Как начислить аванс в 1с зуп

Аванс – обязательный элемент расчёта заработной платы, предусмотренный Трудовым кодексом РФ. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) автоматизация этого процесса позволяет сократить количество ошибок и сэкономить время расчётчика. Однако правильная настройка и проведение документа требует точного понимания механизма, реализованного в системе.

Для начисления аванса в 1С ЗУП предусмотрено несколько подходов: фиксированная сумма, процент от оклада или расчет по данным фактически отработанного времени. Каждый из методов требует настройки отдельных параметров – от графиков работы до способов начислений и расчетных периодов.

В зависимости от конфигурации (редакция 3.1) и политик компании, может потребоваться предварительная настройка способа отражения зарплаты в учете, даты выплаты аванса, а также способа расчета аванса в разделе «Настройка расчета зарплаты». Ошибки на этом этапе приводят к некорректному расчету НДФЛ и страховых взносов.

Инструкция ниже пошагово описывает создание и проведение документов аванса, а также контроль правильности расчета. Особое внимание уделено автоматизации процесса и исключению ручного вмешательства, что критично для крупных организаций с большим числом сотрудников.

Настройка способа выплаты аванса в справочнике «Подразделения»

Откройте раздел «Кадры» и перейдите в справочник «Подразделения». Выберите нужное подразделение двойным щелчком или создайте новое через кнопку «Создать».

На вкладке «Дополнительно» найдите поле «Способ выплаты аванса». Выбор способа напрямую влияет на механизм расчёта и выгрузку платёжных документов. Доступные варианты: «Через кассу», «На банковскую карту», «По ведомости».

Если в организации используется перечисление на карты, выберите «На банковскую карту». Убедитесь, что у сотрудников подразделения заполнены реквизиты банковских счетов в личных карточках.

При выборе «Через кассу» программа будет формировать расходный кассовый ордер. Убедитесь, что указана касса в параметрах начисления и настроен кассир с правами на регистрацию выплат.

Опция «По ведомости» применяется при централизованной выдаче наличных. В этом случае в разделе «Выплаты» будет доступна печать платёжной ведомости по подразделению.

Сохраните изменения. Выбранный способ выплаты будет использоваться при автоматическом начислении аванса, если в настройках расчёта заработной платы установлен вариант «по подразделениям».

Выбор метода расчета аванса: фиксированная сумма или процент

В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) доступны два способа расчета аванса: фиксированной суммой и в процентах от начисленного заработка. Выбор зависит от политики компании и особенностей расчета зарплаты.

При использовании фиксированной суммы аванс начисляется строго в заданном размере, вне зависимости от отработанного времени или начисленного дохода. Этот метод настраивается через документ «Начисление аванса», где в поле «Сумма» указывается конкретное значение. Такой подход подходит, если организация выдает одинаковые суммы аванса всем сотрудникам или группам.

Процентный метод рассчитывает аванс как долю от предполагаемого заработка за месяц. В ЗУП его настройка осуществляется в разделе «Настройка расчетов» → «Расчет зарплаты» → «Способ расчета аванса». Процент указывается, как правило, в пределах 40–50% от ожидаемой зарплаты. Программа автоматически учитывает отработанные дни и часы, что позволяет учитывать неполный рабочий месяц, отпуска и больничные.

Если сотрудник получает переменную часть зарплаты, процентный способ обеспечивает более точную оценку аванса, избегая переплат. При стабильном окладе фиксированная сумма проще в администрировании. Важно учитывать, что при процентном методе возможны расхождения между фактически начисленной зарплатой и ожидаемой, особенно при сменном графике или частых невыходах.

Изменение метода расчета возможно в любое время, но требует пересмотра учетной политики и корректировок в настройках расчета зарплаты, чтобы избежать ошибок при начислении.

Заполнение графика выплат и привязка к расчетному периоду

Для корректного начисления аванса в 1С:ЗУП необходимо настроить график выплат и указать связь с расчетным периодом. Это влияет на дату выплаты и расчетную базу.

1. Откройте раздел Настройка – Расчет зарплаты.
2. Перейдите в блок Графики выплат и создайте новый график или отредактируйте существующий.
3. В поле Дата выплаты аванса укажите точную календарную дату, например, 20-е число каждого месяца. Это значение определяет, когда будет производиться авансовая выплата.
4. Если используется разная дата аванса для подразделений – создавайте отдельные графики выплат и прикрепляйте их к нужным подразделениям через настройку кадрового учета.
5. Установите параметр Аванс фиксированной суммойв процентах от начисленного. Выбор влияет на механизм расчета: фиксированная сумма – точное значение, процент – от заработка за первую половину месяца.

Для привязки графика выплат к расчетному периоду:

• Перейдите в Кадровый учет – Подразделения или Сотрудники (в зависимости от структуры учета).
• Откройте карточку подразделения или сотрудника и в поле График выплаты зарплаты выберите ранее созданный график.
• Убедитесь, что в настройках способа расчета зарплаты указана опция Учитывать график выплат.

При расчете аванса программа использует данные за первую половину месяца до даты, указанной в графике. Например, если дата аванса – 20-е число, расчетный период для аванса – с 1 по 15 число текущего месяца.

Формирование документа «Начисление аванса» в 1С ЗУП

Для корректного начисления аванса в 1С:ЗУП необходимо создать соответствующий документ. Порядок действий следующий:

Откройте раздел «Зарплата» и выберите пункт «Начисления аванса». Нажмите кнопку «Создать».

В поле «Месяц» укажите расчетный месяц, за который производится аванс. Это ключевой параметр, от него зависит выбор сотрудников и расчетная база.

Поле «Организация» заполняется автоматически, если в системе используется одна организация. При ведении учета по нескольким организациям, выберите нужную из списка.

В разделе «Сотрудники» добавьте работников, которым необходимо начислить аванс. Можно использовать кнопку «Заполнить» – система подберет сотрудников автоматически на основании настроек начисления аванса в карточках сотрудников.

После заполнения списка сотрудников проверьте колонку «Сумма аванса». Если в настройках указан процент от оклада, сумма будет рассчитана автоматически. При необходимости суммы можно откорректировать вручную.

Убедитесь, что установлены правильные параметры расчета:

После проверки всех данных нажмите «Провести и закрыть». Документ будет сохранен, и данные отразятся в расчетах по зарплате за месяц.

Проверка расчета аванса по каждому сотруднику

Откройте раздел «Зарплата» – «Все начисления». Найдите документ «Начисление аванса» за нужный период и откройте его. Перейдите на вкладку «Начисления».

Для каждого сотрудника убедитесь, что расчетная сумма соответствует установленному способу расчета. Если установлен фиксированный размер – сравните с данными карточки сотрудника (раздел «Кадры» – «Сотрудники», вкладка «Оплата труда»). Если используется расчет по среднему проценту – проверьте отработанное время в табеле и базу начислений за предыдущий месяц.

Нажмите на кнопку «Рассчитать» в документе аванса и проверьте появившиеся суммы. Для детальной расшифровки используйте гиперссылку на ФИО сотрудника – откроется окно с деталями расчета. Сверьте суммы с расчетными листками и убедитесь, что нет отклонений по отпускам, больничным или неявкам.

Если используется расчет по проценту от оклада, проверьте корректность настройки начисления «Аванс» в разделе «Настройка» – «Начисления». Убедитесь, что указан нужный процент и правильно задан расчетный период.

Для выявления ошибок откройте отчет «Анализ начисленного аванса» (раздел «Зарплата» – «Отчеты по зарплате»). Сравните данные по сотрудникам с плановыми выплатами. Несовпадения требуют проверки табеля учета рабочего времени и правильности настроек начислений.

Создание и проведение платежных документов для выплаты аванса

В 1С ЗУП для выплаты аванса сначала откройте раздел «Банк и касса». Выберите пункт «Платежные документы» и нажмите «Создать». В открывшейся форме укажите тип документа – «Платежное поручение». Заполните реквизиты: контрагента (работник или сотрудник), счет списания (расчетный счет предприятия), дату и сумму аванса, соответствующую рассчитанному значению в разделе «Начисления». В поле «Назначение платежа» укажите «Выплата аванса за период [месяц, год]».

После заполнения всех обязательных полей нажмите «Провести». Проверяйте отсутствие ошибок в предупреждениях. Проведение платежного документа формирует бухгалтерскую проводку и отображает обязательства по выплате.

Для контроля корректности выполните сверку с начислениями аванса через отчет «Ведомость на выплату аванса». Если данные не совпадают, вернитесь к расчетам и исправьте несоответствия.

При необходимости создайте дополнительные платежные документы для кассы, если часть аванса выплачивается наличными. Для этого выберите тип «Кассовый расходный ордер», заполните реквизиты и проведите документ аналогично платежному поручению.

После проведения всех документов с авансом в бухгалтерии сформируется корректный учет задолженности по сотрудникам и движение денежных средств, что позволит избежать расхождений при последующем закрытии месяца.

Отражение аванса в бухгалтерском и налоговом учете

В бухгалтерском учете аванс, выданный сотруднику, учитывается на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» как дебет 70 и кредит 50, 51 или 52 в зависимости от способа выплаты. В момент начисления аванса формируется проводка: Дт 70 – Кт 50 (касса) или 51 (расчетный счет).

Для корректного ведения учета аванс необходимо своевременно документировать выдачу и удержание средств, что обеспечивает правильность отражения в бухгалтерских регистрах. В 1С ЗУП при начислении аванса формируется проводка автоматически, однако важно проверить правильность настройки счетов в плане счетов организации.

С точки зрения налогового учета, выданный аванс не считается расходом до фактического отражения оплаты труда. Расходы признаются при начислении окончательной зарплаты, включая авансированную сумму, что подтверждается ведомостью на выплату и платежными документами.

При исчислении налогов с заработной платы (НДФЛ, страховые взносы) аванс учитывается в общем месячном доходе сотрудника. НДФЛ удерживается с суммы аванса при его выдаче, страховые взносы начисляются в полном объеме в момент окончательного расчета заработной платы.

Для минимизации ошибок и соблюдения законодательства рекомендуется регламентировать в учетной политике порядок отражения авансовых выплат, закрепляя сроки и методы документооборота, а также контролировать соответствие данных в 1С ЗУП и бухгалтерской системе.

Вопрос-ответ:

Как правильно настроить начисление аванса в программе 1С ЗУП для сотрудников?

Для настройки начисления аванса в 1С ЗУП нужно зайти в раздел «Начисления» и создать новое начисление с типом «Аванс». В параметрах необходимо указать, что начисление относится к авансу, выбрать способ расчёта и задать периодичность выплаты. Затем начисление нужно привязать к сотрудникам через карточку или штатное расписание. После этого программа будет автоматически учитывать аванс при расчёте зарплаты.

Какие ошибки чаще всего возникают при начислении аванса в 1С ЗУП и как их избежать?

Частые ошибки связаны с неверным выбором типа начисления, неправильными настройками периодов и сумм, а также с некорректной привязкой к сотрудникам. Например, если не установить период начисления правильно, аванс может не выплачиваться или дублироваться. Чтобы избежать проблем, рекомендуется внимательно проверить все параметры перед проведением расчёта, а также регулярно обновлять программу и соблюдать инструкции, прописанные в методических материалах 1С.

Можно ли настроить автоматическое начисление аванса в 1С ЗУП, чтобы не вводить данные вручную каждый месяц?

Да, в 1С ЗУП предусмотрена возможность автоматизации начисления аванса. Для этого в настройках соответствующего вида начисления нужно установить автоматический расчёт по заданному алгоритму, например, в процентах от оклада или фиксированной сумме. Также можно задать расписание, по которому программа будет сама создавать документы начисления аванса в нужные даты. Такая настройка экономит время и снижает риск ошибок при ручном вводе.

Как отразить в 1С ЗУП случаи, когда сотрудник получает аванс раньше установленной даты?

Если сотрудник получает аванс вне установленного графика, то в 1С ЗУП можно создать документ начисления аванса с нужной датой вручную. Для этого в разделе начислений нужно выбрать соответствующую операцию и указать фактическую дату выплаты, сумму и сотрудника. После проведения документа информация будет учтена в расчёте зарплаты и отчётности. Важно проверить, чтобы сумма аванса не превышала лимиты, установленные в организации.

Как правильно оформить возврат аванса в 1С ЗУП, если сотрудник получил сумму больше положенной?

В случае переплаты аванса необходимо оформить документ возврата или корректировки в 1С ЗУП. Для этого создаётся операция «Корректировка начислений» или «Возврат излишне выплаченного аванса», где указывается сумма и сотрудник. После проведения документа излишне выплаченная сумма будет учтена при следующем расчёте зарплаты. Такой подход помогает избежать ошибок в бухгалтерском учёте и правильно отразить финансовые операции.

Как правильно оформить аванс в 1С ЗУП для сотрудников с разной системой оплаты труда?

Для оформления аванса в 1С ЗУП необходимо выбрать в меню раздел «Начисления» и создать новое начисление с видом «Аванс». При этом важно учитывать, что для сотрудников с окладной системой оплаты аванс рассчитывается исходя из установленной суммы, а для сотрудников с почасовой или сдельной оплатой нужно задать пропорциональный расчет. В программе предусмотрена возможность автоматического расчета аванса на основании заданных параметров, таких как период и ставка, что помогает избежать ошибок при ручном вводе. После заполнения всех необходимых данных начисление нужно провести и закрыть, чтобы данные корректно отразились в расчетах зарплаты и отчетности.