Что такое справочник в 1с

Справочник в 1С – это объект конфигурации, предназначенный для хранения данных, которые используются повторно и связаны с другими объектами системы. Примеры – контрагенты, номенклатура, склады, сотрудники. В отличие от документов, справочники чаще всего меняются редко и служат опорной структурой для учета и аналитики.

Каждый справочник содержит фиксированный набор реквизитов, включая наименование, код, идентификатор (уникальный GUID) и, при необходимости, дополнительные пользовательские поля. Допускается иерархическая структура, когда элементы справочника могут содержать подчинённые записи – это используется, например, для группировки товаров по категориям.

Ключевое назначение справочников – обеспечение ссылочной целостности. При выборе контрагента в документе, пользователь не вводит его данные вручную, а выбирает из справочника. Это исключает дублирование и уменьшает вероятность ошибок. Все изменения в элементах справочников автоматически отражаются во всех связанных объектах.

Для чего используется справочник в конфигурации 1С

Справочник в 1С предназначен для хранения структурированных данных, которые часто используются в операциях учёта, расчётов и документооборота. В конфигурации он играет роль централизованного хранилища информации, обеспечивая единообразие данных и ускоряя доступ к ним.

Типичные случаи использования справочников:

• Номенклатура – для классификации товаров, работ, услуг с возможностью хранения характеристик, артикулов, единиц измерения.
• Контрагенты – для учёта клиентов, поставщиков, юридических лиц с реквизитами, ИНН, КПП и банковскими данными.
• Склады – для организации складской логистики, определения мест хранения и их параметров.
• Сотрудники – для кадрового учёта, начисления зарплаты, формирования штатного расписания.
• Валюты – для работы с курсами и ведения учёта в разных валютах.

Справочники позволяют:

• Сократить дублирование информации за счёт уникальных ссылок на элементы.
• Настроить иерархию для логического группирования (например, группы товаров).
• Использовать отборы, сортировки и быстрый поиск по индексированным полям.
• Организовать контроль уникальности по ключевым полям (например, по артикулу).
• Интегрировать данные справочников в отчёты, документы и обработки без повторного ввода.

При проектировании конфигурации важно заранее определить структуру справочника: состав реквизитов, необходимость иерархии, типы данных, используемые в связях с другими объектами. Ошибки на этом этапе могут привести к лишней переработке и затруднениям при сопровождении.

Структура объекта справочник: основные свойства и реквизиты

Объект справочник в 1С представляет собой тип метаданных, предназначенный для хранения перечней с уникальными элементами. Каждый элемент справочника имеет стандартный набор свойств и может дополняться пользовательскими реквизитами.

Ключевое свойство – Код. Это идентификатор элемента справочника, который может формироваться автоматически или вручную. Формат кода задаётся на уровне конфигурации: строка или число, с возможностью указания длины и автонумерации.

Наименование – обязательное свойство, отражающее читаемое имя элемента. Используется в форме выбора, отчетах, печатных формах. Длина и формат также задаются при проектировании структуры справочника.

Свойство Родитель позволяет строить иерархию. Включается при необходимости вложенных групп и подгрупп. Если иерархия не используется, поле отсутствует. При включении возможна настройка уровня вложенности и типа элементов: только группы, только элементы, или оба варианта.

ЭтоГруппа – булево поле, автоматически добавляемое при включённой иерархии. Определяет, является ли объект группой. Нужно для разделения логики отображения и обработки элементов и групп.

Предопределенные элементы – функция, позволяющая создавать элементы с фиксированным значением ссылки. Используются в случаях, когда требуется стандартный набор значений, доступный по умолчанию.

Пользовательские реквизиты добавляются при необходимости. Доступны различные типы: строка, число, дата, булево значение, ссылка на другой объект. Каждый реквизит может иметь настройку обязательности, уникальности, отбора и автозаполнения.

Реквизит Владелец включается при создании подчинённого справочника. Он определяет, к какому элементу основного справочника относится текущий элемент. Используется для реализации зависимых списков.

Дополнительно можно использовать составной индекс – комбинацию полей, обеспечивающую уникальность. Это ускоряет выборки и предотвращает дублирование.

Для обеспечения контроля целостности данных можно включить запрет на удаление, настройку уникальности и контроль прав доступа на уровне записей.

Как настроить иерархию в справочнике

Откройте конфигуратор, перейдите в нужный справочник и включите свойство Иерархический. Это позволит создавать элементы, которые могут содержать вложенные подэлементы.

Выберите значение свойства Режим иерархии. Доступны варианты:

Без групп – элементы могут быть вложены друг в друга без ограничений по типу.

С группами – создаются группы, внутри которых хранятся элементы. Это подходит для логического разделения (например, «Товары» → «Одежда», «Обувь»).

Только группы – допускается создание только групп, вложенность которых задаёт структуру.

Установите флаг Подчинение только группам, если необходимо ограничить вложение: элементы могут быть только внутри групп, а не других элементов.

Если используется иерархия, в формах необходимо отобразить колонку Родитель или дерево. Это настраивается в формах списка справочника через конструктор форм.

В модуле объекта доступна ссылка Родитель, через которую можно обращаться к вышестоящему элементу. Используйте её для валидации, автоматического заполнения или отбора при вводе данных.

Для ограничения уровней вложенности используйте программную проверку при записи объекта:

Если ЭтотОбъект.Родитель.Родитель <> Неопределено Тогда
ВызватьИсключение "Превышен допустимый уровень вложенности";
КонецЕсли;

Если справочник участвует в внешних обработках или обмене, учтите, что иерархическая структура требует сериализации с учётом рекурсии или вложенных ссылок. Без этого возможны ошибки при импорте и экспорте данных.

Чем отличается справочник от документа и регистра сведений

Справочник в 1С предназначен для хранения устойчивых наборов данных, которые редко изменяются и используются для выбора в других объектах. Примеры: номенклатура, контрагенты, склады. Отличительные черты – наличие иерархии, возможности рекурсивной структуры, настроек уникальности кода и наименования.

• Справочник – это структура данных. Документ – это транзакция, событие. Регистр сведений – это хранилище фактов и показателей.
• Справочник не фиксирует действия. Он описывает объекты, к которым привязываются документы.
• Документ всегда имеет дату, номер и проводит изменения. Он используется для ввода операций: приход, продажа, перемещение.
• Регистр сведений нужен для хранения дополнительной информации: остатков, цен, графиков. Он может быть накопительным или сведений.
• Изменение записи в справочнике не оказывает прямого влияния на учет. Изменение документа может вызвать движение по регистрам.
• Регистр сведений может заполняться как вручную, так и через обработку или документ. Справочник редактируется напрямую.
• Справочник может использовать составные ключи, вложенность, произвольные реквизиты. Документ – фиксированный шаблон.

Если требуется фиксировать факт, используйте документ. Для хранения параметров – регистр сведений. Для описания объектов – справочник. Неправильный выбор объекта замедляет систему и затрудняет отчётность.

Как связать справочник с другими объектами конфигурации

Связь справочника с другими объектами конфигурации реализуется через реквизиты и составные типы. В поле типа реквизита можно указать ссылку на конкретный справочник или перечень допустимых типов, включая документы, планы видов характеристик, задачи и т.д.

Для создания связи нужно открыть объект (например, документ), добавить реквизит и задать его тип как «СправочникСсылка.<ИмяСправочника>«. Это позволит выбирать элементы справочника в форме ввода документа.

Если требуется универсальная ссылка на несколько объектов, используют составной тип. Например, можно указать: «СправочникСсылка.Номенклатура, ДокументСсылка.ЗаказПокупателя». Это полезно, если один реквизит должен ссылаться на разные источники данных в зависимости от контекста.

При проектировании важно контролировать направление связи. Если справочник должен ссылаться на другой объект, это делается через реквизит внутри самого справочника. Если наоборот – связь добавляется в объект, который использует справочник.

Для реализации обратных связей применяют запросы или регистры сведений. Например, чтобы найти все документы, ссылающиеся на элемент справочника, формируется запрос с отбором по нужному реквизиту.

В составных формах элементов справочника можно использовать управляемые формы с элементами выбора, где источник данных – другой объект конфигурации. Это позволяет реализовать вложенные связи и уточняющие реквизиты.

При использовании подчинённых справочников связь строится автоматически через системный реквизит «Родитель». Вложенные структуры реализуются на уровне конфигуратора без дополнительного кода.

Автоматическое заполнение и проверка данных в справочнике

В 1С автоматическое заполнение данных в справочнике реализуется через события объекта и реквизиты с вычисляемыми значениями. Для заполнения полей при создании записи используют событие ПередЗаписью или ПриСозданииНаСервере. Например, автоматически устанавливается текущая дата создания или рассчитывается код по заданному алгоритму.

Реквизиты с типом «Строка» часто ограничивают длину и набор допустимых символов с помощью свойств и регулярных выражений в проверках. Поля с типом «Число» проверяют на диапазон значений. Для уникальности записей используют механизм индексов или проверку наличия существующей записи с таким же ключом.

Автоматизация заполнения может опираться на ссылки на другие справочники. Например, при выборе контрагента автоматически подтягиваются его банковские реквизиты. Для этого в модуле объекта прописывают код, считывающий связанные данные и подставляющий их в нужные поля.

Рекомендуется минимизировать дублирование проверок и заполнять данные как можно раньше в цикле жизни объекта, чтобы избежать ошибок на этапе сохранения. Использование встроенных свойств реквизитов в сочетании с обработчиками событий позволяет гибко настраивать бизнес-логику справочника без снижения производительности.

Поиск и отбор данных в справочнике через форму списка

Форма списка справочника в 1С предоставляет стандартный интерфейс для быстрого поиска и фильтрации записей. Поиск осуществляется по введённой строке в поле поиска, которая обрабатывается системой как подстрока для совпадений в ключевых реквизитах, чаще всего – по наименованию или коду.

Для точного отбора можно использовать фильтры, настраиваемые в панели формы списка. Фильтры позволяют ограничить видимые записи по значениям реквизитов: например, выбрать только активные элементы, или элементы определённой категории. Фильтрация работает на стороне сервера, что снижает нагрузку на клиент и ускоряет загрузку данных.

Сортировка по столбцам в форме списка помогает структурировать результаты поиска. Клик по заголовку столбца переключает порядок сортировки, что удобно при работе с большими справочниками.

Использование дополнительных механизмов отбора, таких как динамические отборы и расширенные настройки поиска, позволяет создавать сложные условия – например, комбинировать фильтрацию по нескольким реквизитам одновременно.

Для оптимизации поиска следует следить за правильной индексацией реквизитов в конфигураторе, поскольку это напрямую влияет на скорость выборки данных из базы.

При частом повторении однотипных отборов разумно сохранять настройки фильтров в виде избранных или стандартных вариантов, чтобы ускорить доступ к необходимой выборке.

Использование формы списка с возможностями поиска и отбора значительно упрощает навигацию по справочнику и ускоряет работу пользователя с большим объёмом данных.

Особенности обновления и удаления элементов справочника

Обновление элементов справочника в 1С требует точного контроля полей и уникальных реквизитов. Для изменения данных необходимо:

• Обращаться к конкретному элементу через метод Справочники.<ИмяСправочника>.НайтиПоКоду или НайтиПоНаименованию для получения ссылки.
• Изменять только те реквизиты, которые требуют корректировки, чтобы избежать случайного удаления или перезаписи важных данных.
• Использовать метод Записать() после внесения изменений для сохранения нового состояния элемента.

Удаление элементов в справочнике зависит от настроек использования и связей:

1. Если элемент используется в документах или других объектах, прямая операция удаления невозможна без предварительного удаления зависимостей.
2. В случаях, когда удаление возможно, применяется метод Удалить() объекта-элемента.
3. При массовом удалении следует учитывать возможные ограничения по бизнес-логике и целостности данных.

Рекомендуется перед обновлением или удалением:

• Создавать резервные копии базы данных или использовать контрольные точки.
• Проводить проверку ссылочной целостности, чтобы избежать нарушения связей между объектами.
• Использовать транзакции для групповых операций, чтобы при ошибках можно было откатить изменения.

При обновлении или удалении из внешних обработок или отчетов нужно учитывать права доступа текущего пользователя и режим работы базы (толстый/тонкий клиент, управляемое приложение).

Вопрос-ответ:

Что такое справочник в 1С и для чего он используется?

Справочник в 1С — это объект, предназначенный для хранения и систематизации данных, которые повторяются и используются многократно в различных документах и операциях. Например, это может быть список контрагентов, номенклатуры или складов. Справочник помогает структурировать информацию и облегчает ввод данных, обеспечивая единообразие и удобство работы.

Как устроена структура справочника в 1С?

Структура справочника включает несколько основных компонентов: реквизиты, элементы и группы. Реквизиты — это отдельные поля с данными (например, название, код, адрес). Элементы — записи справочника, каждая из которых содержит значения реквизитов. Группы позволяют объединять элементы по каким-либо признакам, упрощая поиск и сортировку. Кроме того, справочник может иметь форму для удобного отображения и редактирования информации.

Какие типы данных можно использовать в реквизитах справочника?

В реквизитах справочника можно использовать разные типы данных: строки, числа, даты, булевы значения (логические), ссылки на другие объекты конфигурации (например, на другие справочники или документы). Это позволяет гибко настраивать справочник под конкретные задачи, обеспечивая точность и полноту информации.

В чем разница между элементами и группами в справочнике 1С?

Элементы — это отдельные записи, содержащие конкретные данные, которые используются в работе, например, конкретный контрагент или товар. Группы — это объединения элементов по определённым признакам, которые помогают структурировать справочник. Группы не содержат конкретных данных, а служат для организации и удобства навигации по справочнику.

Можно ли изменять структуру справочника после его создания? Какие ограничения существуют?

Да, структуру справочника можно изменять, добавляя или удаляя реквизиты, создавая новые группы или меняя формы отображения. Однако при изменении структуры следует учитывать, что это может повлиять на уже введённые данные и работу связанных объектов, поэтому изменения требуют аккуратности и проверки. Некоторые реквизиты, например, ключевые поля, могут иметь ограничения на изменение, чтобы не нарушить целостность данных.