Для корректной отправки акта выполненных работ через систему 1С Электронного Документооборота (ЭДО) необходимо выполнить несколько последовательных шагов, обеспечивающих юридическую значимость документа и его своевременную доставку контрагенту.
Первым этапом является подготовка акта в 1С, где важно проверить соответствие всех реквизитов требованиям договора и законодательства. Внимание следует уделить правильному заполнению данных по исполнителю, заказчику, дате выполнения и перечню работ. Ошибки в этих полях могут привести к отказу в приеме документа у контрагента.
Далее акт необходимо подписать усиленной квалифицированной электронной подписью, интегрированной с платформой 1С. Для этого требуется наличие действующего сертификата ключа ЭЦП, привязанного к учетной записи пользователя. После подписи документ автоматически переводится в формат, совместимый с ЭДО.
Завершающим шагом является отправка акта через модуль ЭДО 1С, где указывается адресат и выбирается протокол обмена с контрагентом. Система фиксирует статус доставки и получение подтверждения, что позволяет отслеживать процесс и исключает риск потери документа.
Подготовка документа акта выполненных работ для загрузки в 1С ЭДО
Для корректной загрузки акта выполненных работ в систему 1С ЭДО необходимо строго соблюдать формат и структуру документа. Во-первых, акт должен быть сформирован в формате XML по утвержденному стандарту электронного документооборота, соответствующему версии вашей конфигурации 1С.
Обязательные поля акта включают реквизиты заказчика и исполнителя, дату и номер акта, перечень выполненных работ с указанием объема, стоимости и единиц измерения, а также подписи ответственных лиц в электронной форме. Все данные должны полностью совпадать с исходными бумажными или внутренними документами.
Перед выгрузкой проверьте, что в документе отсутствуют орфографические ошибки и несоответствия в суммах, поскольку 1С ЭДО проводит автоматическую сверку данных. Не допускается наличие пустых или некорректных значений в ключевых реквизитах – это приведет к отклонению документа системой.
Для удобства дальнейшей обработки рекомендуем присвоить файлу логичное имя с указанием даты и номера акта, например: Act_20250515_№123.xml. Это упрощает поиск и учет в системе.
После формирования файла загрузите его в интерфейсе 1С ЭДО через раздел «Входящие документы» с использованием функционала импорта. Убедитесь, что выбран правильный профиль обмена и подключены необходимые сертификаты для электронной подписи.
При возникновении ошибок загрузки внимательно проанализируйте сообщения системы, исправьте выявленные несоответствия и повторно выгрузите акт.
Настройка подключения к сервису электронного документооборота в 1С
Для подключения к сервису ЭДО необходимо использовать специализированный обменный модуль, совместимый с версией вашей 1С: обычно это «1С:Документооборот» или встроенные в конфигурацию механизмы ЭДО. В разделе «Администрирование» выберите пункт «Настройка обмена с контрагентами» и добавьте нового оператора ЭДО, указав идентификатор сервиса и URL-адрес API.
Для аутентификации требуется сертификат электронной подписи, который импортируется через «Администрирование» → «Настройка безопасности» → «Сертификаты». Убедитесь, что сертификат не просрочен и зарегистрирован на ваше юридическое лицо. Рекомендуется использовать ключевые носители формата PKCS#12 (.pfx или .p12) с паролем.
В настройках обмена обязательно укажите тип подписываемых документов – например, «Акт выполненных работ». Установите флаг «Автоматическая отправка» для минимизации ручного контроля. Протестируйте соединение с сервисом, используя функцию «Тест подключения», которая проверит корректность URL и доступность API.
При первом подключении проверьте правильность заполнения реквизитов вашей организации: ИНН, КПП, наименование, и контактных данных. Неправильные данные приводят к ошибкам при отправке документов. В случае ошибок изучите журнал обмена – он содержит коды и описание ошибок, что позволит оперативно устранить неполадки.
Пошаговая загрузка акта выполненных работ в систему 1С ЭДО
- Откройте модуль «Электронный документооборот» в вашей конфигурации 1С.
- Перейдите в раздел «Документы» и выберите пункт «Акты выполненных работ».
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип акта согласно договору с контрагентом.
- Заполните реквизиты акта: номер, дата, контрагент, договор. Проверьте корректность данных.
- Добавьте строки с выполненными работами, указывая номенклатуру, количество, цену и сумму.
- Проверьте правильность расчётов и наличие всех обязательных полей.
- Нажмите кнопку «Подготовить к отправке» – система сформирует электронный файл в формате XML, соответствующий требованиям ЭДО.
- Выберите способ отправки: через встроенный шлюз 1С или стороннего оператора ЭДО, если интеграция настроена.
- Нажмите «Отправить». После успешной передачи появится отметка о статусе документа в журнале ЭДО.
- Сохраните копию отправленного акта в локальном архиве для контроля и отчетности.
При возникновении ошибок передачи проверьте корректность настроек оператора ЭДО и соответствие формата документа требованиям контрагента.
Проверка и подписание акта перед отправкой через 1С ЭДО
Перед отправкой акта выполненных работ через 1С ЭДО необходимо убедиться в соответствии данных документа с исходными условиями договора и фактическими результатами. В разделе «Документы» выберите нужный акт и откройте его для проверки.
Проверьте реквизиты: дату составления, номер акта, наименования сторон, корректность заполнения полей с описанием выполненных работ, объемы и цены. Ошибки в этих полях могут привести к отказу в приеме контрагентом или несоответствию бухгалтерского учета.
Особое внимание уделите подписи и печати: убедитесь, что в электронном акте применена квалифицированная электронная подпись (КЭП) уполномоченного лица, зарегистрированного в системе 1С ЭДО. Без корректной подписи отправка невозможна.
При необходимости используйте функцию предварительного просмотра документа в формате PDF для проверки визуального соответствия оригиналу. При обнаружении ошибок исправьте данные в исходном документе и обновите акт.
Для подписания перейдите в меню действий и выберите «Подписать документ». В открывшемся окне выберите сертификат КЭП, затем подтвердите подпись, введя пароль от ключа. Статус акта изменится на «Подписан», что позволяет начать процесс отправки.
После подписания рекомендуется сохранить копию акта с электронной подписью на локальном носителе или в облачном хранилище для дальнейшего аудита и сверок с контрагентом.
Отправка акта контрагенту и контроль статуса доставки в 1С ЭДО
Для отправки акта выполненных работ через 1С ЭДО откройте раздел «Документы ЭДО» и выберите подготовленный акт. Убедитесь, что все реквизиты заполнены корректно, включая подписантов и дату документа.
Нажмите кнопку «Отправить» для передачи акта контрагенту через установленный канал ЭДО. Система автоматически формирует электронное сообщение и направляет его в сервис обмена.
После отправки перейдите в раздел «Журнал обмена», где отображается статус каждого документа. Статусы могут быть: «Отправлен», «Доставлен», «Прочитан», «Подписан контрагентом» или «Отклонён».
Для контроля доставки используйте фильтры по дате и контрагенту. При статусе «Доставлен» подтверждается получение документа на стороне получателя. Если статус не изменяется длительное время, проверьте настройки подключения или обратитесь к оператору ЭДО.
В случае отклонения акта системой контрагента в 1С отобразится причина отказа. После устранения ошибок можно повторно отправить акт без необходимости создавать новый документ.
Рекомендуется настроить уведомления для автоматического оповещения о смене статуса документа, что позволит оперативно реагировать на возможные проблемы и своевременно завершать процедуру согласования.
Обработка ответов и замечаний контрагента в системе 1С ЭДО
После отправки акта выполненных работ через 1С ЭДО в разделе «Входящие документы» фиксируются все ответы от контрагента, включая замечания и подтверждения. Для обработки нужно открыть полученный ответ и внимательно изучить текстовые комментарии и приложенные файлы.
Если контрагент указал конкретные несоответствия, необходимо оперативно сформировать корректировочный документ или дополнительное соглашение. В системе 1С ЭДО это делается через функцию «Создать ответный документ» с привязкой к исходному акту, что сохраняет цепочку документооборота.
Для каждого замечания важно указать конкретные причины отклонения и корректировки, чтобы избежать повторных вопросов. После подготовки ответа документ отправляется контрагенту с обязательной отметкой о статусе «Исправлен» или «На доработке».
Рекомендуется контролировать сроки реакции: на ответ и доработку отводится не более 5 рабочих дней, что позволяет соблюдать договорные обязательства и ускоряет процесс согласования.
Все действия фиксируются в истории документа, что обеспечивает прозрачность взаимодействия и позволяет при необходимости быстро получить всю информацию по этапам согласования акта.
Загрузка...
