Требование-накладная в 1С – это документ, фиксирующий выдачу материальных ценностей со склада в производство или для нужд организации. Правильное оформление требует точного соответствия номенклатуре, количеству и единицам измерения, указанным в учетных регистрах.
В системе 1С важна последовательность действий: сначала выбирается склад и организация, затем заполняются строки с товарами. Рекомендуется использовать справочники для автоматического подбора номенклатуры, чтобы исключить ошибки ручного ввода.
Особое внимание уделите корректному указанию счетов учета и соответствию данных с первичными документами. Автоматизация контроля остатков в 1С позволяет своевременно выявлять несоответствия и предотвращать излишки или дефицит.
Выбор правильного вида документа в 1С для требования накладной
Для оформления требования накладной в 1С важно выбрать документ, соответствующий конкретной бизнес-ситуации. Чаще всего для этого используется документ «Требование-накладная» в подсистеме «Склад» или «Закупки». Он позволяет одновременно зафиксировать запрос на получение товаров и оформить движение по складу.
Если требуется оформить внутреннее перемещение между подразделениями, применяется документ «Внутреннее перемещение товаров». Он не подходит для внешних требований и не отражает поставку от контрагента.
При оформлении требования накладной для учета возврата или списания товаров лучше использовать «Требование-накладная на списание» или «Возврат товаров поставщику», в зависимости от операции. Это гарантирует корректное отражение в бухгалтерском и управленческом учете.
Выбор вида документа зависит от настройки конфигурации 1С и требований учетной политики. В стандартных конфигурациях, таких как «Управление торговлей» или «Бухгалтерия предприятия», рекомендуется использовать специализированные документы с правильными проводками, чтобы избежать ошибок при формировании отчетности.
Важно удостовериться, что выбранный вид документа поддерживает функционал контроля остатков и резервирования товаров. Это минимизирует ошибки при списании и перемещении по складу.
Использование неподходящего типа документа может привести к расхождениям в учете и затруднить последующую сверку с контрагентами. Поэтому при выборе стоит ориентироваться на цель операции и тип движения товаров, а также согласовывать это с настройками 1С и учетной политикой предприятия.
Заполнение реквизитов поставщика и покупателя в требовании накладной
В требовании накладной в 1С реквизиты поставщика и покупателя заполняются строго по данным из справочников, чтобы избежать ошибок в документации и расчетах. В поле поставщика необходимо выбрать контрагента, с которым заключён договор поставки. При этом автоматически подтягиваются юридический адрес, ИНН, КПП и банковские реквизиты, которые должны совпадать с теми, что указаны в договоре и фактических документах.
Для покупателя в требовании накладной выбирается контрагент, получающий товар. Важно проверить правильность заполнения полей: наименование, адрес доставки, ИНН и КПП. Особенно внимательно следует отнестись к адресу доставки – он влияет на логистику и налоговые расчёты. При необходимости адрес можно скорректировать вручную, но только если это подтверждается внутренними документами.
В 1С нельзя оставлять поля поставщика и покупателя пустыми – система не пропустит документ. Если контрагента нет в справочнике, создайте его с полным набором реквизитов до оформления требования накладной. Это исключит ошибки и ускорит обработку документации.
При массовом заполнении реквизитов рекомендуется использовать механизм загрузки данных из внешних источников (например, Excel), что минимизирует ручной ввод и снижает вероятность опечаток. Важно перед загрузкой проверить актуальность и полноту данных.
Корректное указание товаров и услуг в требовании накладной
При заполнении требования-накладной в 1С необходимо точно указывать наименование номенклатуры в соответствии с внутренним справочником. Использование произвольных или устаревших наименований недопустимо, так как это затрудняет учет и анализ операций.
Для товаров указывается точное количество с учетом единиц измерения, установленных в карточке номенклатуры. Если товар имеет упаковку, необходимо выбрать правильную единицу измерения – например, «упаковка», «штука» или «килограмм» – и убедиться в соответствии коэффициента пересчета.
Услуги в требовании-накладной фиксируются только при наличии согласованного акта оказания услуг или договора. Название услуги должно соответствовать формулировке из этих документов. Указывать обобщенные фразы вроде «прочие работы» нельзя, если в договоре предусмотрено конкретное наименование.
Обязательно заполняется поле «Счет учета» для корректного отражения движения запасов или списания затрат. При указании услуги необходимо выбрать счет затрат, соответствующий статье расходов, закрепленной в учетной политике организации.
В графе «Номенклатурная группа» рекомендуется указывать группу, к которой относится товар или услуга, – это обеспечивает правильную детализацию в аналитике. При использовании автоматического заполнения требуется проверка соответствия выбранной номенклатуры учетным требованиям подразделения.
Не допускается включение в одну накладную товаров и услуг с разными типами складского учета. Например, материалы со складским учетом по партиям и услуги без складского учета должны оформляться отдельными документами.
Проверка всех строк перед проведением обязательна: каждая позиция должна соответствовать внутренним регламентам учета, чтобы избежать ошибок при формировании проводок и отчетности.
Правила указания количества и цены в документе требования накладной
В 1С документ «Требование-накладная» используется для оформления отпуска материалов или товаров на внутренние нужды. Корректное указание количества и цены критично для точного учета.
- Количество указывается в единицах измерения, установленных в карточке номенклатуры. Несовпадение с учетной единицей приведет к ошибкам списания.
- Если используется упаковка или кратные значения (например, рулоны, ящики), необходимо задать коэффициенты пересчета в настройках номенклатуры и использовать их в документе.
- Цена должна соответствовать учетной стоимости, принятой в организации. Обычно она заполняется автоматически на основании партии или средней стоимости, но пользователь обязан проверить корректность расчета.
- Ручное редактирование цены допустимо только при наличии соответствующих прав и обоснования, например – списание по нормам, отличающимся от закупочной цены.
- В конфигурациях с учетом по партиям (например, «Управление торговлей», «ERP») необходимо следить за правильным выбором партии, так как от неё зависит цена.
- При нулевой или отрицательной цене система выдаст ошибку проведения, что потребует исправления данных до фиксации операции.
Для автоматического заполнения количества и цены рекомендуется использовать подбор из остатков или связанный документ основания (например, заказ на внутреннее потребление).
Все изменения в поле количества или цены фиксируются в истории документа, доступной при включенном режиме аудита. Это важно для внутреннего контроля и сверки с бухгалтерским учетом.
Использование проводок и счетов учета при оформлении требования накладной
При оформлении требования-накладной в 1С важно правильно задать корреспонденцию счетов, чтобы обеспечить корректное отражение движения материалов в бухгалтерском и налоговом учете. Основной счет списания материалов – 10.01 или 10.06 в зависимости от способа хранения и учетной политики предприятия. В дебет указывается счет затрат, например, 20.01 для основного производства, 25 – для общепроизводственных расходов, 26 – для общехозяйственных, 44.01 – для расходов на продажу.
Проводка Дт 20.01 Кт 10.01 означает передачу материалов в производство. Если материалы выдаются на нужды управления, используется Дт 26 Кт 10.06. Важно, чтобы в настройках требований-накладной были указаны точные аналитики: номенклатура, подразделение, счет затрат, статья затрат. Без этого система не сформирует корректные проводки и данные не попадут в регламентированные отчеты.
При использовании производственных счетов, система автоматически формирует движение по регистру «Затраты». При этом статьи затрат должны иметь правильный тип (например, «Прямые затраты» или «Косвенные»), иначе данные не будут отражаться в калькуляции себестоимости. Также следует проверять, чтобы не было задвоения списания: одна и та же партия материалов не должна участвовать в нескольких операциях одновременно.
Контроль правильности проводок осуществляется через «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» и «Анализ счета». Если обнаружены проводки без аналитики или с ошибочными счетами, необходимо внести исправления вручную или скорректировать настройки документа. Неправильные счета приведут к искажению себестоимости и налоговой базы.
Для автоматизации правильного выбора счетов рекомендуется настроить правила учета номенклатуры в справочнике «Номенклатура» – указать счета учета и соответствующие статьи затрат для каждого вида материала. Это минимизирует ошибки при оформлении требования-накладной и ускоряет процесс обработки документов.
Проверка и исправление ошибок перед проведением требования накладной
Перед проведением требования-накладной в 1С важно исключить критические ошибки, которые могут повлиять на бухгалтерский учет, аналитику и движение запасов. Ниже – конкретные шаги для выявления и устранения таких ошибок.
- Откройте документ и убедитесь, что указан правильный склад. Неверный склад приведёт к некорректному отражению остатков.
- Проверьте дату документа. Она должна соответствовать периоду, в котором фактически произошло движение ТМЦ. Несоответствие вызовет искажения в отчетах по складу и бухгалтерии.
- Убедитесь, что все позиции указаны с правильными номенклатурными кодами. Частая ошибка – дублирование или выбор устаревшей позиции.
- Проверьте единицы измерения. Если в номенклатуре указано «шт.», а в документе выбрано «упак.», то произойдёт ошибка пересчёта количества.
- Проанализируйте количество по каждой строке: оно не должно превышать остаток на складе. Для проверки используйте кнопку «Показать остатки» или отчет «Остатки товаров» в разделе «Склад».
- Убедитесь, что указан получатель ТМЦ – подразделение или сотрудник. Без этого документ не пройдет проведение или ляжет на некорректный аналитический счет.
- Проверьте заполнение всех обязательных реквизитов: склад, дата, получатель, статьи затрат (если требуется), счета учета. Незаполненные поля можно выявить через кнопку «Проверка заполнения» (если она доступна в конфигурации).
- Используйте кнопку «Провести и закрыть» только после успешной проверки. Если при проведении система выдает сообщение об ошибке, внимательно изучите текст и переходите по гиперссылке на источник проблемы – чаще всего это счет учета или номенклатура.
После исправления всех ошибок рекомендуется сформировать отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» или «Движение товаров по складу», чтобы убедиться в корректности отражения документа.
Особенности печати и выгрузки требования накладной из 1С
Для печати требования-накладной в 1С необходимо убедиться, что в документе «Требование-накладная» заполнены поля: склад, получатель, ответственное лицо и основание (заказ, заявка, документ-основание). Без этих данных форма не сформируется корректно.
Печатная форма доступна через кнопку «Печать» – по умолчанию используется шаблон «Требование-накладная (М-11)». При необходимости его можно адаптировать под нужды организации через конфигуратор или обработку «Управление печатными формами». Изменения касаются, например, отображения подписи, дополнительной информации или наименования организации в заголовке.
При выгрузке требования-накладной в формат Excel или PDF используйте соответствующие кнопки на панели печатной формы. В Excel выгрузка позволяет редактировать данные вручную, но требует проверки: часто смещается разметка, особенно при наличии длинных наименований или дополнительных колонок.
Для передачи требования-накладной в электронном виде предпочтительно использовать формат PDF с включёнными подписями. При использовании 1С:Документооборот или интеграции с ЭДО (например, Диадок) выгрузка осуществляется в формате XML, соответствующем стандарту ГОСТ Р ИСО 82045-1-2005, с последующей обвязкой ЭП.
Если печать происходит массово (по нескольким документам), используйте обработку «Пакетная печать документов». Для выгрузки нескольких требований в единый файл предварительно объедините их в один документ с помощью внешней обработки или доработки по ТЗ.
Типичные ошибки при оформлении требования накладной и способы их устранения
Ошибка: указание неверной даты документа (дата факта и дата регистрации не совпадают). Решение: сверять дату фактической отгрузки с датой в реквизите «Дата документа» перед проведением – внедрить правило в 1С: блокировка проведения при рассогласовании дат.
Ошибка: отсутствие подписи ответственного лицa или печати подразделения. Решение: настроить контроль заполнения реквизитов «Подпись ответственного» и «Печать» через регламентные проверки: формировать уведомление для пользователя при отсутствии обязательных подписей.
Ошибка: расхождение сумм по строкам и итоговой сумме документа. Решение: активировать автоматическую проверку контроля сумм: при вводе каждой позиции отображать итоговую цену с учётом налога, а при проведении – запретить операцию, если сумма итога не равна сумме по позициям.
Ошибка: некорректный выбор вида операции («Передача на комиссию» вместо «Реализация» и т. д.). Решение: ограничить доступ к видам операций через настройки прав группы пользователей и добавить всплывающие подсказки с описанием каждого вида.
Ошибка: дублирование документа при повторном проведении после отмены. Решение: в обработке «Отмена проведения» добавлять флаг «Документ возвращён в статус черновика», а на уровне бизнес-процесса блокировать повторное проведение без изменения номера или даты.
Ошибка: несоответствие номенклатуры: применение устаревших или несуществующих артикулов. Решение: настроить справочник «Номенклатура» с актуализацией раз в месяц и запретить вручную вводить новые коды при оформлении требования.
Ошибка: неправильный счёт бухгалтерского учёта (например, 41 вместо 10). Решение: привязать номенклатуру к счёту учёта в карточке товара и включить автоматическое заполнение «Счёт Дт/Кт» при добавлении позиции.
Ошибка: отсутствие согласования с логистикой или складом. Решение: внедрить механизм маршрутизации документов: требование накладной направляется сначала на согласование к пользователю из группы «Логистика», затем – «Склад», а только после этого – на проведение.
Загрузка...
