В Битрикс 24 объединение сделок – это функционал, который позволяет эффективно управлять многими похожими или дублирующимися сделками, сохраняя их историю и связанную информацию. Когда в вашей CRM системе появляются повторяющиеся или схожие по сути сделки, объединение их в одну позволяет избежать путаницы и ускорить процесс работы с клиентами. В этой статье мы разберемся, как правильно использовать этот инструмент и когда его применение наиболее эффективно.
Как объединить сделки в Битрикс 24 для начала нужно выбрать одну из сделок, которую вы хотите оставить как основную. Затем из меню выбора действий нужно выбрать пункт «Объединить с другой сделкой». Важно отметить, что после объединения все данные из второй сделки будут перенесены в первую, а сама вторая сделка будет удалена, но при этом все действия и комментарии останутся сохраненными.
Для успешного объединения сделок важно соблюдать несколько условий: обе сделки должны быть активными, а также могут быть объединены только сделки одного типа. Кроме того, объединение невозможно, если одна из сделок уже закрыта. Этот функционал полезен, когда в систему были внесены дублирующие записи по одному и тому же проекту или клиенту. Также это значительно облегчает работу менеджеров, так как позволяет избежать путаницы при дальнейшем анализе и отчетности.
Практическое применение объединения сделок становится очевидным, когда вы сталкиваетесь с ситуацией, когда одна сделка по ошибке была создана несколько раз, или когда в разных сделках были зафиксированы одинаковые данные, что приводит к избыточной информации. Объединение сделок позволяет не только упорядочить данные, но и повысить точность отчетности, а также ускоряет процессы в CRM.
Объединение сделок в Битрикс 24: Практическое руководство
Битрикс24 не предусматривает прямого инструмента для объединения сделок, поэтому процесс выполняется вручную с сохранением данных и связей. Алгоритм:
- Откройте карточки сделок, которые необходимо объединить. Выберите одну как основную.
- Скопируйте всю важную информацию из дополнительных сделок: поля, комментарии, файлы, товары, связи с контактами и компаниями.
- В основной сделке:
- вставьте данные в соответствующие поля;
- добавьте скопированные комментарии с указанием источника;
- загрузите файлы и документы;
- укажите ссылки на объединённые сделки в пользовательском поле типа «связанный элемент».
- Закройте дополнительные сделки со статусом «Объединена» или создайте пользовательский статус для фиксации объединения. В описании сделки укажите ID основной сделки.
- Проверьте, чтобы все активности (задачи, письма, звонки) были перенесены или переадресованы в основную сделку. Используйте фильтр активности по ID сделки для поиска.
Рекомендуется создать бизнес-процесс или шаблон в CRM+, который автоматизирует копирование стандартных данных и ускоряет объединение. При частом объединении сделок – настройте пользовательский сценарий через REST API для автоматизации слияния и исключения потерь данных.
Как объединить несколько сделок в Битрикс 24
Битрикс24 не предлагает стандартного инструмента для слияния сделок, но это можно реализовать вручную или через автоматизацию. Ниже – пошаговая инструкция для ручного объединения нескольких сделок в одну.
- Выберите основную сделку, которая будет считаться итоговой. Желательно, чтобы она имела максимально полные данные.
- Откройте карточки всех сделок, которые необходимо объединить. Скопируйте ключевую информацию: описание, товары, суммы, задачи, комментарии.
- Перенесите данные в основную сделку:
- Добавьте дополнительные товары вручную во вкладке «Товары».
- Объедините суммы – скорректируйте поле «Сумма сделки» вручную.
- Перенесите комментарии в хронологическом порядке, отметив источник.
- Создайте новые задачи или привяжите существующие через вкладку «Задачи».
- Свяжите клиентов, если они разные. Используйте поле «Контакт» и добавьте дополнительные контакты при необходимости.
- Завершите дублирующие сделки со статусом «Закрыта» или «Отменена» и добавьте пометку в названии: «Объединена в [ID основной сделки]».
- При необходимости используйте поле «Связанные сделки» для кросс-ссылки между объединёнными элементами.
Для ускорения процесса можно использовать бизнес-процессы и роботов в разделе CRM – например, создавать задачу на объединение при обнаружении дублей через скрипты на базе REST API или сценарии Power Automate.
Шаги для объединения сделок с одинаковыми контактами
1. Перейдите в раздел «Сделки» в CRM и используйте фильтр по полю «Контакт». Укажите имя, телефон или email, чтобы отобразить все связанные сделки.
2. В появившемся списке выберите все сделки, которые необходимо объединить. Используйте флажки слева от карточек.
3. Нажмите на кнопку «Действия» и выберите пункт «Объединить». Если такого варианта нет, убедитесь, что активирован модуль «Дубликаты» в настройках CRM.
4. В появившемся окне выберите основную сделку – именно она сохранит номер, стадию и связанные документы. Данные из других сделок будут добавлены в виде комментариев или полей, если это предусмотрено настройками.
5. Проверьте, что контакт и компания указаны корректно. Если в разных сделках были указаны разные контакты, вручную назначьте нужного перед объединением.
6. После объединения откройте итоговую сделку и проверьте блоки: история, товары, задачи, письма. Убедитесь, что данные перенесены корректно и нет потерь информации.
7. Удалите ненужные копии или лишние напоминания, чтобы избежать дублирования в будущем. Уточните автоматические правила создания сделок, если дубли возникают регулярно.
Как избежать потери данных при объединении сделок
Создавайте резервные копии сделок через экспорт. Перед объединением экспортируйте обе сделки в формате CSV через раздел CRM – это позволит восстановить данные, если что-то пойдёт не так.
Используйте фильтр активности и историю изменений. Откройте каждую сделку и просмотрите вкладку «История» – зафиксируйте важные действия, чтобы не потерять критически важную информацию (переписку, звонки, задачи).
Обратите внимание на связанные сущности. Контакты, компании, счета и документы не всегда переносятся корректно. После объединения проверьте, остались ли все связанные объекты на месте. При необходимости вручную прикрепите их к объединённой сделке.
Не объединяйте сделки с разными стадиями воронки автоматически. В этом случае часть данных (включая автоматические задачи и роботов) может быть потеряна. Выполните объединение вручную с предварительной синхронизацией стадий.
Проверьте настройки автоматических роботов. При объединении роботы, настроенные на конкретную сделку, могут быть деактивированы. Скопируйте сценарии из каждой сделки и проверьте, что они работают после слияния.
Ведите журнал объединений. Для контроля создайте внутренний документ или задачу, где фиксируется каждая операция слияния: ID сделок, дата, кто выполнял, какие данные были перенесены вручную.
Разница между объединением и дублированием сделок в Битрикс 24
Объединение используется, когда в CRM несколько параллельных сделок относятся к одному и тому же запросу клиента. Это позволяет избежать разрозненной информации, повысить точность отчётности и упростить контроль за ходом продаж.
Дублирование сделки – это создание копии существующей сделки с сохранением её параметров: стадии, продуктов, суммы, ответственного и комментариев. При этом связи с клиентом, задачами и звонками остаются у оригинальной сделки, если явно не перенесены вручную.
Дублирование применяется, когда клиент совершает повторную покупку с аналогичными условиями, либо при необходимости быстро создать сделку на основе существующей без ручного ввода данных.
Ключевое отличие – объединение снижает количество сущностей в CRM, устраняя дубли, а дублирование увеличивает объём сделок, создавая новую запись на базе текущей. Использование зависит от цели: оптимизация данных или ускорение повторного ввода.
Какие настройки нужно учитывать при объединении сделок
Перед объединением сделок в Битрикс24 важно определить, какая из них будет основной. Все данные из других сделок (дублирующих) будут перенесены именно в неё. Основная сделка сохраняет свой ID и связанные с ней активности.
Убедитесь, что у сделок одинаковые стадии. Если стадии отличаются, Битрикс24 назначит стадии по умолчанию, что может привести к потере логики бизнес-процесса. При необходимости заранее синхронизируйте стадии вручную.
Проверьте настройки прав доступа. Если объединяемые сделки принадлежат разным ответственным, система назначит основного пользователя как ответственного за итоговую сделку. Это может повлиять на отчётность и автоматизации.
Обратите внимание на поля пользовательских свойств. При совпадении значений сохраняется значение из основной сделки. Если данные отличаются, система предложит выбрать, какие значения оставить. Это решение нельзя отменить, поэтому важно проверить все данные заранее.
Все прикреплённые файлы, комментарии, задачи, звонки и письма объединяются автоматически, но будьте внимательны: могут возникнуть дубликаты активностей. Рекомендуется вручную удалить лишние после слияния.
Интеграции с внешними сервисами, особенно с 1С и почтовыми системами, могут дать сбой после объединения. Проверьте корректность связей и обновите привязки при необходимости.
Если сделки участвуют в бизнес-процессах или роботах, при объединении активные процессы могут быть остановлены. Завершите или приостановите автоматизации перед объединением, чтобы избежать ошибок выполнения сценариев.
Перед выполнением объединения обязательно сделайте резервную копию или экспорт данных. Отката операции в интерфейсе Битрикс24 не предусмотрено.
Как объединить сделки с разными ответственными сотрудниками
Перед объединением убедитесь, что у вас есть права администратора CRM или доступ к редактированию обеих сделок. Перейдите в раздел «Сделки» и выберите нужные элементы с разными ответственными, удерживая Ctrl (Cmd на macOS).
Нажмите «Действия» → «Объединить». В появившемся окне Битрикс24 отобразит данные обеих сделок. Система автоматически определит, какая сделка станет основной, но вы можете изменить это вручную.
Ответственный сотрудник в итоговой сделке будет выбран из основной. Чтобы изменить его, откройте финальную сделку после объединения и вручную назначьте другого пользователя через поле «Ответственный».
Если у сделок были разные стадии, Битрикс24 предложит сохранить стадию основной сделки. Учитывайте это при выборе основной сделки, чтобы не потерять контекст работы по воронке.
При объединении комментарии, файлы, поля и история активности из обеих сделок переносятся. Следите за конфликтами в пользовательских полях – в случае расхождений данные из основной сделки сохраняются, остальные можно добавить вручную после объединения.
Автоматизация и роботы основной сделки будут активны после объединения. Если в дополнительных сделках были важные триггеры или роботы, необходимо скопировать их в новую карточку вручную.
Как использовать фильтры для выбора сделок для объединения
Перед объединением сделок в Битрикс24 необходимо точно определить критерии выборки. Используйте встроенные фильтры в разделе CRM – Сделки, чтобы быстро найти дубликаты или пересекающиеся элементы.
Откройте список сделок и нажмите «Фильтр». Для поиска потенциальных дублей настройте фильтрацию по следующим полям:
- Название сделки – введите ключевую часть названия, если дубли создаются автоматически по шаблону.
- Компания или контакт – выберите конкретного клиента, чтобы найти все связанные с ним сделки.
- Стадия сделки – укажите стадии, на которых чаще возникают дубли (например, «Первичный контакт»).
- Ответственный – если один менеджер часто заводит дубликаты, фильтруйте по его имени.
- Дата создания – отфильтруйте сделки, созданные в один день или за короткий период.
Используйте условие «ИЛИ» при добавлении нескольких фильтров, если ищете сделки, которые соответствуют хотя бы одному из критериев. Например: сделки с одинаковым названием или с одинаковым клиентом.
Чтобы автоматизировать повторный поиск, сохраните фильтр с понятным названием, например «Возможные дубликаты». Это ускорит выборку в будущем.
При работе с фильтрами обращайте внимание на результаты: если фильтр выдаёт более 10–15 сделок на одного клиента, настройте дополнительные параметры – например, по сумме сделки или статусу активности.
После фильтрации выделите сделки, подлежащие объединению, установив галочки слева от нужных строк. Убедитесь, что все выбранные сделки действительно относятся к одному клиенту и описывают одну потребность.
Решение распространённых проблем при объединении сделок в Битрикс 24
При объединении сделок в Битрикс 24 часто возникает конфликт данных, если поля сделок содержат разную информацию. Перед объединением необходимо чётко определить, какие поля считаются приоритетными. Используйте автоматические бизнес-процессы для копирования значений из основной сделки в итоговую, чтобы избежать потери критичных данных.
Проблема с дублями контактов и компаний после объединения решается через модуль CRM – настройте автоматическое объединение дублей с помощью инструмента «Контроль дублирующихся записей». Убедитесь, что для всех сущностей указаны уникальные идентификаторы: ИНН для компаний, номер телефона или email для контактов.
При слиянии сделок теряется история комментариев и задач, если используется стандартный функционал. Рекомендуется использовать кастомные скрипты через REST API, которые переносят связанные активности в финальную сделку. Это особенно актуально для сделок с длинным циклом продаж.
Ошибки при работе с пользовательскими полями возникают, если структура сделок отличается. Перед объединением убедитесь, что поля совпадают по типу и названию. Используйте инструменты миграции данных, такие как Data Import/Export, чтобы унифицировать структуру перед объединением.
Если после слияния исчезают документы или предложения, проверьте корректность привязки к сущностям. Документы в Битрикс 24 не переносятся автоматически. Необходимо вручную или через API повторно привязать их к итоговой сделке. Также настройте автоматические уведомления ответственным, чтобы избежать незамеченных потерь данных.
Для предотвращения сбоев в автоматических триггерах и роботах, отключайте их временно перед началом объединения. После завершения проверьте корректность восстановления бизнес-процессов и вручную запустите их, если это необходимо. Неправильная активация может привести к дублирующим письмам, задачам и уведомлениям.
Вопрос-ответ:
Можно ли объединять сделки с разными стадиями, и что произойдет со стадией после объединения?
Да, в Битрикс24 возможно объединение сделок, находящихся на разных стадиях. После объединения система сохранит стадию основной (главной) сделки, в которую объединяются остальные. Все данные из дополнительных сделок — комментарии, товары, история взаимодействий и вложения — переносятся в основную. При этом важно учитывать, что стадия основной сделки останется без изменений, даже если другие сделки находились на более поздних или ранних этапах.
Какие данные сохраняются при объединении сделок и не теряются ли вложения?
При объединении сделок в Битрикс24 сохраняются ключевые элементы: история общения, файлы, задачи, комментарии, товары, связанные контакты и компании. Вложения, прикреплённые к дополнительным сделкам, также перемещаются в основную. Однако рекомендуется перед объединением проверить данные вручную, особенно если используются кастомные поля — не все пользовательские настройки могут корректно перенестись без потерь.
Можно ли отменить объединение сделок, если сделано по ошибке?
Нет, функция объединения сделок в Битрикс24 необратима. После завершения операции отменить её стандартными средствами нельзя. Поэтому перед объединением стоит внимательно проверить, какие сделки участвуют, и сделать резервную копию данных. Если ошибка всё же произошла, восстановление возможно только через архив или с помощью поддержки, если включено резервное копирование на уровне аккаунта.
Объединяются ли связанные задачи и встречи при объединении сделок?
Да, все связанные элементы, включая задачи, встречи, звонки и письма, переходят в основную сделку. Это сделано для того, чтобы не потерять информацию о взаимодействии с клиентом. Однако задачи, привязанные только к дополнительной сделке и не связанные напрямую с клиентом, могут остаться без изменения, если они настроены отдельно. Поэтому стоит проверить активные задачи вручную после объединения.
Есть ли ограничения на количество сделок, которые можно объединить одновременно?
Да, существуют определённые ограничения. В веб-интерфейсе Битрикс24 чаще всего можно объединить не более 10 сделок за раз. Это сделано для защиты от случайных массовых операций и нагрузки на систему. Если необходимо объединить большее количество записей, рекомендуется делать это поэтапно либо использовать сценарии автоматизации через REST API или бизнес-процессы, если платформа позволяет.
Загрузка...
