Как провести день диспансеризации в 1с зуп

Организация дня диспансеризации в программе 1С:Зарплата и управление персоналом требует чёткого соблюдения регламентов и корректного отражения отсутствия сотрудников. Важно не только учесть время, потраченное работниками на прохождение медосмотра, но и обеспечить его правильное документальное оформление с точки зрения трудового и налогового законодательства.

В 1С ЗУП (редакция 3.1) отсутствие по причине диспансеризации оформляется с использованием документа «Неявки» с видом времени «Диспансеризация». Этот вид времени уже включён в классификатор, и его использование позволяет правильно отразить дни отсутствия без потери рабочего стажа и оплаты, если сотрудник имеет соответствующее право согласно ТК РФ (ст. 185.1).

Для массового оформления отсутствий по диспансеризации рекомендуется использовать групповую обработку «Регистрация времени отсутствий». С её помощью можно назначить день или несколько дней диспансеризации сразу для выбранной категории работников – например, сотрудников старше 40 лет, проходящих диспансеризацию раз в три года. Указание основания и прикрепление скан-копии уведомления о праве на диспансеризацию позволит обеспечить документальное сопровождение события.

После регистрации неявок система автоматически исключит эти дни из расчёта отработанного времени, а также корректно отразит их в табеле учёта рабочего времени. Это необходимо для точного начисления зарплаты и формирования отчётности, включая формы СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ. При интеграции с электронным документооборотом уведомления могут быть направлены работникам напрямую из системы.

Как отразить день диспансеризации в графике работы сотрудника

Для корректного учета дня диспансеризации в 1С:Зарплата и управление персоналом перейдите в раздел «Кадры» и выберите пункт «Изменение графиков работы сотрудников».

Создайте новый документ изменения графика, установите дату начала действия и выберите нужного сотрудника. Нажмите «Заполнить график», чтобы загрузить актуальный график работы. В открывшемся окне найдите нужную дату прохождения диспансеризации.

Для этой даты вручную измените тип дня с рабочего на «Диспансеризация». Если тип «Диспансеризация» отсутствует, его необходимо предварительно добавить в справочник «Произвольные виды времени». Откройте его через меню «Настройка» – «Кадровый учет» – «Произвольные виды времени», создайте новый элемент, укажите код (например, DISP), наименование и классификацию – «неявка с сохранением оплаты».

После добавления нового вида времени вернитесь к графику и назначьте его на соответствующую дату. Проверьте, чтобы время отсутствия не превышало установленный лимит – 1 рабочий день раз в три года, или 2 дня при возрасте 40 лет и старше.

Сохраните изменения и проведите документ. После этого день диспансеризации будет учтен при расчете табеля и не повлияет на оплату труда.

Создание документа «Неявки» для учета диспансеризации

Для фиксации отсутствия сотрудника на рабочем месте в связи с прохождением диспансеризации необходимо создать документ «Неявки» в разделе «Кадры» → «Неявки сотрудников».

Нажмите кнопку «Создать» и выберите вид неявки «Диспансеризация». Если в списке отсутствует нужное значение, добавьте его в справочник «Виды неявок» с типом времени «неявка по уважительной причине» и с кодом по ТК РФ – «23».

Укажите дату начала и окончания периода диспансеризации, сотрудника, подразделение, а также при необходимости – основание отсутствия (например, справку из медучреждения).

Проверьте, чтобы в настройках начислений организации данный вид неявки не оплачивался. Для этого перейдите в «Настройка расчета зарплаты» → «Оплата по неявкам» и убедитесь, что для вида «Диспансеризация» не установлена галочка «Оплачивать».

После заполнения всех полей документ нужно провести. Отсутствие будет отражено в табеле учета рабочего времени с кодом «ДВ», что соответствует дням диспансеризации.

Если сотрудник проходит диспансеризацию не полный день, создается документ «Изменение графика работы» вместо «Неявки». Это важно для корректного учета рабочего времени и начисления зарплаты.

Указание причины отсутствия с кодом «Диспансеризация»

В 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) для корректного отражения отсутствия сотрудника по причине прохождения диспансеризации необходимо использовать специальный код «Диспансеризация» (код 23 по ОКТМ). Это позволяет соблюсти требования трудового законодательства и корректно сформировать кадровую и расчетную отчетность.

Для указания причины откройте раздел «Кадры» и выберите «Документы отсутствия». Создайте новый документ «Отсутствие (болезнь, отпуск и т.д.)». В поле «Вид времени» укажите «Диспансеризация». При этом система автоматически подставит код 23 и классифицирует отсутствие как оплачиваемое.

Важно: чтобы причина «Диспансеризация» была доступна в списке, в справочнике «Виды времени» она должна быть предварительно настроена. Перейдите в раздел «Настройка» – «Виды времени», создайте новый элемент или проверьте наличие существующего с типом «Дополнительные оплачиваемые отпуска» и кодом 23. Установите флаг «Отражать в табеле», чтобы код корректно попадал в форму Т-13 и электронные табели учета рабочего времени.

После проведения документа отсутствие будет отображено в табеле с буквенным обозначением «ДП» и учтено в расчетах зарплаты как полностью оплачиваемый день без уменьшения фонда рабочего времени. Это исключает необходимость вручную корректировать начисления и гарантирует соответствие регламентам ФСС и Роструда.

Отражение диспансеризации в табеле учета рабочего времени

В 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) для фиксации дня диспансеризации в табеле учета рабочего времени применяется специальный код времени – «ДН» (Диспансеризация). Этот код включён в классификатор рабочих и нерабочих дней по умолчанию, но при его отсутствии необходимо добавить его вручную в справочник «Виды времени» с типом времени – «неявка с оплатой».

Для правильного отражения дня диспансеризации необходимо выполнить следующие шаги:

• Открыть раздел «Кадры» → «Все документы» → «Неявки».
• Создать новый документ «Неявка» с видом времени «Диспансеризация (ДН)».
• Указать сотрудника, дату и основание предоставления дня диспансеризации (например, направление из медучреждения).

После проведения документа информация автоматически попадёт в табель учета рабочего времени. Табель формируется в разделе «Отчеты по кадрам» → «Табель учета рабочего времени». При этом в соответствующей ячейке табеля за выбранную дату появится код «ДН», а общее количество отработанных часов сотрудника за месяц уменьшится на установленную продолжительность рабочего дня без потери оплаты.

Важно: в соответствии с Трудовым кодексом РФ, день диспансеризации оплачивается в полном объёме, как рабочий день, но не учитывается как фактически отработанное время. Это должно быть корректно отражено в настройках вида времени, где устанавливается флаг «Включается в оплачиваемое время», но не отмечается как «Явка».

Проверка правильности отражения осуществляется через отчет «Анализ учета рабочего времени», где можно отследить использование кода «ДН» и его влияние на норму времени и оплату.

Порядок оплаты дня диспансеризации согласно Трудовому кодексу

Согласно статье 185.1 Трудового кодекса РФ, работникам предоставляется освобождение от работы с сохранением места и среднего заработка для прохождения диспансеризации.

• Граждане предпенсионного возраста имеют право на два оплачиваемых дня в год.
• Работники, достигшие пенсионного возраста, также могут использовать два оплачиваемых дня ежегодно.
• Прочие работники вправе использовать один оплачиваемый день раз в три года.

Средний заработок за день диспансеризации рассчитывается по правилам статьи 139 ТК РФ. В 1С:ЗУП для этого применяется стандартный механизм расчета среднего заработка, аналогично оплате отпусков и командировок.

1. Оформите отсутствие по причине диспансеризации через документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».
2. Укажите причину «Диспансеризация» – вид времени «Оплачиваемый отпуск (иное оплачиваемое отсутствие)».
3. Проверьте, что начисление автоматически учитывает расчет среднего заработка – в настройках начисления должна быть выбрана формула по 139 статье ТК РФ.

Дополнительных оснований для удержаний или корректировок по НДФЛ и страховым взносам не возникает – начисления облагаются стандартным образом.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника предоставить соответствующий день, не требуя отработки или предоставления медицинских документов до прохождения диспансеризации.

Настройка вида времени для диспансеризации в 1С ЗУП

Для корректного учета времени, предоставленного сотрудникам на прохождение диспансеризации, необходимо создать отдельный вид времени с точными параметрами. Это позволит обеспечить соблюдение трудового законодательства и автоматизировать расчет рабочего времени.

1. Откройте раздел «Настройка» → «Виды времени».
2. Создайте новый элемент, кнопка «Создать».
3. Укажите наименование: «Диспансеризация».
4. Тип времени: Неявка по уважительной причине.
5. В поле «Причина неявки» выберите «Прохождение диспансеризации» из справочника.
6. Установите флаг «Учитывается как рабочее время», чтобы сохранить оплату за этот день.
7. В блоке «Использование» отметьте опцию «Разрешено вводить в табель».
8. Для автоматизации ввода – включите флаг «Разрешено использовать в графиках работы», если планируется использование в типовых графиках.

После создания вида времени необходимо обновить табели сотрудников, которым предоставляется день для диспансеризации. Это делается через документ «Изменение графиков работы сотрудников» или напрямую в табеле.

• При ручном вводе – используйте созданный вид времени в табеле на нужную дату.
• Для массового назначения – создайте обработку или настройте шаблон кадрового документа.

Правильная настройка исключает ошибки при расчете зарплаты и гарантирует соблюдение требований ст. 185.1 ТК РФ.

Формирование отчетов по использованию дней диспансеризации

Для получения точных данных о предоставленных днях диспансеризации необходимо использовать встроенные возможности 1С:ЗУП. В разделе «Кадры» откройте пункт «Отчеты по кадрам» и выберите отчет «Предоставленные дни отсутствия». В настройках отчета добавьте фильтр по виду времени «Диспансеризация» и укажите период формирования, например, текущий календарный год.

В качестве группировки рекомендуется использовать поля «Сотрудник», «Подразделение» и «Дата начала отсутствия». Это позволяет быстро оценить, кто и когда воспользовался правом на день диспансеризации. Для анализа частоты обращений включите колонку «Количество дней».

Если требуется контролировать соблюдение прав по возрасту, настройте отбор по дате рождения или возрасту сотрудников. Это делается через пользовательские поля или создание дополнительной настройки отбора с использованием условия: «Возраст от 40 лет».

Для автоматизации контроля рекомендуется сохранить настроенный вариант отчета и установить периодическое формирование через планировщик заданий. Это обеспечит регулярный мониторинг и снизит риск ошибок в предоставлении льготных дней.

При необходимости выгрузки данных для внешнего аудита используйте формат Excel. Перед выгрузкой проверьте корректность отражения вида отсутствия «Диспансеризация» в справочнике «Виды времени» – он должен быть настроен с признаком «Дополнительный оплачиваемый день».

Учёт повторных и дополнительных дней диспансеризации в течение года

В 1С:Зарплата и управление персоналом для отражения дополнительных и повторных дней диспансеризации следует использовать документ «Неявка». Тип неявки – «Диспансеризация», с соответствующим видом времени из классификатора производственного календаря.

При назначении дополнительного дня в рамках одного календарного года требуется создать отдельную строку в документе, указывая конкретную дату. Если сотрудник проходит диспансеризацию повторно (например, по направлению врача или при наличии хронических заболеваний), необходимо зафиксировать это основание в поле «Комментарий» для последующей отчетности и аудита.

В случае предоставления более одного дня диспансеризации, система 1С не ограничивает количество дней, но для соблюдения ТК РФ и локальных нормативных актов рекомендуется использовать предопределенные настройки в виде пользовательских правил контроля отклонений по видам времени. Это позволяет исключить автоматическое предоставление превышающего количества дней.

Для аналитики и контроля используйте отчёт «Анализ использования неявок», фильтруя по виду времени «Диспансеризация». Отчёт формируется по каждому сотруднику и показывает полное количество использованных дней, что позволяет оперативно выявлять случаи превышения лимита.

Если предприятие предоставляет дополнительные дни по инициативе работодателя (например, для работников с вредными условиями труда), в настройках графика работы необходимо создать отдельный вид времени с соответствующим комментарием и добавить его в индивидуальный график сотрудника.

Рекомендуется вести внутренний реестр всех предоставленных дней диспансеризации, синхронизируя данные с документами кадрового учёта в 1С. Это исключает дублирование и обеспечивает достоверность при проверках.

Вопрос-ответ:

Как в 1С ЗУП правильно оформить отсутствие сотрудника на работе в день диспансеризации?

Для отражения дня диспансеризации в 1С Зарплата и управление персоналом необходимо воспользоваться документом «Неявка». В поле «Вид неявки» следует выбрать значение «Диспансеризация». Программа учитывает этот день как оплачиваемое отсутствие, и он не влияет на расчет отпусков и страховых взносов. Обратите внимание, что право на день диспансеризации предоставляется раз в три года сотрудникам старше 40 лет, а также ежегодно – предпенсионерам и пенсионерам. Поэтому перед оформлением следует проверить, подходит ли сотрудник под эту категорию.

Можно ли в 1С ЗУП настроить автоматическое напоминание о диспансеризации для сотрудников?

Прямого механизма автоматического напоминания в базовой конфигурации 1С ЗУП нет. Однако, можно реализовать такую функцию через подсистему задач и напоминаний, используя возможность настройки бизнес-процессов или интеграции с внешними сервисами. Альтернативный вариант — сформировать отчет по сотрудникам, имеющим право на диспансеризацию, и на его основе вручную создать задачи в календаре или списке напоминаний. Это позволяет вести контроль без дополнительного программирования.

Какие документы нужно оформить в 1С ЗУП при направлении сотрудника на диспансеризацию?

В первую очередь оформляется приказ или распоряжение на предоставление дня диспансеризации. В 1С ЗУП для отражения этого используется документ «Неявка (болезнь, отпуск, прогул и др.)», в котором указывается причина — «Диспансеризация». Дополнительно можно зафиксировать служебную записку или заявление сотрудника, а также сохранить копию медицинского направления, если это предусмотрено внутренним регламентом компании. Само отсутствие отражается в табеле учета рабочего времени и учитывается в расчётах как оплачиваемый день.

Как отразить в табеле день диспансеризации в 1С ЗУП, чтобы он корректно попал в отчетность?

В табеле учета рабочего времени день диспансеризации отображается с кодом «ДП» или «23» (в зависимости от версии программы и настроек классификатора причин неявки). В 1С ЗУП это делается автоматически при оформлении документа «Неявка» с соответствующим видом отсутствия. Правильное отображение кода в табеле важно для отчетности, в том числе при подготовке сведений в ПФР и ФСС. Также это обеспечивает корректный расчет среднего заработка и исключает возможные ошибки при анализе рабочего времени.