Автоматизация договорной работы в Битрикс24 позволяет снизить количество ошибок, ускорить процессы согласования и обеспечить прозрачность документооборота. Вместо ручного ввода и пересылки файлов между отделами, вы можете сформировать договор прямо в CRM-системе, используя заранее подготовленные шаблоны, переменные и триггеры.
Создание договора в Битрикс24 начинается с подготовки шаблона в формате DOCX, где прописаны нужные переменные: {CLIENT_NAME}, {DEAL_AMOUNT}, {DATE} и другие. Эти переменные будут автоматически подставляться из карточки сделки, контакта или компании. Шаблон загружается в раздел CRM – Настройки – Печать – Шаблоны документов.
После загрузки шаблона необходимо настроить автоматическое или ручное формирование документа. В карточке сделки можно добавить пользовательское поле или действие бизнес-процесса, которое запускает генерацию договора. Также рекомендуется настроить этап согласования через роботов – это ускоряет процесс и фиксирует ответственность.
Готовый договор можно отправить клиенту по email прямо из сделки, сохранить в PDF или подписать через интеграцию с ЭЦП. Все действия фиксируются в таймлайне, что исключает потерю информации и облегчает контроль исполнения.
Подключение и настройка модуля CRM-документы в Битрикс24
Откройте раздел CRM в левом меню и перейдите в пункт Настройки – CRM-документы. Если пункт недоступен, убедитесь, что у вас есть административные права.
Нажмите кнопку Включить модуль. После активации система предложит выбрать шаблоны документов. Используйте стандартные или загрузите собственные в формате DOCX. Шаблоны должны содержать переменные CRM (например, {{Company.Title}}, {{Contact.Name}}).
Перейдите в Шаблоны документов, нажмите Добавить. Введите название, выберите тип сущности (сделка, контакт, компания), загрузите DOCX-файл. Назначьте права доступа к шаблону – по ролям CRM или индивидуально для сотрудников.
Для корректного подстановки данных проверьте, что в шаблоне используются переменные из справочника Битрикс24. Сопоставьте их в разделе Переменные при добавлении шаблона. При необходимости используйте условия и формулы через встроенные инструменты Word.
После сохранения шаблонов проверьте генерацию: откройте любую сделку, нажмите Создать документ – выберите нужный шаблон. Проверьте итоговый файл и при необходимости отредактируйте шаблон.
Для автоматизации можно добавить генерацию документов в роботы: перейдите в Автоматизация – Сделки, выберите стадию, нажмите Добавить робота – Создать документ. Укажите шаблон, параметры и получателя.
Создание шаблона договора с переменными в визуальном редакторе
Перейдите в раздел «CRM» – «Настройки» – «Печать» – «Шаблоны документов». Нажмите «Добавить шаблон» и выберите тип CRM-сущности, для которой будет использоваться договор, например, «Сделка» или «Контакт».
В открывшемся визуальном редакторе введите основной текст договора. Для вставки переменных используйте кнопку «Вставить поле». Выбирайте значения из доступных полей CRM: название компании, сумма сделки, ИНН, дата начала и окончания, контактное лицо. Переменные автоматически подставят актуальные данные при генерации договора.
Пример переменной: {{Company.TITLE}} – название компании, связанной со сделкой. Используйте точные обозначения, чтобы избежать ошибок при подстановке. Не редактируйте скобки вручную – используйте встроенный механизм вставки.
Для добавления условий с переменными используйте текстовые блоки и выделение. Например: «Оплата должна быть произведена до {{Deal.CLOSEDATE}} включительно». Для юридической информации подставьте: {{Company.REQUISITES}} или {{MyCompanyBankDetails.BANK_NAME}}.
Сохраните шаблон и укажите доступ к нему: выберите, кто из сотрудников может использовать документ. После сохранения шаблон станет доступен для автоматической генерации при работе с сущностью, к которой он привязан.
Настройка автоматической подстановки данных из карточки сделки
Для автоматического заполнения договора данными из сделки в Битрикс24 необходимо использовать поля шаблона документа, связанные с переменными CRM. Это позволяет исключить ручной ввод и ошибки при переносе информации.
1. Перейдите в раздел CRM – Настройки – Прочее – Шаблоны документов.
2. Выберите или создайте шаблон. При создании укажите тип: «Сделка», чтобы использовать поля сделки в качестве источника данных.
3. В редакторе шаблона используйте переменные вида {{Deal.Title}}, {{Company.Title}}, {{Contact.Name}}. Примеры часто используемых переменных:
| {{Deal.Title}} | Название сделки |
| {{Deal.Amount}} | Сумма сделки |
| {{Deal.ID}} | Идентификатор сделки |
| {{Company.Title}} | Название компании |
| {{Contact.Name}} | Имя контакта |
| {{Contact.Phone}} | Телефон контакта |
4. Для пользовательских полей используйте формат {{Deal.UF_CRM_123ABC}}. Значение UF-ключа можно найти в настройках полей CRM (CRM – Настройки – Пользовательские поля).
5. Сохраните шаблон и проверьте его в реальной сделке: откройте нужную сделку – нажмите «Создать документ» – выберите шаблон. Все данные должны автоматически подставиться в соответствующие места.
6. Если используются многострочные или форматированные поля, убедитесь, что шаблон поддерживает нужные типы контента (например, перенос строк, HTML-теги).
Автоматизация подстановки минимизирует ошибки и ускоряет работу с документами при большом количестве сделок.
Пошаговое формирование договора на этапе сделки
Шаг 1. Подготовка шаблона договора
Перейдите в раздел CRM – Настройки – Документы. Создайте новый шаблон, укажите тип документа – «Договор». В теле шаблона используйте теги-подстановки: #CONTACT.NAME#, #COMPANY.TITLE#, #DEAL.OPPORTUNITY# и другие переменные, соответствующие данным сделки.
Шаг 2. Привязка шаблона к стадии сделки
Откройте настройки воронки продаж. Выберите нужную стадию (например, «Переговоры» или «Подписание договора»), добавьте триггер или бизнес-процесс, который автоматически формирует документ при переходе на эту стадию.
Шаг 3. Настройка бизнес-процесса генерации
В разделе CRM – Бизнес-процессы создайте процесс для сущности «Сделка». Добавьте действие «Создать документ» и выберите нужный шаблон. Укажите параметры для автозаполнения: контактное лицо, сумма сделки, сроки исполнения. При необходимости добавьте автоматическую отправку договора на электронную почту клиента через действие «Отправить письмо».
Шаг 4. Проверка и редактирование
После генерации документ отображается в карточке сделки во вкладке Документы. Откройте файл для просмотра, при необходимости внесите правки прямо из интерфейса, используя встроенный редактор Bitrix24. Изменения сохраняются автоматически.
Шаг 5. Отправка и отслеживание статуса
Отправьте договор клиенту одним кликом через встроенные коммуникации CRM. При использовании подключения к ЭЦП предусмотрена возможность подписания прямо в системе. Статус подписания отслеживается в режиме реального времени, при изменении появляется уведомление.
Согласование и редактирование договора внутри Битрикс24
Для запуска процесса согласования договора в Битрикс24 необходимо использовать бизнес-процессы в разделе CRM или в хранилище документов (Drive), если договор прикреплён как файл. Откройте карточку сделки или контакт, перейдите к прикреплённому документу и нажмите «Запустить бизнес-процесс».
В стандартной конфигурации доступен шаблон согласования по маршруту. При его запуске документ направляется участникам в заданной последовательности. Каждому сотруднику приходит уведомление с возможностью оставить комментарий или отклонить документ с указанием причины. Состояние и этап отображаются в режиме реального времени в карточке процесса.
Редактирование договора возможно как в самом документе Microsoft Office/Google Docs, если подключены облачные диски, так и напрямую в Битрикс24 с помощью встроенного редактора OnlyOffice. Для этого нажмите на файл, выберите «Редактировать» и внесите изменения – сохраняются они автоматически.
Чтобы избежать конфликтов версий, используйте функцию «История изменений» – она позволяет отслеживать, кто и когда редактировал документ, а при необходимости восстановить одну из предыдущих версий. В случае параллельной работы нескольких участников, редактор блокирует одновременное редактирование и предлагает открыть документ в режиме «Только чтение».
По завершении редактирования и получения согласований, ответственный пользователь переводит документ в статус «Утверждён». Этот статус фиксируется в журнале бизнес-процесса и отображается в CRM-сущности. Далее доступна автоматическая отправка на подписание через встроенный модуль ЭЦП или внешние сервисы, если они подключены.
Выгрузка, отправка и хранение готового договора в системе
После создания договора в Битрикс24 важно корректно выгрузить, отправить и сохранить документ для дальнейшего использования и контроля. Следуйте этим рекомендациям для эффективной работы с договорами.
- Выгрузка договора
- Перейдите в раздел CRM – «Договоры» или соответствующий кастомный раздел, где сохранён документ.
- Откройте нужный договор и нажмите кнопку «Скачать» или «Экспорт в PDF». Битрикс24 автоматически сформирует PDF-файл с актуальной информацией.
- При необходимости выгрузите документ в формате Word, если используется интеграция с внешними шаблонами через модуль «Документы» или сторонние приложения.
- Отправка договора
- Для отправки по электронной почте используйте встроенную функцию «Отправить по email». Выберите контакт из CRM, добавьте комментарии и прикрепите договор.
- При необходимости отправки по факсу или через другие каналы подключайте интеграции, например, с почтовыми сервисами или мессенджерами, доступными в вашем тарифе.
- Для массовой рассылки договоров используйте бизнес-процессы в разделе «Автоматизация», чтобы задать шаблоны и условия отправки без ручного вмешательства.
- Хранение договора
- Все договоры сохраняются в CRM с возможностью фильтрации по дате, контрагенту, статусу.
- Для быстрого доступа и безопасности активируйте настройки прав доступа, ограничивающие просмотр и редактирование документов только ответственными сотрудниками.
- Резервное копирование данных происходит автоматически в облаке Битрикс24. При необходимости настройте экспорт документов на локальные серверы через API.
- Используйте теги и категории для группировки договоров по типу, проекту или стадии сделки, что облегчает поиск и анализ.
Вопрос-ответ:
Как добавить новый договор в Битрикс24 и какие шаги необходимо выполнить для его создания?
Чтобы создать договор в Битрикс24, сначала нужно зайти в раздел CRM, затем выбрать вкладку «Договоры» или создать новый элемент через кнопку «Добавить». Далее следует заполнить основные поля: название, контрагента, дату начала и окончания, а также указать сумму. После этого можно прикрепить необходимые файлы и сохранить договор. Важный момент — проверить корректность всех введённых данных перед сохранением, чтобы избежать ошибок при дальнейшем использовании.
Какие параметры можно настроить в договоре в Битрикс24, чтобы адаптировать его под нужды компании?
В договоре доступны для настройки такие параметры, как тип договора, условия оплаты, сроки выполнения обязательств, а также возможность добавления специальных комментариев и дополнительных полей. Также можно настроить уведомления о приближении сроков и назначить ответственных сотрудников для контроля исполнения. Все эти настройки помогают сделать договор более гибким и удобным для работы с конкретными проектами и клиентами.
Можно ли автоматизировать процесс создания и отправки договоров в Битрикс24? Как это сделать?
Да, Битрикс24 поддерживает автоматизацию создания и отправки договоров через бизнес-процессы. Для этого в настройках CRM создаётся шаблон договора и прописываются условия запуска автоматизации — например, при добавлении нового лида или сделки. Затем настраивается автоматическая отправка договора клиенту по электронной почте с возможностью подписания документа. Это существенно экономит время и снижает риск ошибок, связанных с ручным вводом данных.
Какие ограничения или ошибки могут возникнуть при создании договора в Битрикс24 и как их избежать?
Частые проблемы связаны с неверно заполненными обязательными полями, отсутствием привязки к нужному клиенту или неправильным форматом дат. Чтобы избежать ошибок, следует внимательно проверять все поля перед сохранением, использовать шаблоны договоров с заранее заданными параметрами и обновлять информацию о контрагентах. При появлении системных ошибок рекомендуется обращаться в техническую поддержку или изучать справочные материалы по Битрикс24.
Как контролировать сроки и исполнение условий договоров, созданных в Битрикс24?
В Битрикс24 для контроля договоров используются встроенные инструменты уведомлений и отчётов. Можно настроить автоматические напоминания о приближении даты окончания договора, а также отслеживать статус выполнения через карточку договора. Кроме того, через отчёты CRM легко анализировать, какие договоры требуют внимания, и контролировать работу ответственных сотрудников. Это помогает своевременно реагировать на изменения и поддерживать порядок в документообороте.
Как правильно настроить шаблон договора в Битрикс24 перед созданием документа?
Для настройки шаблона договора в Битрикс24 необходимо зайти в раздел «Настройки» или «CRM», затем выбрать «Шаблоны документов». Там можно создать новый шаблон, добавив нужные поля и параметры, которые будут автоматически заполняться при создании договора. Важно внимательно настроить поля с информацией о клиенте, услугах и условиях, чтобы в дальнейшем не пришлось редактировать договор вручную. После сохранения шаблон становится доступным для использования при формировании новых договоров.
Какие шаги нужно выполнить, чтобы отправить готовый договор клиенту через Битрикс24?
После создания и проверки договора в системе нужно перейти к его отправке. В Битрикс24 предусмотрена возможность отправить договор напрямую из карточки документа. Для этого выберите пункт «Отправить», укажите адрес электронной почты клиента и добавьте сопроводительное сообщение. Также можно сохранить договор в формате PDF, если требуется приложить файл вручную в письмо. Если настроена интеграция с электронными подписями, документ можно отправить на подписание онлайн, что ускорит процесс согласования и заключения сделки.
Загрузка...
