В Битрикс24 документы, создаваемые через шаблоны CRM, автоматически сохраняются на Диске конкретного элемента CRM – например, сделки, контакта или лида. Это поведение задано по умолчанию и связано с привязкой к сущности, инициировавшей генерацию. Физически файлы размещаются в разделе «Файлы CRM», доступном через интерфейс Диска.
Если включено сохранение в облако, документы дополнительно могут дублироваться в личном облачном хранилище пользователя или на корпоративном Диске – в зависимости от прав и настроек. Файл получает уникальный идентификатор и ссылку, которую можно встроить в письмо, задачу или чат без физического копирования.
Важно: структура хранения не отображается в виде папок по умолчанию. Для системной навигации рекомендуется использовать фильтры по дате, имени файла и привязке к CRM-объекту. Через REST API можно программно определить путь к документу, обратившись к метаданным созданного файла по его ID.
Для настройки индивидуального местоположения хранения документов необходимо отредактировать шаблон генерации: в параметрах сохранения доступен выбор папки на Диске или интеграция с внешними хранилищами (Google Drive, Dropbox). Это позволяет централизовать хранение шаблонных документов по проектам или подразделениям.
Рекомендуется проверять права доступа к выбранной папке до запуска массовой генерации документов, чтобы избежать ошибок загрузки и нарушения логики автоматизации. Разграничение прав в Битрикс осуществляется на уровне папок, что позволяет настроить хранение документов с учетом иерархии компании.
Где хранятся PDF-документы, созданные в CRM-сделках
В Битрикс24 PDF-документы, сгенерированные в рамках CRM-сделок (счета, акты, коммерческие предложения и т.д.), автоматически сохраняются в разделе «Документы» конкретной сделки. Физически файлы размещаются в хранилище «Диск» внутри портала, в папке, связанной с CRM. Путь зависит от настроек, но по умолчанию используется внутренняя структура:
CRM → Сделки → [Название сделки] → Документы.
Каждый созданный PDF-файл получает уникальный идентификатор и доступен по прямой ссылке внутри интерфейса сделки. В карточке сделки во вкладке «Документы» отображается полный список созданных файлов с указанием даты генерации и ответственного сотрудника.
Дополнительно система сохраняет файл на корпоративном Диске, если включена интеграция CRM с модулем «Диск». В этом случае документы можно найти по пути:
Компания → Диск → CRM → Сделки → [ID сделки] → PDF-файлы.
Важно: физический доступ к файлам возможен только через интерфейс Битрикс24. Прямая загрузка с сервера исключена – используется файловая абстракция, контролируемая через API. При необходимости автоматической обработки PDF (например, отправки на печать или в стороннюю систему) следует использовать вебхуки или REST API (метод crm.documentgenerator.document.get).
Для обеспечения надежного хранения рекомендуется настроить резервное копирование Диска и ограничить доступ к документам через права в CRM и на уровне Диска. Также возможно подключение внешнего облачного хранилища (например, Google Drive или Dropbox) через Marketplace-приложения для дублирования важных PDF-документов.
Путь к файлам, сформированным через бизнес-процессы
Файлы, созданные в результате выполнения бизнес-процессов в Битрикс, сохраняются в папке модуля документооборота, а точнее – в хранилище диска, ассоциированного с конкретным элементом или шаблоном процесса.
- Если в процессе используется действие «Создать документ» или «Сгенерировать PDF», файл сохраняется в Библиотеке документа (модуль «Документооборот» или «Диск»).
- Путь зависит от настроек действия. При указании папки вручную, документ будет размещён по заданному пути. Например:
/company/personal/user/5/docs/. - Если путь не задан, система по умолчанию размещает файл в корневой папке пользователя, запустившего процесс, или в папке элемента CRM (если используется в CRM).
- Для бизнес-процессов в CRM файлы чаще всего сохраняются в связанную сущность, например:
/upload/crm/{entity_type}/{id}/. - Файлы, прикреплённые к элементу через действие «Прикрепить файл», попадают в диск элемента или компании, в зависимости от контекста процесса.
Чтобы точно определить местоположение созданного файла, выполните следующие действия:
- Откройте журнал бизнес-процессов соответствующего элемента.
- Найдите действие генерации документа.
- Изучите лог: путь к файлу часто указывается в параметрах завершённого действия или в переменной, куда сохранён результат.
Рекомендуется использовать системные переменные и действия с явным указанием пути к целевой папке. Это упрощает навигацию и централизует хранение документов.
Размещение документов, созданных из шаблонов Document Generator
Документы, сформированные через модуль Document Generator в Битрикс, сохраняются в конкретных сущностях CRM или в хранилище «Документы» на диске. Местоположение зависит от способа вызова генерации и настроек шаблона.
- Если документ создаётся из карточки CRM (лид, сделка, контакт, компания), файл автоматически прикрепляется к соответствующему элементу как связанный документ. Доступ к нему осуществляется через вкладку «Документы» внутри карточки.
- При использовании пользовательских сценариев генерации (через бизнес-процессы, REST API или автоматизацию) размещение задаётся вручную в настройках вызова метода
DocumentGenerator\Document::create(). Указывается ID сущности и тип (например,CRM_DEAL). - Если в параметрах шаблона отключена привязка к сущности, документ сохраняется в разделе «Документы» на Диске. Путь:
Компания → Диск → Документы. Файлы не отображаются в CRM и требуют ручного доступа. - Шаблоны, где активирована опция «Загружать в Битрикс24.Диск», создают файлы в личном или групповом диске пользователя, инициировавшего процесс. Это задаётся в настройках шаблона в поле «Местоположение документа».
Для обеспечения централизованного хранения рекомендуется:
- Всегда указывать сущность при программной генерации документов.
- Контролировать включение флага
autoAttachв API, если требуется автоматическое прикрепление. - Настроить права доступа к разделу «Документы» на Диске, если используется хранение вне CRM.
Чтобы изменить путь сохранения уже созданных шаблонов, нужно отредактировать их свойства и указать новое местоположение в параметрах хранения. Перемещение существующих файлов вручную не влияет на связи с CRM-сущностями.
Поиск сгенерированных документов на диске Битрикс24
Сгенерированные документы в Битрикс24 автоматически сохраняются на Диске в папке, связанной с модулем CRM. Чтобы найти их, откройте раздел «Диск» в левом меню, затем перейдите в папку «CRM» – она создаётся системой при первом использовании генерации документов.
Внутри папки «CRM» документы структурированы по типу объекта. Например, для сделок используется подпапка «Сделки», для лидов – «Лиды», для контактов – «Контакты». Названия соответствуют сущностям, с которыми был связан сгенерированный документ.
Документы формируются в формате PDF и получают имя на основе шаблона документа и номера сущности, например: «Счёт №124.pdf». Для ускорения поиска используйте строку поиска в разделе «Диск» с ключевыми словами из имени шаблона, номером сделки или именем клиента.
Также можно получить доступ к документу из карточки CRM-сущности. Откройте карточку, перейдите во вкладку «Документы». Там отображаются все связанные файлы с возможностью перехода к их местоположению на Диске.
Если используется распределение по сотрудникам, документы могут сохраняться в персональных папках на Диске, привязанных к конкретному менеджеру. В этом случае путь будет: «Диск» → «Мой диск» → «CRM» → нужная сущность.
Для автоматизации поиска рекомендуются бизнес-процессы или роботы с добавлением действий по копированию или перемещению сгенерированных документов в конкретные папки с понятной структурой – по месяцам, типам клиентов или статусам сделок.
Доступ к документам в карточке элемента CRM
Все документы, сгенерированные через встроенные шаблоны Битрикс24 (коммерческие предложения, счета, договоры), автоматически прикрепляются к конкретному элементу CRM – сделке, лиду или контакту. Для просмотра и скачивания достаточно открыть соответствующую карточку.
В карточке сделки вкладка «Документы» содержит полный список всех сформированных файлов. Если вкладка не отображается, убедитесь, что модуль «Документы CRM» активирован в настройках портала. Доступ к этой информации регулируется через права пользователей в разделе CRM – Права доступа.
Каждый документ сохраняется в привязке к конкретному элементу и физически размещается в разделе «Файлы» корпоративного Диска. Ссылка из карточки ведет на файл в облачном хранилище, что позволяет быстро делиться им с коллегами или клиентами без пересылки по почте.
Для автоматического прикрепления документа в момент генерации рекомендуется использовать роботы или триггеры в настройках бизнес-процессов. Это гарантирует, что документ сразу отобразится в карточке и не будет утерян.
Редактирование и повторная генерация возможны прямо из карточки. История изменений не фиксируется, поэтому рекомендуется выгружать финальные версии в PDF и оставлять их копии в комментариях или на Диске.
Сохранение документов при интеграции с внешними хранилищами
При интеграции Битрикс с внешними хранилищами (например, Google Drive, Яндекс.Диск, Dropbox) важно правильно настроить механизм сохранения документов для обеспечения надежности и быстрого доступа. Документы генерируются и сразу должны передаваться в выбранное хранилище через API, избегая промежуточного сохранения на локальном сервере, чтобы минимизировать нагрузку и риски потери данных.
Рекомендуется использовать потоковую загрузку (streaming upload) вместо загрузки целиком, что снижает потребление оперативной памяти и ускоряет процесс передачи больших файлов. Для обеспечения целостности файлов необходимо применять контрольные суммы (например, MD5 или SHA-256) при передаче и сверять их с контрольными суммами на стороне хранилища.
Настройка прав доступа должна строго соответствовать уровню безопасности, предоставляемому внешним сервисом. Автоматическая синхронизация документов должна включать обработку ошибок API, повторные попытки загрузки и логирование всех операций для последующего аудита.
Важно организовать структуру хранения так, чтобы документы автоматически попадали в соответствующие папки и категории, что облегчает поиск и управление версиями. В случае использования версионного контроля Битрикс необходимо синхронизировать версии файлов с версионной историей внешнего хранилища, чтобы избежать конфликтов и потери данных.
Регулярные тесты интеграции и мониторинг производительности помогут выявить узкие места в процессе сохранения и своевременно обновлять настройки под изменяющиеся требования API внешних хранилищ.
Вопрос-ответ:
Где хранятся документы, которые создаются автоматически в Битрикс?
Автоматически сгенерированные документы в Битрикс обычно сохраняются в специально настроенной библиотеке документов или в папке, которую указывает администратор системы. Это может быть как стандартное хранилище на диске компании, так и облачное хранилище, интегрированное с платформой. Конкретное расположение зависит от конфигурации и настроек в модуле документооборота.
Можно ли изменить место сохранения автоматически создаваемых файлов в Битрикс?
Да, место сохранения сгенерированных документов можно изменить. Для этого в настройках документа или бизнес-процесса указывают нужную папку или библиотеку. При необходимости можно задать условия, чтобы разные типы документов сохранялись в разных местах. Обычно для этого используется интерфейс настройки бизнес-процессов или настройки модуля «Документы».
Как найти созданный документ, если не помню, куда он сохранился в Битрикс?
Если вы не знаете точное местоположение документа, можно воспользоваться поиском по ключевым словам, имени файла или дате создания внутри раздела «Документы». Также помогает история бизнес-процессов, если документ создавался в рамках конкретного процесса — там отображаются ссылки на созданные файлы. Администратор системы может проверить настройки и логи, чтобы уточнить путь к файлу.
Какие форматы документов чаще всего создаются автоматически в Битрикс и где их искать?
В Битрикс чаще всего автоматически генерируются документы в форматах PDF, DOCX, XLSX. Эти файлы сохраняются в разделе «Документы» или в папках, связанных с конкретными бизнес-процессами или CRM-сделками. Их местоположение определяется настройками шаблонов и бизнес-процессов, в которых прописано, куда должен сохраняться итоговый файл.
Влияет ли роль пользователя на доступ к папкам с сгенерированными документами в Битрикс?
Да, доступ к папкам с автоматически созданными документами регулируется правами пользователей. В зависимости от роли и настроек прав в системе, некоторые папки могут быть видимы только определённым сотрудникам или группам. Это помогает ограничивать доступ к конфиденциальной информации и организовывать удобную структуру хранения документов в компании.
Где именно в системе Битрикс можно найти созданные документы после их генерации?
После создания документа в Битрикс он обычно сохраняется в разделе, связанном с соответствующим модулем или бизнес-процессом. Чаще всего сгенерированные файлы оказываются в библиотеке документов, либо в папке, указанной в настройках шаблона документа. Иногда документы автоматически прикрепляются к карточкам клиентов, сделкам или проектам, в зависимости от сценария использования. Чтобы быстро найти нужный файл, стоит проверить раздел «Документы» на портале, а также изучить логи бизнес-процессов, если генерация происходит в их рамках.
Можно ли изменить путь сохранения сгенерированных документов в Битрикс, чтобы они автоматически попадали в определённое место?
Да, в Битрикс предусмотрена возможность настраивать место сохранения создаваемых документов. Для этого необходимо отредактировать параметры шаблона, используемого для генерации, или изменить настройки соответствующего бизнес-процесса. В зависимости от версии и конфигурации системы можно задать конкретную папку в библиотеке документов, либо связать сохранение с определённым элементом CRM, например, с карточкой клиента или сделки. Такая настройка помогает систематизировать файлы и облегчает их последующий поиск.
Загрузка...
