Составление квартального отчета в 1С начинается с выбора правильного раздела. В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия» отчетность формируется через раздел «Отчеты», откуда можно перейти к регламентированной отчетности или использовать встроенные аналитические отчеты для анализа данных перед сдачей.
Перед созданием отчета важно проверить актуальность учетной политики, закрытие месяца и наличие всех первичных документов. В меню «Операции» → «Закрытие месяца» необходимо убедиться, что все процедуры выполнены без ошибок. Особое внимание – правильному отражению доходов и расходов, начислению налогов и расчету амортизации.
Для формирования квартального отчета в формате, пригодном для сдачи в ФНС, используется пункт «Регламентированные отчеты». Здесь выбирается нужный период (например, I квартал 2025 года), и открывается форма отчета – декларация по НДС, расчет по страховым взносам, бухгалтерская отчетность и другие, в зависимости от системы налогообложения и деятельности компании.
Перед отправкой отчета в электронном виде через сервис 1С-Отчетность или оператора ЭДО, необходимо выполнить проверку контрольных соотношений. Встроенный механизм позволяет выявить расхождения в данных и предлагает расшифровки. Исправление ошибок следует производить через первичные документы, а не в самом отчете.
Завершающий этап – подписание отчета электронной подписью. При использовании 1С с настроенной интеграцией с ЭДО, подписание и отправка происходят в том же интерфейсе. Для архивирования рекомендуется выгрузить файл отчета в формате XML и сохранить его локально с пометкой о дате отправки и приеме контролирующим органом.
Выбор нужной конфигурации 1С для формирования квартального отчета
Формирование квартального отчета в 1С напрямую зависит от используемой конфигурации. Ошибка при выборе приводит к неполным или некорректным данным. Основной критерий – тип учета, который ведет организация: бухгалтерский, налоговый, управленческий или смешанный.
Если предприятие ведет только бухгалтерский и налоговый учет, актуальна конфигурация «1С:Бухгалтерия предприятия» (редакция 3.0). Она включает регламентированные формы отчетности: декларации по НДС, налогу на прибыль, 6-НДФЛ, РСВ и бухгалтерский баланс. Все формы соответствуют актуальным требованиям ФНС, обновляются автоматически через сервис 1С-Отчетность.
Организациям с производственным учетом и управлением затратами подойдет «1С:Управление нашей фирмой» или «1С:Управление производственным предприятием». Они позволяют не только формировать регламентированные отчеты, но и включать управленческие показатели: оборачиваемость запасов, рентабельность по подразделениям, анализ расходов по статьям. Однако для сдачи отчетности в налоговые органы потребуется синхронизация с конфигурацией «1С:Бухгалтерия» или выгрузка данных через универсальные механизмы обмена.
Для холдингов или организаций с обособленными подразделениями целесообразно использовать «1С:ERP». В ней можно формировать консолидированные квартальные отчеты по группе компаний, включая данные из дочерних организаций. Настраиваются правила трансляции и регламент консолидации, поддерживаются разные планы счетов и валюты.
Индивидуальные предприниматели используют «1С:Бухгалтерия для ИП» или облачное решение «1С:Кабинет ИП». Отчетность формируется автоматически с учетом режима налогообложения: ОСНО, УСН, патент. Для УСН предусмотрен расчет авансовых платежей поквартально с возможностью автоматической отправки декларации через интернет.
Перед выбором конфигурации необходимо уточнить:
- Формы отчетности, которые должны подаваться поквартально
- Наличие специфики учета (например, производство, розница, ВЭД)
- Требуется ли управленческая отчетность в составе квартальной
- Будет ли использоваться электронная отчетность через оператора ЭДО
Только после этого можно подобрать конфигурацию, способную обеспечить корректное формирование квартального отчета без доработок и внешних обработок.
Настройка отчетного периода и учетной политики в 1С
Для корректного формирования квартального отчета в 1С необходимо предварительно задать отчетный период и проверить параметры учетной политики. Откройте раздел «Главное» → «Настройки» → «Организации». Выберите нужную организацию и перейдите в карточку для редактирования.
В блоке «Учетная политика» нажмите «Установить учетную политику» и укажите дату начала действия, соответствующую первому дню отчетного квартала. Проверьте способ учета НДС (по отгрузке или по оплате), метод оценки товарно-материальных запасов (по средней, FIFO и т.д.), а также способ признания доходов и расходов. Эти параметры напрямую влияют на расчеты в отчетах.
Для настройки отчетного периода откройте «Отчеты» → «Регламентированные отчеты». В форме выбора отчетов нажмите кнопку «Период» и установите границы – с первого по последний день нужного квартала (например, с 01.01.2025 по 31.03.2025). Убедитесь, что установлен правильный год и квартал, особенно при работе в начале нового отчетного года.
После установки учетной политики и периода рекомендуется выполнить закрытие месяца для каждого месяца квартала через «Операции» → «Закрытие месяца». Это обеспечит корректное формирование себестоимости, расчет налогов и отражение финансового результата.
Изменение учетной политики в середине квартала допустимо только в исключительных случаях. При этом требуется внести корректировки вручную и пересчитать регламентированные отчеты.
Проверка полноты и корректности введенных данных за квартал
Откройте «Операции» → «Журнал операций» и установите отбор по дате за проверяемый квартал. Убедитесь, что отсутствуют незавершённые или помеченные на удаление документы. Для выявления таких записей включите фильтр по колонке «Проведен» и сортировку по статусу.
Перейдите в «Отчеты» → «Анализ учета» → «Оборотно-сальдовая ведомость». Установите период квартала и проверьте, чтобы остатки по временным счетам (например, 91, 99) соответствовали расчетным значениям. Отклонения сигнализируют о незавершенных операциях или ошибках в проводках.
Используйте «Помощник по учету» или «Проверку ведения учета» в разделе «Главное» для автоматического поиска несоответствий, таких как незаполненные реквизиты, ошибки в расчетах налогов и взносов. При наличии предупреждений откройте связанные документы и устраните ошибки.
В разделе «Учет» → «Универсальный отчет» сформируйте выборку по справочнику «Контрагенты» и проверьте наличие ИНН, КПП и корректных договоров. Отсутствие этих данных приведёт к ошибкам при формировании регламентированной отчетности.
Проверьте корректность учета по НДС: откройте «Отчеты по НДС» → «Книга покупок» и «Книга продаж». Убедитесь, что все счета-фактуры зарегистрированы, а налоговые базы соответствуют первичным документам.
Для контроля заработной платы и взносов сформируйте отчет «Анализ начислений и удержаний» за квартал. Проверьте, чтобы не было начислений без привязки к сотруднику или отсутствующих периодов.
Наконец, сравните данные бухгалтерского и налогового учета: в разделе «Отчеты» → «Сверка бухгалтерского и налогового учета» выявите расхождения по основным счетам и корректируйте их до сдачи отчетности.
Использование стандартных отчетов 1С для подготовки квартального отчета
Для формирования квартального отчета в 1С целесообразно использовать встроенные регламентированные и управленческие отчеты. В разделе «Отчеты» выбираются конкретные формы, соответствующие задачам отчетности: «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счета», «Обороты между счетами».
Оборотно-сальдовая ведомость по счету (раздел «Бухгалтерский учет» → «Оборотно-сальдовая ведомость») позволяет выявить движение средств за отчетный период. Установите фильтр по датам, выбрав первый и последний день квартала, а также включите детализацию по субсчетам и аналитикам – это обеспечит точность сверки данных.
Для анализа налогов целесообразно использовать отчет «Анализ счета» для счетов 68 и 69. Это позволит определить начисленные и уплаченные суммы налогов и страховых взносов. При необходимости включите расшифровку по документам – это выявит возможные ошибки в расчетах.
Отчет «Обороты между счетами» (доступен через «Стандартные отчеты») применяется для анализа взаимосвязей между счетами, например, при проверке корректности проводок по счетам 60 и 62. Указание корреспондирующих счетов ускоряет выявление ошибок при разноске документов.
Для подготовки отчетности по НДС используйте «Книгу покупок» и «Книгу продаж» (раздел «Отчеты по НДС»). Задайте фильтрацию по квартальным датам, проверьте наличие всех номеров счетов-фактур и соответствие регистрациям в журнале учета.
После формирования отчетов экспортируйте их в Excel или PDF для хранения и предоставления в контролирующие органы. Перед этим убедитесь в актуальности всех документов за период – обновите регламентные операции и пересчитайте закрытие месяца, если это не было сделано ранее.
Корректировка данных с помощью регламентных операций
Перед формированием квартального отчета необходимо выполнить регламентные операции для актуализации данных. Это обеспечит точность расчетов и корректность показателей в отчетности.
- Откройте раздел «Операции» → «Регламентные операции».
- Выберите команду «Выполнить регламентные операции» за нужный квартал.
Обратите внимание на следующие операции:
- Закрытие месяца. Обязательно для всех месяцев квартала. Формирует себестоимость, начисляет амортизацию, распределяет расходы. После выполнения проверьте журнал операций на наличие ошибок.
- Распределение косвенных расходов. Актуально для организаций с несколькими видами деятельности. Убедитесь, что настроены правила распределения в регистре «Методы распределения затрат».
- Корректировка стоимости номенклатуры (Переоценка). Необходима при использовании метода ФИФО или средней стоимости. Запускается отдельно из раздела «Склад» → «Регламентные документы».
- Расчет налога на прибыль. Включает авансовые платежи. Проверяется в регистре «Расчеты по налогу на прибыль». После выполнения сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 68.04.
- Формирование резервов. Актуально при создании резервов по сомнительным долгам или отпускам. Контролируйте суммы в регистре «Резервы» и корректируйте вручную при необходимости.
После выполнения всех операций перепроверьте отчеты: «Оборотно-сальдовая ведомость», «Анализ счета», «Карточка счета». Это позволит выявить несоответствия до сдачи отчетности.
Формирование и экспорт квартального отчета в нужном формате
Откройте раздел «Отчеты» в 1С и выберите нужный отчет, например «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» или «Анализ счетов». Установите период с начала до конца квартала. Проверьте, чтобы в фильтре были заданы нужные параметры: организация, валюта, аналитики, счета учета. Если отчет содержит группировки, настройте их через кнопку «Еще» → «Настройка» для детализации данных.
Перед экспортом выполните проверку данных: убедитесь в корректности проводок и отсутствии незакрытых документов. Включите расшифровку по субконто, если отчет предполагает аналитический разрез. При необходимости используйте отбор по договорам, складам, подразделениям – в зависимости от целей отчетности.
Проверьте итоговый файл: совпадают ли суммы, не обрезан ли текст в ячейках, сохранены ли колонки и подписи. Назовите файл по шаблону: «Отчет_Организация_2025_Q1.xlsx» для упрощения поиска и архивирования. Сохраняйте копию в защищенном сетевом хранилище или в соответствии с политикой документооборота.
Проверка соответствия отчета требованиям налоговой инспекции
Перед отправкой квартального отчета через 1С необходимо убедиться в его соответствии формальным и содержательным требованиям ФНС. Несоблюдение может привести к отказу в приеме или штрафам.
- Проверьте актуальность форм: используйте релевантные версии отчетных форм, установленные ФНС на отчетный период. В 1С они обновляются автоматически при наличии поддержки, но при отключенной поддержке обновлений необходимо загрузить формы вручную.
- Контрольные соотношения: откройте отчет и нажмите «Проверка» – 1С выполнит сверку данных по установленным ФНС алгоритмам. Обратите внимание на сообщения с пометкой «Ошибка» – они критичны.
- Сверка с декларациями: данные в отчете должны совпадать с ранее сданными декларациями и расчётами, особенно в части НДС, прибыли и страховых взносов. Несоответствия вызывают камеральные проверки.
- Корректность кодов ОКТМО, КПП, ИНН: даже однократная ошибка в реквизитах контрагента или вашей организации приведёт к отклонению файла на уровне форматно-логического контроля (ФЛК).
- Проверка нумерации и дат: убедитесь, что отчет не дублирует уже сданные версии и имеет правильную отчетную дату, период, номер корректировки (0 – для первичного отчета).
- Откройте нужный отчет в 1С (раздел «Отчетность», вкладка «Регламентированная отчетность»).
- Нажмите «Проверка» – система проанализирует файл по правилам ФНС.
- Если система показывает ошибки – откройте соответствующие строки и исправьте первичные документы или проводки.
- После устранения несоответствий проведите повторную проверку и сформируйте файл для отправки.
- При использовании ЭДО – загрузите квитанцию о приеме из ЛК или через операторов связи, чтобы убедиться в принятии отчета.
Точная проверка внутри 1С позволяет избежать формальных отказов и ускоряет прохождение камерального контроля.
Загрузка...
