания отчёта о движении образцов в 1С необходимо настроить соответствующие параметры. Важным моментом является правильная настройка фильтров по складам, датам и номенклатуре образцов. Можно включать дополнительные параметры, такие как подразделения или ответственные лица, чтобы отчёт был более точным и полезным для конкретных пользователей.
Отчёт по движению показывает как входящие, так и исходящие операции с образцами, включая поступления, отгрузки, возвраты и списания. Важным элементом является отображение остатков на определённый момент времени, что позволяет видеть не только прошлые операции, но и актуальные данные по наличию продукции.
При настройке отчёта по остатку образцов важно учитывать, что система 1С может отображать остатки как по складу, так и по каждому конкретному образцу. Это позволяет учитывать изменения остатков при движении товаров и точно отслеживать доступные ресурсы. В отчёте отображаются данные о текущих остатках, а также планируемых поступлениях и отгрузках, если такие операции уже зарегистрированы в системе.
Для получения наиболее точной информации следует регулярно обновлять базу данных и проверять корректность учёта движения образцов. Ошибки в учёте или неполные данные могут привести к искажению информации в отчётах и затруднить принятие верных решений.
Отчёты по движению и остатку образцов можно экспортировать в различные форматы, что облегчает дальнейшую обработку данных и интеграцию с другими системами. Например, экспорт в Excel позволяет дополнительно проанализировать информацию с помощью встроенных инструментов фильтрации и построения графиков.
При работе с отчётами важно учитывать, что система 1С предоставляет различные уровни доступа для пользователей, что позволяет ограничивать возможность редактирования отчётов и просмотра данных в зависимости от ролей. Это особенно важно для обеспечения безопасности информации о движении и остатках образцов.
Вопрос-ответ:
Как создать образец продукции в 1С для нового товара?
Для того чтобы создать образец продукции в 1С, необходимо открыть соответствующий модуль учета товаров, затем перейти в раздел «Образцы продукции». В разделе нужно заполнить обязательные поля, такие как наименование товара, код, описание, характеристики и другие параметры, важные для учета. После этого образец продукции можно сохранить, и он станет доступным для дальнейшего использования в процессе работы с товаром.
Можно ли настроить шаблон оформления образца продукции для нескольких товаров?
Да, в 1С можно настроить шаблон оформления для образцов продукции, который будет использоваться для разных товаров. Для этого нужно создать шаблон с заранее заданными параметрами, такими как характеристики, цена, единицы измерения и другие параметры. После этого при добавлении нового товара можно применить шаблон, что упростит процесс создания образца для нового товара.
Какие поля обязательно нужно заполнять при оформлении образца продукции в 1С?
При оформлении образца продукции в 1С важно заполнить следующие обязательные поля: наименование товара, единицы измерения, код товара, цена, характеристики (например, размер, цвет или материал), а также описание. Эти данные необходимы для корректного учета и использования образцов в дальнейшем.
Что делать, если нужно внести изменения в уже оформленный образец продукции в 1С?
Если необходимо внести изменения в уже оформленный образец продукции, для этого следует открыть карточку образца в 1С, изменить нужные параметры, такие как цена, характеристики или описание, и сохранить изменения. Важно помнить, что если образец продукции был уже использован в других документах, такие изменения могут повлиять на эти документы, поэтому стоит внимательно проверять все данные после редактирования.
Как в 1С можно отслеживать наличие образцов продукции на складе?
В 1С для отслеживания наличия образцов продукции на складе используется модуль учета товаров. В нем можно настроить отдельный учет для образцов, которые поступают на склад. Для этого нужно задать нужную категорию товара, которая будет использоваться для учета образцов. После этого система будет показывать актуальное количество образцов на складе, и можно будет легко отслеживать их наличие или дефицит в любой момент времени.
Загрузка...
