Формирование структуры предприятия в 1С требует точной настройки каждого элемента штатного расписания. Подразделение – ключевая организационная единица, определяющая распределение должностей, норм оплаты и подчинённости. В конфигурациях 1С:ЗУП и 1С:Предприятие создание подразделения напрямую влияет на корректность расчёта заработной платы, налогообложения и аналитики кадровых данных.
Перед добавлением нового подразделения необходимо убедиться, что в системе заданы правильные уровни иерархии. Путь: «Кадры» → «Штатное расписание» → «Создать» – позволяет инициировать новый элемент. В форме редактирования обязательно указывается наименование подразделения, при необходимости – родительская организация или подразделение, тип структуры, а также флаг «Используется» для активного отображения в списке.
Для обеспечения корректной отчётности рекомендуется установить уникальный код подразделения, соответствующий внутренней классификации компании. Это позволит в будущем автоматизировать фильтрацию и выгрузку данных в регламентированные формы. При использовании нескольких юрлиц следует учитывать раздельную настройку штатных единиц для каждой организации.
Важный момент: при изменении структуры организации через штатное расписание старые записи не удаляются, а архивируются. Это сохраняет историю изменений и обеспечивает юридическую целостность данных. Все изменения вступают в силу только после проведения документа и обновления расчетов.
Как открыть форму редактирования штатного расписания в 1С
Для перехода к редактированию штатного расписания в 1С важно учитывать конфигурацию, используемую в вашей организации. Пример ниже приведён для конфигурации «Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), редакция 3.1.
- Откройте раздел Кадры в главном меню.
- Перейдите в пункт Штатное расписание.
- В открывшемся списке выберите интересующий документ. Если документа ещё нет – нажмите Создать.
- После выбора документа откроется форма просмотра. Для внесения изменений нажмите Изменить или Открыть (в зависимости от версии интерфейса).
Если вы используете типовой интерфейс с панелью навигации:
- Откройте Главное меню → Все функции (если пункт скрыт, включите его в настройках пользователя).
- В каталоге найдите Кадровый учет → Штатное расписание.
- Запустите нужную форму для просмотра и редактирования.
При включённой роли администратора или кадрового специалиста могут быть доступны дополнительные элементы управления, такие как ручное добавление позиций и редактирование структуры подразделений напрямую из формы.
Форма редактирования содержит вкладки и поля, в которых указывается наименование должностей, подразделения, количество ставок, оклады и надбавки. Вносите изменения аккуратно, так как данные штатного расписания используются в кадровых документах.
Пошаговое добавление нового подразделения в структуру организации
Шаг 1. Откройте конфигурацию «1С:Предприятие»
Запустите конфигурацию в режиме «Предприятие» и перейдите в раздел «Организация» или «Настройка», в зависимости от версии вашей конфигурации (например, «Зарплата и управление персоналом», «Бухгалтерия»).
Шаг 2. Перейдите к справочнику «Подразделения»
Откройте справочник «Подразделения» через меню: Главное меню → Настройки → Подразделения или воспользуйтесь поиском по интерфейсу. Убедитесь, что открыта именно структура текущей организации, если используется многопрофильная база.
Шаг 3. Создайте новое подразделение
Нажмите кнопку «Создать». В открывшейся форме укажите наименование подразделения, выберите родительское подразделение (если это дочерняя структура), определите организацию, к которой оно относится.
Шаг 4. Заполните реквизиты
Укажите код подразделения (если требуется нумерация), назначьте руководителя (при наличии сотрудника в базе), настройте подразделение по умолчанию для новых сотрудников при найме (при необходимости).
Шаг 5. Сохраните и проверьте структуру
Сохраните карточку подразделения. Перейдите в режим иерархического просмотра, чтобы убедиться, что новое подразделение отображается корректно в структуре. Проверьте, что родительские связи сохранены, и подразделение не дублируется.
Шаг 6. Проверьте доступность в штатном расписании
Откройте форму «Штатное расписание» и убедитесь, что новое подразделение доступно для добавления должностей и ставок. Если его нет, проверьте настройки фильтра по организации и актуальности справочников.
Назначение кода и наименования для нового подразделения
При создании нового подразделения в штатном расписании 1С необходимо задать уникальный код, который будет использоваться в отчетах, фильтрации и при интеграции с другими модулями. Код должен быть цифровым или буквенно-цифровым, без пробелов и специальных символов. Рекомендуется использовать сквозную или иерархическую структуру кодирования, например: «0101» для отдела в составе департамента «01».
Наименование подразделения должно точно отражать его функциональное назначение и соответствовать внутренней терминологии организации. Избегайте сокращений, не принятых в компании, и дублирования существующих названий. Пример корректного наименования: «Отдел логистики и снабжения», а не «Логистика» или «Снабжение».
После ввода данных необходимо проверить отсутствие совпадений по коду и названию в справочнике подразделений. Ошибки на этом этапе могут привести к сбоям в расчетах зарплаты, маршрутизации документов и формировании аналитических отчетов.
Изменение кода или наименования после сохранения допустимо, но требует внимательного анализа последствий, особенно если данные уже используются в кадровых документах или штатном расписании.
Привязка подразделения к головной организации или филиалу
В конфигурации 1С штатное расписание строится на иерархической структуре, где каждое подразделение должно быть однозначно связано с юридическим лицом или филиалом. Это необходимо для корректного формирования отчетности, распределения затрат и соблюдения структуры подчиненности.
Для привязки подразделения выполните следующие действия:
1. Откройте справочник «Подразделения» через раздел «Организация» → «Штатное расписание» → «Подразделения».
2. Создайте новое подразделение или откройте существующее. В форме элемента укажите наименование и при необходимости родительское подразделение.
3. В поле «Организация» выберите головную организацию или филиал, к которому относится данное подразделение. Справочник содержит только те организации, которые заведены в конфигурации с типом «Юридическое лицо» или «Филиал».
4. Если используется распределение по филиалам, необходимо, чтобы в настройках организации были указаны соответствующие параметры: ИНН, КПП, ОКТМО и признак «Филиал». Это влияет на автоматическую подстановку реквизитов при кадровом оформлении.
5. После выбора организации сохраняйте изменения. Подразделение будет отображаться в штатном расписании именно в контексте указанной организации, что обеспечивает корректное отображение ставок и должностей по структуре.
Неверная привязка может привести к ошибкам в расчетах зарплаты, выгрузке в регламентированную отчетность и некорректному распределению сотрудников по структуре. Рекомендуется регулярно проводить аудит связей между подразделениями и организациями, особенно при изменениях в структуре компании.
Настройка штатных единиц в новом подразделении
Перейдите в раздел «Кадровый учет» и откройте справочник «Штатное расписание». Создайте новую строку, выбрав ранее добавленное подразделение в поле «Подразделение».
Укажите наименование должности строго по принятому в организации классификатору. Если должность новая, добавьте её через справочник «Должности» с обязательным указанием категории и кода по ОКЗ.
Задайте количество штатных единиц, исходя из утвержденной структуры. В поле «Количество ставок» допускается дробное значение, если предусмотрена неполная занятость.
Определите форму оплаты: оклад, сдельная или тарифная ставка. В случае фиксированного оклада укажите сумму и выберите валюту. Если предусмотрены надбавки, активируйте соответствующие флажки и добавьте виды начислений через настройку видов оплат.
Привяжите должность к графику работы, используя справочник «Графики работы». Это обеспечит корректное планирование рабочего времени и начисление зарплаты.
В блоке «Дополнительно» задайте информацию о подчиненности, например, если данная единица подчиняется конкретному руководителю. Установите необходимость ведения табеля по данной должности, если предусмотрено контрольное табелирование.
После заполнения всех полей сохраните изменения. Проверьте, что новая позиция появилась в списке штатных единиц выбранного подразделения. При необходимости используйте отчёт «Штатное расписание» для визуальной проверки структуры.
Проверка и сохранение изменений в штатном расписании
После внесения изменений в штатное расписание в 1С, необходимо провести серию проверок для обеспечения корректности данных. Основные шаги включают в себя проверку структуры, соответствия нормативным требованиям и отсутствие дублирующих или противоречивых записей.
Прежде всего, важно убедиться, что все изменения соответствуют установленной структуре штатного расписания. Например, новые подразделения, должности или изменения в заработной плате должны быть отражены в правильных разделах, и все взаимосвязи между этими элементами должны быть корректно настроены.
После того как все данные будут внесены, необходимо выполнить проверку на дублирование записей. В 1С для этого предусмотрены специальные механизмы, которые помогают выявить одинаковые должности или подразделения, зарегистрированные по ошибке. Это особенно актуально при массовых изменениях или импорте данных из внешних источников.
Следующим этапом является проверка соответствия введенных данных законодательным и внутренним стандартам компании. Например, должности и подразделения должны соответствовать классификатору профессий или кадровым стандартам, установленным на предприятии. Ошибки на этом этапе могут привести к несоответствиям при отчетности или кадровых проверках.
Когда все проверки завершены, можно сохранять изменения. В 1С сохранение данных происходит через интерфейс, который позволяет выбрать как частичное, так и полное сохранение внесенных изменений. Важно отметить, что перед финальной фиксацией изменений в системе рекомендуется сделать резервную копию данных. Это обеспечит возможность восстановить штатное расписание в случае возникновения ошибок или непредвиденных ситуаций.
После сохранения данных важно удостовериться, что изменения правильно отразились в отчетах и анализах. Это можно сделать с помощью встроенных инструментов для генерации отчетности, которые позволяют сравнить текущие данные с предыдущими версиями штатного расписания.
Процесс проверки и сохранения изменений требует внимательности на каждом этапе, чтобы избежать ошибок и обеспечить соответствие всех данных актуальным требованиям компании и законодательства.
Вопрос-ответ:
Что такое подразделение в штатном расписании 1С и как его создать?
Подразделение в штатном расписании 1С — это структурная единица, которая позволяет организовать сотрудников в определенные группы внутри компании. Чтобы создать подразделение, необходимо открыть соответствующий раздел в 1С, указать наименование подразделения, его код и другие параметры. Далее в интерфейсе программы заполняются данные, такие как руководитель подразделения и доступные ресурсы. После этого можно будет назначать сотрудников на созданные подразделения и корректировать их функциональные обязанности.
Какие данные нужно указать при создании подразделения в штатном расписании 1С?
При создании подразделения в 1С важно заполнить несколько обязательных полей. Это наименование подразделения, его код, если требуется, и руководителя. В некоторых случаях необходимо указать местоположение подразделения, его описание и функциональные обязанности. Важно также обратить внимание на параметры доступа, которые определяют, кто из пользователей может редактировать или просматривать информацию о подразделении.
Можно ли назначить сотрудников на созданное подразделение сразу после его создания?
Да, после создания подразделения в 1С можно сразу назначать сотрудников. Для этого в карточке каждого сотрудника выбирается нужное подразделение. Это можно сделать как при добавлении нового сотрудника, так и при редактировании уже существующего. Назначение сотрудников на подразделения помогает четко распределить обязанности и повысить управляемость в организации.
Как связаны подразделения и должности в штатном расписании 1С?
Подразделения и должности тесно связаны в штатном расписании 1С. Подразделение определяет, в какой части компании работает сотрудник, а должность — его функциональные обязанности и статус. При создании штатного расписания важно одновременно определить и подразделения, и должности, поскольку они работают в связке: каждый сотрудник занимает определенную должность в своем подразделении. В 1С можно задать соответствующие связи между этими элементами, что упрощает дальнейшее управление персоналом.
Как изменяется штатное расписание, если нужно добавить новое подразделение?
Если в компании возникает необходимость добавить новое подразделение, штатное расписание в 1С изменяется путем создания нового элемента в соответствующем разделе программы. Для этого необходимо указать все данные, такие как наименование подразделения, код и другие параметры. После этого можно обновить штатное расписание, добавив новые подразделения в структуру компании, а также назначить на них сотрудников. Изменения сразу отразятся в отчетности и других документах, что позволяет корректно управлять организацией.
Загрузка...
