Инвентарный номер – ключевой реквизит, используемый для идентификации основных средств в учете. В 1С изменение этого параметра требует точного соблюдения последовательности действий, особенно если объект уже был введён в эксплуатацию и задействован в бухгалтерии.
В конфигурациях «1С:Бухгалтерия» и «1С:Управление нашей фирмой» прямое редактирование инвентарного номера в карточке основного средства недоступно после проведения документов. Чтобы внести изменения, необходимо использовать документ «Изменение параметров амортизации ОС» либо воспользоваться механизмом «Корректировка данных ОС», если он доступен в вашей версии.
Перед началом работы убедитесь, что закрыты все документы, связанные с амортизацией и перемещением объекта за период изменения. В противном случае система может заблокировать внесение правок или исказить учетные данные. Изменение должно быть документально обосновано – рекомендуем оформить служебную записку или распоряжение, прилагаемое к корректирующему документу.
Если объект задействован в налоговом учете, потребуется внести аналогичные изменения и в разделе «Налоговый учет». Несогласованность между бухгалтерским и налоговым учетом может повлечь за собой ошибки при формировании регламентированной отчетности.
Проверка прав доступа для изменения инвентарного номера
Перед изменением инвентарного номера в 1С необходимо убедиться, что у пользователя есть соответствующие права доступа. Без этого система заблокирует любые попытки редактирования реквизита.
- Откройте конфигуратор 1С и перейдите в раздел «Пользователи».
- Выберите нужного пользователя и проверьте назначенные роли.
- Для изменения инвентарного номера требуется наличие роли с правом на изменение объектов учета ОС (обычно это роль «Полные права» или «Администратор учета ОС»).
Если используется ролевая модель безопасности, проверьте, включены ли права на изменение реквизитов справочника «Основные средства»:
- Откройте справочник «Роли».
- Выберите роль пользователя и перейдите в «Права доступа».
- Убедитесь, что установлены права «Изменение» и «Запись» для объекта «Справочник.ОсновныеСредства».
Для тонкой настройки доступа при использовании управляемого интерфейса:
- Перейдите в «Управление пользователями и правами» в пользовательском режиме.
- Откройте группу доступа или роль и проверьте, разрешено ли изменение поля «ИнвентарныйНомер» в форме элемента справочника.
После внесения изменений рекомендуется протестировать действия под учетной записью данного пользователя, чтобы исключить блокировку на уровне формы, команды или регламентного ограничения.
Поиск объекта с текущим инвентарным номером в справочнике
Откройте раздел «Основные средства» или иной справочник, в котором учитываются объекты с инвентарными номерами. В верхней части формы найдите строку поиска или используйте клавишу Ctrl+F для активации встроенного фильтра.
В поле поиска введите полный инвентарный номер. Если известна только его часть – укажите фрагмент, добавив символ * для маски. Например, ОС-* покажет все объекты, номера которых начинаются с «ОС-».
Если фильтрации по инвентарному номеру нет, нажмите «Еще» → «Настройка списка» и добавьте колонку Инвентарный номер в отображаемые поля. После этого сортировка и фильтрация по нужному значению станет доступной.
Для точного поиска также используйте расширенный фильтр: нажмите «Еще» → «Отбор», выберите поле Инвентарный номер, условие – Равно, и введите актуальное значение.
Если используется конфигурация с расширенным учетом ОС, убедитесь, что поиск выполняется в справочнике «Объекты эксплуатации» или «Нематериальные активы», в зависимости от классификации конкретного объекта.
После нахождения нужной строки дважды кликните по ней для открытия карточки объекта и перехода к изменению данных.
Изменение инвентарного номера через форму элемента справочника
Откройте справочник «Основные средства» или другой, в котором учитывается объект с инвентарным номером. Найдите нужный элемент с помощью строки поиска или отбора по текущему номеру.
Дважды щелкните по записи, чтобы открыть форму элемента. В форме отобразятся все реквизиты объекта, включая инвентарный номер. Поле инвентарного номера может называться по-разному, например «ИнвентарныйНомер» или «НомерИнвентарный» – зависит от конфигурации.
Если поле доступно для редактирования, введите новый инвентарный номер вручную. Убедитесь, что новый номер соответствует формату, принятому в вашей учетной политике, и не дублирует существующие номера. При наличии контроля уникальности система предупредит о совпадении.
После внесения изменений нажмите кнопку «Записать и закрыть». Если используется регистр сведений, связанный с изменением инвентарного номера, убедитесь, что он обновился автоматически. В противном случае откройте регистр вручную и проверьте актуальность данных.
Если поле недоступно для редактирования, требуется изменить настройки справочника в конфигураторе или использовать обработку, предназначенную для переноса инвентарного номера. Самостоятельное изменение конфигурации допускается только при наличии прав администратора и резервной копии базы данных.
Использование обработки для массовой замены инвентарных номеров
Для ускорения процесса изменения инвентарных номеров объектов ОС в 1С целесообразно использовать специализированную обработку. Это позволяет избежать ручного редактирования карточек каждого объекта.
Порядок действий:
- Откройте конфигурацию в режиме 1С:Предприятие с полными правами администратора.
- Создайте или загрузите внешнюю обработку, предназначенную для массового редактирования справочника «Основные средства» или регистра сведений, где хранятся инвентарные номера.
- В обработке предусмотрите:
- поле для загрузки списка новых инвентарных номеров (например, из Excel-файла);
- механизм сопоставления по уникальному признаку (например, текущему инвентарному номеру или коду объекта);
- проверку на дублирование новых номеров до записи изменений;
- лог выполнения для фиксации успешных и неуспешных операций.
- Загрузите подготовленный файл, проверьте сопоставление данных, выполните предварительный просмотр.
- Запустите замену с созданием резервной копии или выгрузкой изменений в отдельный файл для восстановления при необходимости.
Рекомендуется использовать временные реквизиты или версионирование записей, чтобы сохранить историю изменений. Обработка должна выполнять сохранение в транзакции, предотвращая частичное применение при ошибках.
После выполнения проверьте корректность замены через стандартные отчёты или с помощью SQL-запросов на тестовой копии базы.
Проверка связанных документов перед изменением номера
Перед изменением инвентарного номера необходимо провести анализ всех документов, ссылающихся на данный объект. В конфигурациях «Бухгалтерия предприятия», «Управление производственным предприятием» и других используется сквозная ссылка на инвентарный номер в документах списания, перемещения, модернизации, инвентаризации, передачи и других операциях ОС.
Откройте карточку объекта основных средств и используйте кнопку «Где используется» (или одноименный отчет, если доступен в вашей конфигурации). Просмотрите список документов, особенно с незакрытым статусом. Изменение номера при наличии таких документов может нарушить связность данных или вызвать ошибки при закрытии месяца.
Проверьте регистры накопления и бухгалтерские проводки через стандартные отчеты, такие как «Оборотно-сальдовая ведомость по ОС» и «Анализ субконто». Убедитесь, что в них не осталось ссылок на старый номер, которые могут не обновиться автоматически.
При использовании внешних обработок или обменов с другими системами (например, с 1С:ЗУП или 1С:УТ), проверьте настройки интеграции. Старый номер может использоваться в механизмах сопоставления, что приведет к сбоям при синхронизации данных.
Если объект числится в документах лизинга или аренды, необходимо обновить данные также в этих регламентированных формах. В противном случае возникнут расхождения при автоматическом формировании отчетности.
Все связанные документы должны быть перепроведены после изменения номера. Используйте групповые операции для ускорения процесса, особенно при большом количестве документов. Без перепроведения ссылки будут указывать на устаревшие данные.
Настройка запрета на редактирование инвентарного номера
Для исключения риска случайного изменения инвентарного номера объекта основного средства необходимо настроить запрет на редактирование соответствующего реквизита. Это достигается через конфигуратор 1С в пользовательском режиме или через механизмы разграничения прав доступа.
В конфигураторе выполните следующие шаги:
1. Откройте конфигурацию в режиме редактирования.
2. Перейдите к справочнику «Основные средства» или аналогичному, в котором содержится инвентарный номер.
3. Найдите реквизит «ИнвентарныйНомер».
4. В свойствах реквизита установите флаг «Только просмотр» или снимите флаг «Редактируемый» для нужной формы.
5. Перейдите в форму элемента справочника и проверьте, что поле инвентарного номера недоступно для ввода.
Для более гибкой настройки используйте роли и права доступа:
| Объект | Разрешение | Роль |
|---|---|---|
| Справочник.ОсновныеСредства | Чтение | ПользовательОсновныхСредств |
| Справочник.ОсновныеСредства.ИнвентарныйНомер | Нет доступа к записи | ПользовательОсновныхСредств |
Если используется расширение конфигурации, настройку можно выполнить без изменения основной конфигурации. В расширении создайте обработчик события «ПриСозданииНаСервере» или «ПриОткрытии», в котором заблокируйте редактирование поля:
ЭлементыФормы.ИнвентарныйНомер.Доступность = Ложь;После применения изменений протестируйте поведение формы под учетной записью пользователя, чтобы убедиться в невозможности редактирования инвентарного номера.
Отражение изменения инвентарного номера в учетной политике
Изменение инвентарного номера объекта основного средства требует документального закрепления в учетной политике организации, так как влияет на идентификацию актива в регистрах бухгалтерского и налогового учета.
В учетной политике необходимо предусмотреть возможность изменения инвентарного номера, указав основания и процедуру: например, при объединении нескольких объектов, выделении части имущества или устранении дублирующихся записей. Формулировка должна включать прямую ссылку на порядок изменения реквизитов карточки основного средства.
Рекомендуется дополнить раздел учетной политики о ведении аналитического учета основных средств пунктом о допустимости переоформления инвентарных карточек с новым номером при сохранении непрерывности истории учета. При этом важно указать, что информация о предыдущем номере сохраняется в информационной базе 1С в виде служебного реквизита или примечания.
После обновления учетной политики издается приказ по организации, утверждающий изменения. Копия приказа и новая редакция учетной политики прикладываются к учетной документации. При необходимости вносятся правки в учетную политику в 1С через интерфейс «Настройки учета» → «Учетная политика», с указанием даты вступления изменений в силу.
Формирование отчета по измененным инвентарным номерам
Для контроля корректности переименования объектов ОС необходимо формировать отчет, фиксирующий все изменения инвентарных номеров. В конфигурации «1С:Бухгалтерия» можно воспользоваться стандартным отчетом или создать пользовательский запрос через СКД.
Откройте раздел Отчеты и выберите ОС и НМА – Инвентарные карточки. В настройках отчета включите отбор по периоду и активируйте отображение полей «Инвентарный номер (старый)» и «Инвентарный номер (новый)», если они доступны. В ряде типовых конфигураций эти поля отсутствуют – в этом случае потребуется настроить собственный отчет.
Создайте новый отчет в режиме конфигуратора. В источнике данных используйте регистр сведений История изменений объектов или аналогичный, если он присутствует в вашей конфигурации. Включите поля: Дата изменения, Объект ОС, Старый инвентарный номер, Новый инвентарный номер, Ответственный пользователь.
Для удобства анализа добавьте сортировку по дате изменения и сгруппируйте данные по ответственным лицам или подразделениям. Это позволит отслеживать, кто инициировал изменения и на каких объектах. Сформированный отчет можно выгрузить в Excel для последующего аудита или архивации.
Регулярное формирование такого отчета рекомендуется закрепить в учетной политике и проводить не реже одного раза в месяц.
Вопрос-ответ:
Можно ли изменить инвентарный номер объекта ОС напрямую в карточке?
Нет, в 1С изменение инвентарного номера напрямую в карточке объекта основных средств недоступно. Это связано с тем, что инвентарный номер используется в бухгалтерском и налоговом учете и должен сохранять непрерывность. Для изменения номера необходимо воспользоваться специальным документом «Изменение параметров учета ОС» или аналогичным, в зависимости от конфигурации вашей 1С.
Что произойдет с историей объекта, если изменить его инвентарный номер?
История объекта сохраняется, но после изменения номера в новой карточке будет отображаться обновлённый номер. При этом документы, ранее связанные с этим объектом, будут по-прежнему доступны, и связь между ними и объектом не потеряется. Важно правильно оформить изменение, чтобы сохранить корректность учёта и избежать путаницы при инвентаризации и проверках.
Какие действия нужно выполнить перед изменением инвентарного номера?
Перед изменением рекомендуется провести сверку остатков, проверить, не участвует ли объект в текущих документах (например, перемещениях, модернизации или списаниях), а также убедиться, что зафиксированы все операции по объекту. После этого можно оформить документ изменения параметров учета, где указывается новый инвентарный номер и дата вступления изменений в силу.
Можно ли указать произвольный номер, или он должен соответствовать какому-то формату?
Номер может быть произвольным, но в большинстве организаций используется определённая система нумерации. Например, номер может включать код подразделения, год поступления и порядковый номер. Следует учитывать внутренние правила учёта и методические рекомендации, чтобы новые номера не дублировались и были легко идентифицируемы.
Изменение инвентарного номера повлияет на налоговый учёт?
Смена номера сама по себе не влияет на расчет амортизации или налоговую базу. Однако в некоторых случаях налоговые органы могут запросить пояснения при расхождении в инвентарных номерах между предыдущими и текущими отчетами. Поэтому рекомендуется сохранять все документы, подтверждающие факт изменения, и корректно их отражать в учётной системе.
Загрузка...
