В Битрикс24 задача – это базовый элемент планирования, отслеживания прогресса и координации работы между сотрудниками. Один из ключевых факторов успешной работы в системе – корректное и полное создание задачи с учетом всех параметров: исполнителя, сроков, подзадач, наблюдателей и повторений.
Битрикс24 предлагает гибкий интерфейс для постановки задач: можно использовать быстрый режим создания, расширенный режим с дополнительными опциями, а также шаблоны для типовых задач. Каждый способ подходит для определённых сценариев: от срочных поручений до комплексных проектов с несколькими участниками.
Создание задачи вручную позволяет точно задать ответственного, крайний срок, приоритет, а также прикрепить файлы, установить напоминания и задать контроль исполнения. Через CRM можно связать задачу с конкретным клиентом или сделкой, что повышает прозрачность взаимодействия и уменьшает риск упущенных обязательств.
При правильной настройке задачи срабатывают автоматизации: например, постановка задачи после завершения стадии сделки или уведомление руководителя при просрочке исполнения. Это упрощает контроль и экономит время на рутинных проверках.
Руководителю важно не только создать задачу, но и использовать возможности отчётности: отслеживание сроков, загрузки сотрудников, вовлечённости исполнителей. Все эти данные доступны в стандартных отчётах и диаграммах Битрикс24, если задача создана корректно и с нужными параметрами.
Как открыть форму создания новой задачи в Битрикс24
Перейдите в левое меню портала и выберите раздел «Задачи и проекты». В открывшемся интерфейсе нажмите кнопку «Добавить задачу» в верхней части экрана.
Если вы работаете внутри группы или проекта, откройте нужную рабочую группу, затем нажмите «Создать» → «Задачу». Форма автоматически привяжет задачу к текущему проекту.
При использовании Битрикс24 в виде десктопного приложения действия идентичны. В мобильной версии нажмите на кнопку «+» внизу экрана и выберите пункт «Задача».
Для быстрого доступа используйте сочетание клавиш Alt+Shift+T (в веб-версии), чтобы мгновенно открыть форму новой задачи.
Форма откроется в виде всплывающего окна, где можно сразу указать название, ответственного, сроки и дополнительные параметры задачи.
Выбор постановщика, ответственного и соисполнителей задачи
Постановщик задачи по умолчанию – пользователь, создающий задачу. Для изменения нажмите на поле «Постановщик» и выберите нужного сотрудника из справочника сотрудников. Доступно только при наличии прав на смену постановщика.
Ответственный – ключевой исполнитель задачи. Обязательное поле. Выберите сотрудника, учитывая его компетенции и текущую загрузку. Список автоматически фильтруется по участникам проекта или рабочей группы, если задача создаётся в соответствующем контексте.
Для добавления соисполнителей нажмите «Добавить соисполнителей» и выберите одного или нескольких пользователей. Соисполнители получают полный доступ к работе над задачей, но не могут изменять её ключевые параметры, такие как постановщик или ответственный.
Если нужный сотрудник отсутствует в списке, проверьте его участие в проекте или группе. При необходимости добавьте пользователя в команду для корректного отображения в списках.
Изменить роли участников можно в любой момент через редактирование задачи, что позволяет оперативно переназначать ответственность и распределять задачи между сотрудниками.
Заполнение названия и описания задачи с учетом целей
Название задачи должно точно отражать конечную цель, быть максимально коротким и информативным. Используйте конкретные глаголы действия, например, «Подготовить отчет по продажам за апрель» или «Обновить прайс-лист на сайте». Избегайте общих формулировок типа «Работа над проектом» – они снижают ясность и усложняют поиск.
Описание задачи раскрывает суть и требования. Включите в него ключевые параметры: сроки выполнения, необходимые ресурсы, ответственных, ожидаемый результат. Структурируйте текст в виде коротких пунктов или абзацев, чтобы облегчить восприятие. Пример: «1) собрать данные по клиентам за март; 2) проанализировать отклонения; 3) подготовить презентацию для менеджеров». Избегайте неоднозначных формулировок и лишних деталей, не влияющих на выполнение.
В описании также укажите критерии успешности задачи – что именно должно быть достигнуто и как это проверить. Это поможет избежать разночтений и сэкономит время на уточнениях. Если задача связана с командной работой, выделите ответственных за отдельные этапы.
Следите, чтобы название и описание были взаимосвязаны и дополняли друг друга, формируя чёткое понимание задачи и ожидаемых результатов. Такой подход повысит эффективность планирования и контроля в Битрикс24.
Настройка сроков выполнения и дедлайнов задачи
В Битрикс24 срок выполнения задачи задаётся в поле «Срок» при её создании или редактировании. Для точного контроля рекомендуют указывать дату и время завершения, чтобы исключить неопределённость. Если задача требует нескольких этапов, используйте чек-листы с отдельными сроками для каждого пункта.
Дедлайн влияет на автоматические напоминания: система отправит уведомление ответственному и наблюдателям за 1 день и за 1 час до окончания срока. При необходимости можно добавить дополнительные напоминания вручную в разделе «Напоминания».
Для повторяющихся задач доступна настройка цикличности, где указывается интервал повторения – ежедневно, еженедельно или по индивидуальному расписанию. Это позволяет систематически контролировать задачи без необходимости создавать их заново.
Используйте поле «Приоритет» для обозначения срочности вместе со сроком, чтобы визуально выделять критичные задачи в списках и фильтрах.
Рекомендуется регулярно проверять вкладку «История изменений», где фиксируются корректировки сроков, что помогает отслеживать сдвиги и причины задержек.
Добавление чек-листов, файлов и комментариев в задачу
Для эффективного контроля выполнения задачи используйте чек-листы. Чтобы добавить чек-лист, откройте задачу и нажмите на кнопку «Добавить чек-лист». Введите пункты, распределяя подзадачи или шаги, которые необходимо выполнить. Каждый элемент чек-листа можно отметить как выполненный, что позволяет отслеживать прогресс.
Для прикрепления файлов используйте кнопку «Прикрепить файл» в нижней части задачи. Можно загружать документы с компьютера, а также добавлять файлы из облачного хранилища Битрикс24. Размер одного файла не должен превышать 50 МБ, а количество вложений – 20 на задачу.
Комментарии обеспечивают обмен информацией внутри задачи. Добавляйте комментарии в поле «Написать комментарий» внизу страницы задачи. Используйте @упоминания коллег для привлечения их внимания. Комментарии можно форматировать с помощью встроенного редактора – добавлять списки, ссылки и выделять текст. Важные сообщения закрепляйте, чтобы они оставались видимыми для всех участников.
Выбор группы или проекта для размещения задачи
При создании задачи в Битрикс24 правильный выбор группы или проекта определяет эффективность контроля и взаимодействия участников. Размещение задачи в нужном контексте обеспечивает прозрачность процессов и удобство отчетности.
- Определите принадлежность задачи:
- Если задача связана с конкретным направлением работы или отделом – выбирайте соответствующую группу.
- Для межфункциональных инициатив предпочтительнее проект, объединяющий участников из разных отделов.
- Учитывайте уровень доступа:
- Группа или проект должны предоставлять доступ только тем сотрудникам, которые участвуют в выполнении задачи.
- Для задач с ограниченным кругом исполнителей выбирайте закрытые группы или проекты с ограниченным доступом.
- Проверьте активность группы или проекта:
- Выбирайте актуальные и регулярно обновляемые группы, чтобы избежать игнорирования задачи.
- Избегайте размещения в архивах или неактивных проектах.
- Соответствие цели задачи:
- Задачи, направленные на долгосрочные результаты, лучше размещать в проектах с четко заданными сроками и этапами.
- Оперативные задачи небольшого объема удобнее создавать внутри групп для быстрого обмена информацией.
Правильный выбор обеспечивает четкое распределение ответственности и ускоряет процесс исполнения задачи, снижая риски потери информации и дублирования усилий.
Сохранение задачи и контроль за ее выполнением
Для контроля за выполнением откройте список задач и отфильтруйте по статусу. Важно регулярно обновлять статус задачи: «В работе», «На проверке», «Выполнена». Каждое изменение статуса автоматически фиксируется в ленте событий, что обеспечивает прозрачность процесса.
Настройте напоминания и автоматические уведомления для ответственных и контролирующих лиц. Это делается через раздел «Напоминания» в карточке задачи, где можно задать сроки и интервал оповещений. Используйте встроенный таймтрекер для фиксирования фактического времени выполнения, что поможет анализировать эффективность.
Контроль также включает комментарии и вложения в задаче – прикрепляйте отчёты, скриншоты и документы, чтобы фиксировать промежуточные результаты. Ответственные должны оставлять комментарии с указанием текущего прогресса, что повышает коммуникацию и исключает недоразумения.
Для задач с несколькими исполнителями используйте подзадачи – это позволяет делегировать отдельные этапы и контролировать выполнение на более детальном уровне. Итоговое завершение задачи возможно только после закрытия всех подзадач.
Вопрос-ответ:
Как добавить новую задачу в Битрикс24 через мобильное приложение?
Для создания задачи в мобильном приложении Битрикс24 нужно открыть раздел «Задачи», нажать на кнопку создания новой задачи (обычно это плюсик), затем заполнить поля с названием задачи, описанием и назначить ответственного. При необходимости можно указать дедлайн и добавить участников. После заполнения всех нужных данных нужно сохранить задачу.
Можно ли создать повторяющуюся задачу в Битрикс24? Если да, то как это сделать?
Да, в Битрикс24 есть возможность создавать задачи, которые повторяются через определённый интервал. Для этого при создании задачи нужно перейти в раздел с настройками повторения и выбрать нужный период (например, ежедневно, еженедельно, ежемесячно). Затем указываете дату начала и, при необходимости, дату окончания повторений. После сохранения задача будет автоматически создаваться в выбранные дни.
Какие поля нужно обязательно заполнить при создании задачи, чтобы она появилась в общем списке?
Для того чтобы задача корректно отобразилась в общем списке, необходимо заполнить минимум поле с названием задачи. Остальные поля, такие как описание, ответственный, сроки и приоритет, заполняются по желанию, но их наличие помогает лучше организовать работу. Если название не указано, задача не будет создана.
Как назначить несколько исполнителей на одну задачу в Битрикс24 и будет ли видна эта задача всем участникам?
В Битрикс24 можно назначить основного ответственного и добавить соисполнителей. Для этого при создании задачи в соответствующих полях выбираются сотрудники, которые будут участвовать в выполнении. Все назначенные исполнители и наблюдатели смогут видеть задачу в своих списках, получать уведомления и оставлять комментарии. Это удобно для коллективной работы над одним заданием.
Загрузка...
