Как начислить аванс в 1с

Аванс – это обязательный элемент расчёта заработной платы в большинстве организаций, выплачиваемый сотрудникам до основного начисления за месяц. В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» предусмотрены инструменты для автоматизации этого процесса, однако некорректные настройки могут привести к ошибкам в отчетности и взаиморасчетах с персоналом.

В 1С начисление аванса чаще всего осуществляется двумя способами: фиксированной суммой или в проценте от предполагаемой заработной платы. Для первого варианта необходимо создать документ «Начисление аванса» и указать конкретную сумму по каждому сотруднику. Во втором случае используется расчет по проценту от оклада, заданного в кадровых данных – как правило, 40 или 50% от должностного оклада.

При настройке важно проверить, что в справочнике сотрудников корректно указаны графики работы, виды начислений и реквизиты для выплаты. Системные ошибки часто возникают, если данные в этих разделах устарели или заполнены неполностью. Также следует убедиться, что документ аванса не пересекается по дате с другими выплатами, особенно при использовании периодических удержаний или премий.

Для упрощения контроля за начислениями рекомендуется включить в отчётах расшифровку по каждому сотруднику с детализацией начислений, удержаний и сумм к выплате. Это позволяет своевременно выявлять отклонения и исключать задвоение данных при закрытии месяца.

Настройка вида расчета для аванса в 1С

Для корректного начисления аванса в 1С необходимо создать отдельный вид расчета. Это обеспечит автоматизацию процесса и правильное отражение в бухгалтерском и налоговом учете.

Перейдите в раздел «Настройка» → «Расчет заработной платы» → «Виды расчетов». Нажмите «Создать» и заполните следующие параметры:

В блоке «Алгоритмы расчета» установите флаг «Рассчитывается автоматически» и укажите формулу, если используется расчет в процентах от оклада. Например: Оклад * 0.4.

Сохраните вид расчета и включите его в соответствующий план начислений. Проверьте правильность заполнения в документе «Начисление аванса». В графе «Начисления» должен отображаться созданный вами вид расчета.

Определение суммы аванса в расчетном листке

Сумма аванса в расчетном листке отображается на основе документов начисления и параметров учета в программе 1С. Для точного отражения аванса необходимо учитывать способ расчета: фиксированная сумма или процент от оклада. При использовании процента, сумма рассчитывается как произведение установленного процента на оклад за первую половину месяца с учетом отработанных дней.

В конфигурациях 1С (например, «Зарплата и управление персоналом» или «Бухгалтерия предприятия») расчетный листок формируется на основании документа «Начисление зарплаты и взносов». При этом документ «Аванс» должен быть проведен до формирования расчетного листка. В противном случае сумма аванса не отобразится.

Если организация применяет исчисление аванса по данным табеля, то важно, чтобы табель учета рабочего времени за первую половину месяца был заполнен до момента расчета. В противном случае сумма аванса может быть занижена или равна нулю.

Если сотрудник получает аванс не по общему правилу (например, по заявлению или с учетом индивидуального графика), сумма корректируется вручную в документе начисления. В этом случае рекомендуется добавить комментарий, чтобы обосновать расхождение с типовым расчетом.

Создание документа «Начисление аванса» в 1С

Для ввода аванса сотрудникам перейдите в раздел Зарплата и кадры или Зарплата (в зависимости от конфигурации), затем откройте пункт Начисления зарплаты и выберите Начисление аванса.

Нажмите Создать. В открывшейся форме выберите организацию, укажите месяц, за который производится начисление. Поле Дата должно соответствовать дню выплаты аванса, согласно принятому графику выплат.

В списке сотрудников указываются те, кому начисляется аванс. Для добавления конкретных сотрудников нажмите Подбор или Заполнить, если требуется включить всех сотрудников с окладной формой оплаты.

Поле Способ начисления заполняется автоматически, если в карточке сотрудника задана соответствующая настройка. При необходимости его можно изменить вручную: доступны варианты по фиксированной сумме или в процентах от оклада.

Проверьте корректность суммы для каждого сотрудника. Если используется процент, сумма рассчитывается автоматически по окладу. При ручном вводе суммы измените значение в поле Сумма.

После заполнения нажмите Провести и Закрыть. Документ попадёт в учёт и отразится при формировании проводок и ведомостей на выплату.

Для контроля правильности начислений сформируйте отчет Авансы сотрудникам через меню Отчёты – Зарплата.

Выбор способа расчета аванса: фиксированная сумма или процент от оклада

В 1С Зарплата и управление персоналом при настройке начисления аванса необходимо определить способ расчета: фиксированная сумма или процент от оклада. От этого зависит точность расчётов, автоматизация учета и соответствие кадровой политике организации.

• Фиксированная сумма подходит для компаний, где аванс не зависит от графика работы или размера заработной платы. Например, если принято выплачивать 15 000 рублей всем сотрудникам независимо от должности и ставки. В 1С этот способ реализуется через установку конкретного значения в документе «Начисление аванса».
• Процент от оклада эффективен, когда необходимо учитывать размер зарплаты конкретного сотрудника. Например, аванс составляет 40% от оклада. В 1С используется способ расчета «Процент от тарифной ставки». Такой подход удобен при работе с неполной занятостью, так как процент автоматически пересчитывается в зависимости от установленной ставки.

При выборе способа учитываются:

1. Регламент предприятия. Если в локальных нормативных актах установлен процент – фиксированная сумма недопустима.
2. Учет отпусков, больничных и других отклонений. При фиксированной сумме необходимо вручную корректировать выплаты, если сотрудник отсутствовал. При процентном расчете отклонения автоматически влияют на сумму аванса.
3. Автоматизация расчета зарплаты. Процент от оклада интегрируется с системой расчета основной зарплаты, исключая ошибки при расчетах вручную.

Рекомендуется использовать процентный способ при стандартной кадровой политике и фиксированный – при нестандартных схемах выплат или в небольших организациях с упрощённым учетом.

Проверка учета аванса в зарплатных проводках

Откройте раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Анализ зарплаты по сотрудникам». Установите фильтр по нужному месяцу и сотруднику, чтобы убедиться в наличии строки с видом расчета «Аванс».

Перейдите в «Бухгалтерию» → «Операции» → «Журнал проводок». В отборе укажите дату выплаты аванса и счет 70.01. Проверьте, сформирована ли проводка Дт 70.01 Кт 50 (или Кт 51 при безналичном перечислении). Отсутствие проводки означает, что документ начисления не проведен или ошибка в настройке начислений.

Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий период. Убедитесь, что в нем отражен аванс с корректной суммой. Проверьте вид расчета: он должен иметь признак «Аванс» и включаться в расчет проводок.

Для анализа ошибок используйте отчет «Контроль ведения учета зарплаты» (раздел «Зарплата» → «Сервис»). Здесь отображаются расхождения между расчетными и бухгалтерскими данными. Если аванс не отразился в проводках, проверьте настройки начислений в разделе «Настройки зарплаты» → «Начисления» – вид расчета должен иметь флаг «Отражается в бухучете».

Проверьте соответствие проводок регистру «Бухгалтерия учета расчетов с персоналом». Он доступен через «Все функции» → «Регистры бухгалтерии». В нем должна присутствовать запись с датой начисления аванса и корректными корреспондирующими счетами.

Формирование платежных поручений на выплату аванса

В 1С для формирования платежных поручений на выплату аванса используется документ «Платежное поручение». В разделе зарплаты и кадров сначала необходимо сформировать документ «Начисление аванса» по выбранному периоду и сотрудникам. После этого в разделе «Банк и касса» выбирается команда создания платежных поручений на основании начислений аванса.

Важно правильно указать реквизиты получателя: банковский счет сотрудника и банк, а также назначение платежа, содержащее период и тип выплаты – «Аванс за период». Для контроля соответствия сумм рекомендуется сверять итог начисления аванса с суммой платежного поручения перед выгрузкой в банк-клиент.

При массовой выплате аванса система автоматически формирует отдельные поручения по каждому сотруднику. Рекомендуется использовать функцию пакетной обработки платежей для ускорения выгрузки и печати документов. В случае корректировок начислений, перед формированием платежных поручений необходимо провести пересчет и отменить ранее созданные документы, чтобы избежать дублирования платежей.

После формирования и проверки платежных поручений экспорт осуществляется в формат, поддерживаемый вашим банком (чаще всего это XML). В 1С предусмотрена настройка шаблонов выгрузки, что обеспечивает соответствие требованиям банка и уменьшает вероятность возвратов платежей.

Отражение аванса в бухгалтерском и налоговом учете

В бухгалтерском учете аванс сотруднику отражается по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 50 «Касса» или 51 «Расчетный счет» в момент фактической выплаты. Если аванс выдается через подотчетное лицо, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При начислении аванса зарплата учитывается на счете 70, а НДФЛ удерживается сразу, отражаясь проводкой дебет 70 – кредит 68. Взносы на обязательное социальное страхование начисляются в момент начисления аванса и отражаются на счете 69.

В налоговом учете аванс признается расходом только после фактической выплаты сотруднику, при этом документальное подтверждение является обязательным. В целях налогообложения прибыли авансовые выплаты включаются в расходы отчетного периода, в котором произведена выплата.

Налог на доходы физических лиц удерживается на момент выплаты аванса, что подтверждается платежными ведомостями или отчетами кассира-операциониста. Для страховых взносов момент признания расходов совпадает с датой начисления аванса, что необходимо учитывать при формировании отчетности.

Рекомендуется вести раздельный учет авансов и окончательных выплат по зарплате, чтобы избежать ошибок при расчете налогов и взносов. Применение стандартных механизмов 1С по учету авансов позволяет автоматически формировать необходимые бухгалтерские и налоговые проводки, сокращая риски несоответствий в отчетности.

Вопрос-ответ:

Как правильно оформить начисление аванса сотруднику в 1С?

Для начисления аванса в 1С необходимо зайти в раздел «Зарплата и кадры», выбрать документ «Начисление зарплаты» или создать новый документ «Аванс». В форме указываются данные сотрудника, сумма аванса, а также период, за который производится расчет. После заполнения и проверки всех данных документ необходимо провести. Система автоматически рассчитает сумму к выдаче и сформирует проводки для бухгалтерии.

Можно ли изменить сумму аванса после проведения документа в 1С?

Изменить сумму аванса напрямую в проведённом документе нельзя, так как это может привести к рассогласованию данных в расчетах. Если ошибка выявлена после проведения, следует создать корректирующий документ или отменить проведение и ввести корректные данные заново. Это обеспечит правильность учета и отчетности.

Какие настройки нужно проверить перед начислением аванса в 1С?

Перед началом начисления аванса необходимо убедиться, что в системе корректно настроены параметры зарплатных периодов, правильно указаны ставки и правила расчёта аванса в карточках сотрудников. Также важно проверить наличие соответствующих видов начислений и корректность настроек бухгалтерских счетов для отражения операции. Если все параметры заданы верно, процесс начисления пройдет без ошибок.

Как в 1С отразить выплату аванса и избежать двойного учета при окончательном расчёте зарплаты?

В 1С при выплате аванса создается отдельный документ, который учитывается в общей сумме заработной платы за месяц. При расчёте окончательной зарплаты сумма уже выплаченного аванса автоматически вычитается из общей выплаты, что исключает дублирование. Важно своевременно оформлять документы и проводить операции, чтобы данные в бухгалтерии и расчетах совпадали.