Почему 1с не заполняет 6 ндфл

Отчет 6-НДФЛ в 1С формируется автоматически на основе данных учета по налогам и расчетам с сотрудниками. Однако нередки случаи, когда при формировании отчета данные не попадают в форму. Это указывает на конкретные ошибки в настройках или заполнении учетных документов.

Чаще всего проблема связана с некорректной датой фактического получения дохода или датой удержания налога. Например, если в документе «Начисление зарплаты» не проставлены правильные даты выплаты и удержания, программа не сможет включить эти суммы в расчет. Проверка проводится в разделе «Зарплата и кадры» – далее по каждому месяцу анализируются реквизиты документов начисления и выплаты.

Еще одна частая причина – отсутствие проведения документов начисления или выплаты. Даже если данные введены, но документ не проведен, 1С их не учитывает при формировании отчета. Это особенно актуально при ручном редактировании выплат, когда пользователь забывает нажать кнопку «Провести».

Ошибки в классификации доходов также приводят к отсутствию данных в 6-НДФЛ. Если для вида дохода не установлен код по справочнику ФНС или он задан неверно, программа исключит его из расчета. Аналогичная ситуация возникает при использовании пользовательских начислений без указания налогового регистра.

Решение начинается с проверки регистров учета НДФЛ: «НДФЛ: Доходы», «НДФЛ: Удержанный налог», «НДФЛ: Перечислено». Любое расхождение между ними указывает на проблему в первичных документах или в алгоритме начислений. Анализ этих регистров помогает выявить, на каком этапе данные не были сформированы или потерялись.

Причины почему 1С не заполняет 6-НДФЛ

Основная причина некорректного заполнения 6-НДФЛ в 1С – ошибки в настройке учетной политики и справочников. Если не заданы коды доходов, виды вычетов и налоговые ставки, программа не может корректно обработать начисления и удержания НДФЛ.

Часто причиной служит неправильное оформление документа «Начисление зарплаты». Например, если не указана дата получения дохода или дата удержания налога, 1С не включает эти данные в расчет и отчетность. Также важно использовать актуальные версии документа – устаревшие формы не поддерживают новые правила формирования 6-НДФЛ.

Ошибки в реквизитах сотрудников также влияют на заполнение. Отсутствие ИНН, неверно указанный статус налогоплательщика или гражданство приводят к пропуску строк в разделе 1 или искажению данных в разделе 2.

Если в 1С неправильно настроены периоды выплаты заработной платы и дата фактической выплаты, то раздел 2 не формируется или формируется с ошибками. Например, если дата выплаты указана позже срока, программа не включает удержание налога в отчетный период.

Кроме того, влияет отсутствие или некорректная настройка налогового регистра «НДФЛ (налоговый учет)». Если этот регистр не формируется при начислении, 1С не сможет заполнить отчет автоматически.

Ниже приведены ключевые ошибки и их влияние:

Для устранения проблем необходимо проверить настройки начисления, актуализировать справочники, включить формирование регистра НДФЛ и использовать актуальные релизы конфигурации 1С.

Отсутствуют данные по выплатам в регистре налогового учета

Если в форме 6-НДФЛ отсутствуют суммы доходов или налогов, причиной может быть отсутствие записей в регистре налогового учета «НДФЛ: Доходы и налоги физических лиц». Это исключает возможность автоматического заполнения отчета.

• Откройте регистр сведений «НДФЛ: Доходы и налоги физических лиц» в разделе «Зарплата и кадры» → «Налоги и взносы» → «НДФЛ».
• Проверьте, сформированы ли записи за нужный период. Если они отсутствуют, отчет не заполнится.
• Проверьте, проведены ли документы начисления зарплаты и выплаты доходов. Без проведения данные не попадают в регистр.
• Убедитесь, что в документах правильно указаны коды видов доходов и налогов. Ошибочные коды блокируют регистрацию сведений.
• Если использовались ручные операции, проверьте, внесены ли они в налоговый учет. Вручную созданные документы без отражения в регистре не участвуют в расчете 6-НДФЛ.

Для автоматического формирования записей используйте обработку «Формирование записей в регистры налогового учета по НДФЛ» из меню «Операции» → «Регламентные операции по НДФЛ».

После выполнения действий повторно откройте отчет 6-НДФЛ и нажмите «Заполнить». При наличии данных в регистре отчет отразит информацию корректно.

Неправильно настроен способ отражения зарплаты в учете

Если в 1С неправильно указан способ отражения зарплаты в учете, данные по удержанному и перечисленному НДФЛ могут не попасть в форму 6-НДФЛ. Наиболее частая ошибка – отсутствие флага «Отражать в 6-НДФЛ» или выбор статьи затрат, не предназначенной для отражения налога.

Проверьте настройки в разделе «Зарплата и кадры» → «Настройки учета» → «Способы отражения зарплаты в учете». Убедитесь, что для всех используемых способов установлен правильный вид расчета, предусмотрен счет затрат, соответствующий бухучету, и корректно заполнены аналитики. Отдельно проверьте, чтобы в колонке «Используется для учета НДФЛ» стояла отметка.

Еще одна причина – применение нескольких способов отражения с разными настройками, из которых не все учитываются при формировании отчета. Если, например, у внешних совместителей используется способ без привязки к счету 70, это приведет к игнорированию выплат в разделе 2 формы.

После корректировки обязательно перепроведите документы начисления зарплаты и выплаты. Без этого система не пересчитает и не отразит данные в регламентированном отчете.

Не заполнены сведения о доходах сотрудников за период

Если в разделе 1 или 2 формы 6-НДФЛ отсутствуют данные, в первую очередь следует проверить, внесены ли в 1С сведения о доходах сотрудников за соответствующий отчетный период. Для этого откройте «Отчет по НДФЛ» или «Документы начисления зарплаты» и убедитесь, что:

1. В документах начисления выбрана правильная дата начисления – она должна попадать в отчетный период. Например, при формировании 6-НДФЛ за 1 квартал 2025 года, дата начисления должна быть не позднее 31 марта 2025 года.

2. Документы проведены. Если начисление сохранилось, но не проведено, информация не попадет в отчет. Откройте каждый документ и нажмите «Провести».

3. В карточках сотрудников заполнены параметры налогообложения: статус налогоплательщика, наличие вычетов, ставка НДФЛ. Без этих данных программа не сможет корректно рассчитать и отразить налог.

4. В документе начисления выбрана организация, по которой формируется отчет. Если указан другой филиал или юридическое лицо, данные не попадут в отчет по текущей организации.

После внесения и проверки всех данных выполните регламентную операцию «Формирование записей регистра налогового учета по НДФЛ» за соответствующий период. Это обновит информацию и позволит 1С правильно сформировать отчет 6-НДФЛ.

Ошибки в настройке налогового регистра «НДФЛ»

Основная причина, по которой 1С не формирует 6-НДФЛ, – некорректно настроенный налоговый регистр «НДФЛ». В конфигурации необходимо убедиться, что для каждого сотрудника корректно указаны реквизиты: ставка налога, статус налогоплательщика, дата начала действия ставки и код дохода. Ошибка в любом из этих параметров приводит к пропуску сведений при формировании отчётности.

На практике часто встречается отсутствие записи о ставке НДФЛ на текущую дату. В этом случае программа не может рассчитать налог и исключает доход из 6-НДФЛ. Проверить и внести запись можно через обработку «Регистрация ставок НДФЛ». Обязательно указывать дату начала действия ставки в пределах отчётного периода.

Если у сотрудника не задан статус налогоплательщика, например «Резидент», программа также исключает его доход из отчета. Проверка выполняется через карточку физического лица. Статус должен быть действующим на дату выплаты дохода.

Распространённая ошибка – дублирование записей с разными ставками на одну и ту же дату. В этом случае 1С игнорирует обе записи. Необходимо оставить одну актуальную запись и удалить лишние.

Для доходов по гражданско-правовым договорам часто не указан код дохода или код вычета. Это блокирует попадание этих данных в отчет. Все коды должны соответствовать приказу ФНС № ММВ-7-11/387@ и быть указаны в настройках начислений.

Контролируйте корректность периодов действия записей в регистре. Перекрывающиеся или прерывающиеся интервалы мешают автоматическому определению налоговой базы. Каждый новый период должен начинаться с даты, следующей за окончанием предыдущего.

Некорректно указаны даты получения дохода и удержания налога

Одна из ключевых причин, по которой 1С не заполняет отчет 6-НДФЛ – ошибка в датах получения дохода и удержания налога. В конфигурациях 1С ЗУП и Бухгалтерия для формирования корректного отчета используются строго определённые даты:

Дата получения дохода зависит от вида дохода. Например, для зарплаты – это последний день месяца, для отпускных и больничных – день выплаты. Ошибка в этих датах приводит к тому, что строки 100, 110, 120 не заполняются или формируются с нарушениями логики.

Дата удержания НДФЛ указывается в день выплаты дохода, но не всегда совпадает с датой перечисления в бюджет. При выплате заработной платы в январе за декабрь налог удерживается в январе, а дата получения дохода – декабрь. Если это не учтено, блок 1 и блок 2 в 6-НДФЛ не стыкуются, и данные не попадают в отчет.

Рекомендуется проверить регистры «НДФЛ учета доходов» и «НДФЛ учета налога» через раздел «Налоги и взносы» → «Отчеты по НДФЛ» → «Регистры учета». Особое внимание стоит уделить документам «Начисление зарплаты», «Увольнение» и «Отпуск», так как именно они формируют критичные даты.

При необходимости используйте обработку «Анализ 6-НДФЛ» (в ЗУП 3.1), которая визуализирует расхождения между датами начисления, выплаты и удержания. Также важно проверить, не стоит ли в настройках вида дохода произвольная дата получения, отличная от стандартной – это часто бывает после переноса данных из другой базы.

Корректировка производится вручную в документах или с помощью обработки «Групповое изменение реквизитов». После правки следует пересчитать налоги и перезаполнить 6-НДФЛ для контроля отражения данных.

Используются неподходящие виды начислений без признака налогообложения

Если в учёте сотруднику начислены выплаты с видом расчёта, в котором не установлен признак налогообложения НДФЛ, такие суммы не попадают в расчёт 6-НДФЛ. Например, в конфигурации «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) при использовании пользовательских видов начислений без корректной настройки признаков, программа интерпретирует их как не облагаемые налогом, и исключает из отчёта.

Часто это происходит при создании новых начислений для разовых выплат, премий или компенсаций. Если при настройке вида расчёта в поле «НДФЛ» указано «Не облагается», то независимо от факта выплаты, эти суммы не будут отражены в разделе 1 и 2 формы 6-НДФЛ.

Для исправления необходимо открыть справочник «Виды начислений» и проверить параметр налогообложения. Он должен быть установлен в значение «Облагается» с выбором соответствующего кода дохода, например, «2000» для оплаты труда или «2012» для премий. После корректировки рекомендуется выполнить перерасчёт документов начисления за период и повторно сформировать 6-НДФЛ.

Важно учитывать, что автоматическая корректировка задним числом не производится. Если документы уже проведены, требуется перепроведение, иначе данные в регистре «НДФЛ начислено» останутся некорректными, и отчёт вновь не включит соответствующие суммы.

В справочнике сотрудников не указан статус налогоплательщика

Если в карточке сотрудника не заполнено поле «Статус налогоплательщика», программа 1С не сможет корректно рассчитать НДФЛ и, как следствие, не заполнит разделы 6-НДФЛ. Этот реквизит обязателен для формирования отчетности, так как влияет на расчет стандартных вычетов и определение налоговой ставки.

Для резидентов РФ должен быть выбран статус «1 – налоговый резидент РФ». Если сотрудник является иностранным гражданином, необходимо выбрать один из статусов от 2 до 6 в зависимости от его налогового положения (например, «3 – высококвалифицированный специалист»).

Проверьте данные в справочнике «Сотрудники» или «Физические лица» в зависимости от конфигурации. Перейдите в карточку конкретного физлица и откройте вкладку «Налоги». Убедитесь, что статус установлен на актуальную дату. В случае смены статуса в течение года необходимо добавить новое состояние с датой начала действия.

Без заполнения этого поля система пропустит сотрудника при формировании 6-НДФЛ или отразит данные с ошибками, что приведет к некорректной отчетности и возможным штрафам при проверке.

После внесения данных статус вступает в силу автоматически, но для пересчета уже введенных документов (начислений, удержаний) требуется повторное проведение этих документов или выполнение регламентной обработки «Перерасчет налогов».

Задвоение или отсутствие выплат в документе «Начисление зарплаты»

Если в документе «Начисление зарплаты» указаны дублирующие записи по одному сотруднику или вовсе отсутствуют выплаты, 1С не сможет корректно сформировать отчет 6-НДФЛ. Ошибка возникает на этапе выбора выплат, так как программа не может однозначно определить сумму дохода и дату получения дохода.

• Проверьте, не создано ли несколько документов «Начисление зарплаты» за один и тот же месяц по одной организации. Повторные документы могут автоматически включать одни и те же начисления, создавая дублирующие выплаты.
• Откройте каждый документ начисления за период и убедитесь, что у сотрудников заполнены поля «Дата выплаты» и «Выплатить». Их отсутствие приводит к тому, что данные не попадают в 6-НДФЛ.
• При использовании ручных корректировок начислений убедитесь, что суммы не были задвоены вручную через документы типа «Операция (бухгалтерская)» или «Корректировка записи регистров».
• Запустите регламентный отчет «Анализ НДФЛ по сотрудникам» и сравните даты получения дохода и даты выплат. Несоответствие этих данных часто указывает на проблему в документе начисления.
• Если используется настройка «Выплата отдельным документом», убедитесь, что документ «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» оформлен на те же суммы, что и начисления, иначе 1С не сочтет доход выплаченным.

Для исключения подобных ситуаций рекомендуется зафиксировать регламент начисления и выплаты в учетной политике и контролировать наличие и корректность документов в конце каждого расчетного месяца.

Вопрос-ответ:

Почему 1С не переносит данные по НДФЛ из документа «Начисление зарплаты» в отчет 6-НДФЛ?

Одна из распространенных причин — это неверно указанные даты удержания налога и выплаты дохода. В отчете 6-НДФЛ используется принцип распределения доходов и налогов по срокам фактического получения. Если, например, дата выплаты зарплаты указана в будущем или отличается от даты удержания налога, программа может не отразить соответствующие суммы в отчете. Проверьте правильность заполнения документов «Начисление зарплаты» и «Выплата зарплаты».

Откуда брать информацию, если в 6-НДФЛ отсутствуют строки с отпускными?

Если в форме 6-НДФЛ не отображаются отпускные, стоит убедиться, что документ «Начисление отпуска» оформлен корректно. Проверьте дату выплаты — она должна попадать в соответствующий отчетный период. Также необходимо, чтобы налог с отпускных был удержан и отражен в документе «Удержание НДФЛ». Если данные корректны, но отчет всё равно пустой, можно попробовать перепровести документы и пересчитать отчет.

Почему в отчете 6-НДФЛ отражаются не все сотрудники?

Это может быть связано с тем, что по некоторым сотрудникам не были оформлены документы выплаты или удержания налога. Также стоит проверить, работают ли эти сотрудники в том подразделении, которое указано при формировании отчета. В некоторых конфигурациях 1С данные формируются по организации или конкретному подразделению — при выборе только одного могут не отразиться сотрудники других подразделений.

Может ли ошибка в налоговом регистре повлиять на заполнение 6-НДФЛ?

Да, если в регистрах накопления НДФЛ или в расчетных регистрах есть сбои или дублирующие записи, это напрямую повлияет на формирование отчета. Например, если в регистре «НДФЛ: доходы и удержания» отсутствует удержание налога, несмотря на то, что документ оформлен, то программа не сможет корректно составить отчет. В таком случае нужно обновить регистры и, при необходимости, выполнить перепроведение всех документов за период.

Что делать, если 6-НДФЛ вообще не формируется — пустой отчет?

Первое, что нужно проверить — это выбранный отчетный период и организацию. Убедитесь, что по этой организации и за этот период действительно были начисления и выплаты, по которым должен удерживаться НДФЛ. Также стоит проверить настройки учетной политики и дату регистрации организации в налоговой — если она стоит позже отчетного периода, данные не попадут в отчет. Если всё указано верно, попробуйте переформировать отчет или обновить конфигурацию 1С.