Отчет о прослеживаемости в 1С представляет собой обязательный регламентированный документ, отражающий движение товаров, подлежащих прослеживаемости, от момента поступления до реализации. Его корректное формирование требует точного учета регистрационных номеров партий и соблюдения формата, утвержденного ФНС России.
В 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) отчет формируется в разделе «Отчеты – Регламентированные отчеты» через форму «Отчет о прослеживаемости (форма КНД 1167018)». Перед этим необходимо обеспечить заполнение регистрационных номеров в документах поступления, реализации и перемещения товаров. Без этих данных отчет будет неполным или вызовет ошибку при отправке через оператора ЭДО.
Для автозаполнения информации 1С использует данные из регистров сведений «Прослеживаемые товары» и «Регистрационные номера партий». Рекомендуется перед формированием отчета выполнить проверку наличия и актуальности этих сведений с помощью обработки «Анализ прослеживаемости товаров». Это позволяет выявить проблемные позиции до подачи в контролирующий орган.
Ошибки при формировании отчета чаще всего связаны с отсутствием регистрационного номера или некорректным указанием единиц измерения. В 1С необходимо использовать ОКЕИ, строго соответствующие тем, что указаны в справочнике ФНС. Любое несоответствие приведет к отказу в приеме документа.
Как найти форму отчета о прослеживаемости в 1С:ПУ и 1С:БУ
В 1С:ПУ (1С:Управление предприятием) форма отчета о прослеживаемости доступна через раздел «Регламентированные отчеты». Для перехода:
1. Откройте основное меню.
2. Перейдите в раздел «Отчеты» – «Регламентированные отчеты».
3. В списке отчетных форм найдите «ОТЧЕТ О ПРОСЛЕЖИВАЕМОСТИ» или введите «прослеживаемость» в строке поиска.
4. Убедитесь, что выбрана нужная организация и отчетный период.
5. Нажмите «Создать» для формирования нового отчета или «Открыть», чтобы редактировать ранее сохраненный.
В 1С:БУ (1С:Бухгалтерия) форма находится аналогично:
1. В меню слева выберите «Отчеты» – «Регламентированные отчеты».
2. В открывшемся окне используйте фильтр или поиск по ключевому слову «прослеживаемость».
3. При необходимости задайте параметры отбора: период, организация, налоговый орган.
4. Если форма не отображается, убедитесь, что установлен актуальный релиз конфигурации и включен функционал учета прослеживаемости (раздел «Администрирование» – «Настройки учета»).
При первом использовании может потребоваться загрузка шаблона отчета из сервиса 1С-Отчетности. В этом случае система предложит выполнить загрузку автоматически.
Настройка параметров отчета: период, организация и вид операции
Перед формированием отчета о прослеживаемости в 1С необходимо задать ключевые параметры, влияющие на точность и полноту выгружаемых данных. Откройте форму отчета и перейдите к блоку параметров.
Период устанавливается вручную или с помощью предустановленных интервалов. Для выгрузки отчета в налоговую инспекцию используется квартальный период, строго соответствующий отчетному кварталу: 1 января – 31 марта, 1 апреля – 30 июня и т.д. Несовпадение дат приведет к отклонению файла при отправке.
Организация выбирается из списка юридических лиц, зарегистрированных в вашей базе. Важно указывать именно ту организацию, по которой требуется сформировать отчет, особенно если в системе ведется учет по нескольким юрлицам. Неправильный выбор приведет к искажению данных или отсутствию информации в выгрузке.
Вид операции фильтрует отчет по типу движения прослеживаемых товаров. Для формирования корректного файла для ФНС выбирайте «Передача (реализация)», «Получение» или «Остатки» в зависимости от цели: передача товаров, их поступление или инвентаризация остатков. Если в отчет попали неподходящие операции, проверьте настройки классификаторов и корректность заполнения документов учета.
После выбора всех параметров рекомендуется сохранить настройки в пользовательском варианте, чтобы не повторять ввод при последующих формированиях. Это особенно актуально при регулярной отчетности по одной и той же организации.
Заполнение сведений по товарам с номерами прослеживаемости
В отчете о прослеживаемости необходимо точно указать данные по товарам, подлежащим контролю через идентификаторы прослеживаемости (ИНП). Работа выполняется в разделе «Отчеты по прослеживаемости» – документ «Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости».
- В поле «Код товара» указывается код из справочника «Номенклатура». Убедитесь, что для выбранной позиции установлен статус «Подлежит прослеживаемости».
- Поле «ИНП» заполняется строго по входящим документам: УПД, СФ или таможенным декларациям. Формат – 20-значный цифровой код.
- Если товар поступал по нескольким ИНП, для каждого создается отдельная строка.
- Указывается точное количество, перемещенное или реализованное по соответствующему ИНП. Недопустимы округления или суммирование по разным кодам.
- В графе «Операция» выбирается тип: «Реализация», «Перемещение», «Ввод в оборот» и др. Важно соблюдать соответствие типу документа-основания.
- Поля «Дата операции» и «Номер документа» заполняются по первичному документу, на основании которого проводится отчетность.
Для проверки используйте обработку «Проверка данных отчета». Она выявляет расхождения в ИНП, некорректные количества и ошибки в кодах ТН ВЭД. Автоматическая проверка обязательна перед выгрузкой XML-файла для отправки в ФНС.
При отсутствии ИНП в поступивших документах необходимо запросить корректные данные у поставщика. Передача сведений без ИНП по товарам, подлежащим прослеживаемости, приводит к отклонению отчета.
Проверка корректности ИНП, кодов ТН ВЭД и количественных данных
Для проверки ИНП необходимо убедиться, что идентификатор прослеживаемости соответствует формату, установленному ФНС: 29 символов, включая префикс, номер документа ввоза или выпуска, дату, номер таможенного поста и контрольную сумму. Ошибки в структуре ИНП приводят к отклонению отчета при выгрузке в ФНС. В 1С следует использовать встроенные обработки для валидации, либо настроить контроль на уровне обработки отчета об операциях с прослеживаемыми товарами.
Коды ТН ВЭД проверяются на соответствие справочнику, действующему на дату документа. Несоответствие между кодом в документе поступления и кодом в реализации недопустимо. В 1С можно использовать автоматическую проверку через механизм сопоставления номенклатуры с кодами ТН ВЭД. Убедитесь, что в карточке товара указан актуальный код, и он не был изменён задним числом без отражения в предыдущих отчетах.
Количественные данные должны соответствовать единицам измерения, указанным при постановке товара на прослеживаемость. Несовпадение единиц измерения между документами поступления и реализации приводит к ошибке «несоответствие остатков». Для предотвращения рассинхронизации, проверьте, что в карточке номенклатуры установлены корректные единицы измерения ОКЕИ, а также активирован контроль остатков по прослеживаемости. Используйте отчет «Прослеживаемость товаров» в 1С для анализа остатков и выявления расхождений до подачи формы.
Как автоматически заполнить отчет на основе поступлений и реализаций
В 1С:Бухгалтерия для автоматического формирования отчета о прослеживаемости необходимо, чтобы данные по прослеживаемым товарам были корректно отражены в документах «Поступление (акт, накладная)» и «Реализация (акт, накладная)».
Перед началом убедитесь, что у всех номенклатур с кодом ТН ВЭД указаны номера регистрационных записей (РНПТ). Эти данные подтягиваются из входящих УПД с прослеживаемыми товарами. При необходимости откройте поступление и проверьте вкладку «Дополнительно» – поле «РНПТ» должно быть заполнено.
Перейдите в раздел «Отчеты» – «Отчет о прослеживаемости». В открывшейся форме выберите нужный квартал и организацию. Нажмите «Заполнить». Программа проанализирует все документы поступлений и реализаций с товарами, включенными в механизм прослеживаемости.
Реализации должны содержать корректные данные: номенклатура должна совпадать с поступившей, РНПТ должен передаваться в документах отгрузки. При отгрузке из разных партий с разными РНПТ система формирует строки по каждому уникальному РНПТ.
Если отчет не заполняется автоматически, проверьте настройки учета прослеживаемости в справочнике «Номенклатура». Убедитесь, что у каждой позиции установлен признак «Товар подлежит прослеживаемости» и заполнено поле «Код вида прослеживаемого товара».
После заполнения отчета нажмите «Проверить». Ошибки, связанные с несоответствием РНПТ, отсутствием кодов или дублированием строк, программа покажет в нижней части формы. Устраните их в соответствующих документах и выполните повторное заполнение.
Готовый отчет выгружается в XML-файл по кнопке «Выгрузить». Этот файл передается через личный кабинет ФНС или по ТКС.
Типичные ошибки при формировании отчета и способы их устранения
Одна из частых ошибок – некорректное заполнение реквизитов документа, особенно полей «Номер партии» и «Дата производства». Это приводит к срыву связности цепочки прослеживаемости. Рекомендуется использовать автоматическую подстановку данных из производственных заказов и сверять значения с сопроводительными документами.
Еще одна ошибка – дублирование записей в отчете, возникающее из-за неверных настроек фильтров или повторного запуска обработки без очистки временных данных. Чтобы устранить проблему, перед формированием отчета следует проверять и сбрасывать промежуточные результаты, а также корректно задавать параметры отбора.
Неправильное указание кодов продукции и партий снижает точность отчета. Для минимизации ошибок нужно использовать справочники и контролировать уникальность кодов через встроенные проверки 1С. Важно исключать ручной ввод ключевых идентификаторов.
Отсутствие своевременного обновления данных о движении товара внутри системы приводит к неполноте отчета. Регулярно запускайте регламентные задания по обмену и актуализации данных, контролируйте корректность проведения документов, связанных с перемещением и списанием продукции.
Выгрузка отчета о прослеживаемости и отправка через 1С-Отчетность
Для выгрузки отчета о прослеживаемости в 1С используйте стандартный механизм формирования отчетов из раздела «Отчеты» – «Прослеживаемость». Укажите необходимый период, номенклатуру и места хранения. В настройках экспорта выберите формат XML, соответствующий требованиям Росздравнадзора или ФТС.
После формирования файла в формате XML сохраните его в удобное для отправки место. Для загрузки в систему 1С-Отчетность перейдите в соответствующий раздел интерфейса, выберите услугу «Отправка отчетности по прослеживаемости» и загрузите подготовленный XML-файл.
Проверьте корректность заполнения ключевых полей: номер партии, дата выпуска, сведения о поставщиках и получателях. Несоответствия приведут к отклонению отчета при проверке сервера 1С-Отчетности. Для автоматизации процесса рекомендуется настроить регламентные задания по выгрузке и отправке файлов с помощью встроенного планировщика 1С.
Отправку необходимо выполнять в пределах установленных нормативов по времени – не позднее 3 рабочих дней с момента изменения сведений о товаре. В случае ошибок система формирует протокол с кодами и описанием нарушений, который доступен в разделе «Журнал обмена» 1С.
Рекомендуется использовать защищенное соединение и актуальные сертификаты ЭЦП, чтобы обеспечить юридическую значимость отчетности. При массовой загрузке можно использовать интерфейс обмена через API 1С-Отчетности, что снижает ручной труд и исключает ошибки при ручном вводе.
Вопрос-ответ:
Как правильно заполнить отчет о прослеживаемости в 1С для разных видов продукции?
Для каждого вида продукции в отчете о прослеживаемости необходимо указать конкретные данные, соответствующие требованиям регуляторов. В 1С это обычно включает номера партий, даты производства, сведения о поставщиках и получателях, а также коды продукции. Важно внимательно проверить, чтобы все поля были заполнены без пропусков, а информация была точной и соответствовала сопроводительным документам. Для разных групп товаров структура отчета может незначительно отличаться, поэтому перед заполнением рекомендуется ознакомиться с регламентом или методическими указаниями по конкретному виду продукции.
Какие ошибки чаще всего встречаются при заполнении отчета о прослеживаемости в 1С и как их избежать?
Часто встречаются ошибки, связанные с дублированием информации, пропуском обязательных полей или несоответствием данных фактическим документам. Например, неверно указанные номера партий или даты могут привести к отказу в приеме отчета. Чтобы избежать подобных проблем, следует тщательно сверять данные с первичными документами и использовать автоматические проверки в 1С, если они доступны. Также рекомендуется провести тестовую проверку отчета до его отправки и убедиться в правильности всех реквизитов.
Как 1С помогает автоматизировать процесс формирования отчета о прослеживаемости?
В 1С предусмотрены специализированные механизмы и шаблоны для формирования отчета о прослеживаемости. Система автоматически собирает данные из документов, таких как накладные, акты приемки и производственные отчеты, интегрирует их в единый формат и проверяет корректность заполнения. Это значительно сокращает время на подготовку отчета и снижает вероятность ошибок, поскольку исключается ручной ввод повторяющейся информации. Пользователь может настроить фильтры и критерии отбора данных, что упрощает работу с большими объемами информации.
Как часто нужно обновлять информацию в отчете о прослеживаемости в 1С и какие сроки установлены законодательством?
Частота обновления данных зависит от требований конкретного регулятора и вида продукции. В большинстве случаев отчет формируется и передается ежемесячно или ежеквартально. Сроки подачи и актуализации отчетов прописаны в нормативных актах, которые регулируют отрасль. В 1С есть возможность настроить регулярное формирование отчетов по расписанию, что помогает своевременно передавать данные и соблюдать установленные сроки. Рекомендуется внимательно следить за изменениями в законодательстве, чтобы корректировать график отчетности.
Какие данные обязательно должны содержаться в отчете о прослеживаемости, чтобы он прошел проверку без замечаний?
Отчет должен включать точные идентификаторы продукции, сведения о производстве и поставках, даты отгрузки и получения, а также информацию о всех участниках цепочки движения товара. Необходимо, чтобы данные были полными, достоверными и совпадали с информацией в первичных документах. Кроме того, важна правильная структура отчета и соответствие установленному формату. При несоответствии или неполноте информации отчет может быть возвращен на доработку, поэтому перед отправкой стоит проверить все элементы с помощью встроенных в 1С средств контроля.
Какие основные шаги необходимо выполнить для правильного заполнения отчета о прослеживаемости в 1С?
Для заполнения отчета о прослеживаемости в 1С требуется выполнить несколько последовательных действий. Сначала необходимо убедиться, что в системе корректно введены все сведения о номенклатуре и партиях продукции. Затем важно проверить правильность отражения движения товаров в документах: поступления, перемещения и реализации. После этого следует перейти к разделу отчета о прослеживаемости и выбрать нужный период и параметры отбора. В процессе формирования отчета программа автоматически собирает данные по указанным позициям. Завершающий этап — анализ полученной информации и при необходимости корректировка первичных документов, чтобы данные в отчете были полными и точными.
Как 1С помогает отслеживать движение товаров и контролировать их происхождение в рамках требований законодательства?
1С предоставляет инструменты, которые позволяют вести учет продукции с привязкой к конкретным партиям и уникальным идентификаторам. При оформлении документов поступления или производства можно указать информацию о поставщике, дате и характеристиках товаров. Система фиксирует все операции с этими партиями: перемещения между складами, списания и продажи. Благодаря такому учету становится возможным сформировать отчет о прослеживаемости, который показывает полный путь товара от поставщика до конечного покупателя. Это соответствует требованиям законодательства, направленным на обеспечение прозрачности и контроля качества продукции. Кроме того, 1С позволяет автоматически проверять правильность заполнения документов и предупреждает о возможных ошибках, что снижает риск нарушений.
Загрузка...
