В 1С:Предприятие настройка перехода универсального передаточного документа (УПД) в статус «2» – это не просто формальность. Статус «2» обозначает, что документ подписан обеими сторонами и может использоваться как подтверждение для вычета НДС. Неверно установленный или несвоевременно обновлённый статус может привести к налоговым рискам и отказу в вычете со стороны ФНС.
Для корректной смены статуса УПД в 1С важно учитывать не только правила документооборота, но и используемую конфигурацию: Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей или ERP. Например, в конфигурации «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 статус изменяется автоматически после получения квитанции о приеме и подтверждения подписи покупателя через сервис обмена (например, 1С-ЭДО или Диадок). Однако при ручной загрузке документов или ошибках ЭЦП возможны сбои в смене статуса.
Чтобы контролировать смену статуса, необходимо использовать обработку “Монитор ЭДО”, либо отчет “Журнал обмена электронными документами”. Именно в этих разделах можно проверить, получен ли корректный отклик от оператора ЭДО и подписан ли документ контрагентом. В случае задержки или отклонения, статус останется «1», что может быть критично при закрытии отчетного периода.
Рекомендуется настроить автоматическое уведомление о смене статуса УПД через регламентные задания. В типовых конфигурациях для этого используется регламентное задание “Обновление статусов документов ЭДО”. Убедитесь, что оно активно и выполняется по расписанию не реже одного раза в сутки, особенно если используется интеграция с внешними ЭДО-сервисами.
Как определить текущий статус УПД в 1С
Откройте раздел «Электронные документы» в интерфейсе 1С. Перейдите в список исходящих документов. Найдите интересующий УПД и откройте его карточку двойным щелчком.
На вкладке «ЭДО» отображается актуальный статус документа. Он может быть, например, «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отклонён» или «Принят». Для УПД со статусом 2 (документ с функцией «СЧФДОП») должна быть отметка «Документ принят» и статус обработки – «УПД с функцией 2».
Если используется интеграция с оператором ЭДО, проверьте данные в журнале обмена. Перейдите в «Настройки обмена с контрагентами», затем откройте «Журнал электронных сообщений». Здесь отражаются все этапы обработки УПД, включая получение подтверждений и ошибок обработки.
При необходимости можно включить колонку «Статус ЭДО» в списке документов через настройку списка – правой кнопкой мыши по заголовку, далее «Настроить список» – и добавить нужное поле для постоянного отображения.
Пошаговая инструкция по смене статуса УПД на «2»
1. Откройте раздел «Продажи» или «Покупки» (в зависимости от типа документа) в интерфейсе 1С.
2. Перейдите в журнал «Счета-фактуры» или «Реализация товаров и услуг» – именно здесь отображаются УПД.
3. Найдите нужный универсальный передаточный документ с текущим статусом «1» (признак «Документ – основание для принятия к учету»). Убедитесь, что он проведён и не заблокирован.
4. Откройте документ двойным кликом. В нижней части формы найдите поле «Признак документа». Если поле недоступно – откройте форму на редактирование, нажав кнопку «Изменить».
5. В поле «Признак документа» установите значение «2» – «Документ – основание для учета и передачи».
6. Сохраните изменения, затем выполните перепроведение документа кнопкой «Провести» в верхней панели.
7. Перейдите в раздел «Отчеты» – «Анализ состояния учета» или «Журнал документов», чтобы убедиться, что статус успешно изменен.
8. При необходимости обновите электронную подпись и повторно отправьте УПД через интеграцию с оператором ЭДО.
Настройка прав доступа для изменения статуса УПД
Для изменения статуса УПД в 1С необходимо корректно задать права доступа в роли пользователя. Откройте конфигурацию через Конфигуратор, перейдите в раздел «Администрирование» → «Пользователи и права» → «Роли». Найдите или создайте роль, в рамках которой будет доступно изменение статусов УПД.
Убедитесь, что в выбранной роли включены следующие права:
1. Документы → УниверсальныйПередаточныйДокумент: Изменение – разрешает вносить изменения в документ, включая смену его статуса.
2. Документы → УниверсальныйПередаточныйДокумент: Чтение – обеспечивает доступ к просмотру текущего состояния документа перед изменением.
3. РегистрыСведений → СостоянияОбъектов: Изменение – позволяет изменять статус документа на уровне регистра, если используется механизм состояний.
4. ОбщиеОбъекты → Статусы: Чтение – доступ к справочнику статусов, необходимый для корректного отображения и выбора целевого статуса.
После настройки роли, перейдите в «Администрирование» → «Пользователи», выберите пользователя и присвойте ему соответствующую роль. Перезапустите сеанс для применения изменений.
Если используется разграничение доступа по организациям или видам документов, настройте соответствующие ограничения в профиле доступа или с помощью расширения конфигурации.
Особенности смены статуса при интеграции с оператором ЭДО
При интеграции 1С с оператором ЭДО статус УПД меняется автоматически на основании полученных квитанций. Ключевым триггером служит подтверждение оператора о доставке и подписи документа со стороны контрагента.
Для корректной смены статуса требуется настроенная маршрутная карта обмена: необходимо задать соответствие между статусами ЭДО и статусами в 1С. Например, при получении извещения о получении и подписании УПД статус документа в 1С должен переключаться на «Подписан получателем» или «Документооборот завершён».
Важно учитывать, что не все операторы ЭДО одинаково формируют уведомления. Некоторые из них отправляют статус «доставлено», не дожидаясь подписи. В таких случаях необходимо предусмотреть контроль второго уведомления – о подписании.
При асинхронной интеграции с ЭДО возможны задержки обновления статуса. Для снижения риска потери данных рекомендуется настроить регламентные задания с частотой не реже одного раза в 10 минут.
Ошибки в сопоставлении идентификаторов документа могут блокировать смену статуса. Проверка GUID документа в 1С и в сообщениях оператора – обязательный этап отладки интеграции.
Рекомендация: используйте механизм журнала обмена с ЭДО в 1С для аудита входящих сообщений и диагностики сбоев. При необходимости реализуйте логирование вручную через расширение конфигурации.
Смена статуса без подписи второго участника нарушает юридическую значимость документа. Убедитесь в наличии цифровой подписи до изменения статуса на «принят» или «завершён».
Как проверить корректность смены статуса в журнале документов
Для точной проверки изменения статуса УПД на значение «2» в 1С необходимо выполнить следующие действия в журнале документов:
- Откройте журнал «Универсальные передаточные документы» через раздел «Продажи» или «Покупки» в зависимости от конфигурации.
- Установите отбор по периоду, в рамках которого производилась смена статуса.
- Добавьте в список отображаемых колонок поле «Статус УПД». Для этого вызовите контекстное меню правым кликом по заголовку таблицы и выберите «Изменить форму списка».
- Убедитесь, что у документов, где ожидалась смена, в колонке «Статус УПД» указано значение «2» (или соответствующее текстовое описание: «Отправлен получателю»).
- Для подтверждения ручных или автоматических изменений используйте кнопку «История изменений» (если включена история изменений в настройках учета). Найдите записи, подтверждающие дату и пользователя, изменившего статус.
- При наличии обмена с оператором ЭДО проверьте сопоставление статусов с данными из лога обмена. Для этого откройте связанный документ ЭДО и просмотрите вкладку «Сообщения» или «События».
- Если документ участвовал в обработке обработки пакетной смены статусов, откройте журнал регламентных заданий и проверьте выполнение задания на соответствующую дату.
Любое расхождение между предполагаемым и фактическим статусом требует дополнительной проверки: возможна ошибка интеграции, сбой в регламентной задаче или отсутствие прав у пользователя, производившего операцию.
Решение частых ошибок при смене статуса УПД на 2
Ошибка «Невозможно изменить статус: документ не проведён» возникает, если УПД не проведён в 1С. Перед сменой статуса убедитесь, что документ проведён. Для этого откройте УПД и нажмите кнопку «Провести» в командной панели.
Сообщение «Статус уже установлен: 2» указывает на попытку повторной установки значения. Проверку текущего статуса УПД можно выполнить через обработку «Групповое изменение реквизитов» или вручную через форму документа в поле «Статус УПД».
Ошибка «Недостаточно прав для изменения документа» означает, что у пользователя нет соответствующих прав на редактирование или проведение УПД. Необходимо проверить роль пользователя в конфигураторе: наличие прав на запись документов типа «Реализация товаров и услуг» или аналогичных.
Если при установке статуса возникает ошибка связанная с «блокировкой записи», это может быть вызвано параллельным редактированием или регламентными заданиями. Решение: завершить сеансы других пользователей и отключить фоновую обработку на время изменения.
Для автоматизации смены статуса на 2 рекомендуется использовать обработку или внешнюю обработку, вызывающую метод:
ДокументОбъект.СтатусУПД = Перечисления.СтатусыУПД.Подтверждён; ДокументОбъект.Записать();
Важно: перед записью следует выполнить проверку текущего состояния документа, чтобы исключить повторные операции и блокировки.
Отражение смены статуса УПД в бухгалтерском и налоговом учете
После смены статуса УПД на «2» (универсальный передаточный документ, подтверждающий как факт хозяйственной операции, так и право на вычет НДС), в 1С требуется выполнить корректировку регламентированных операций. В разделе «Бухгалтерский учет» при регистрации документа с обновлённым статусом необходимо провести перерасчет по НДС, если ранее была зафиксирована только реализация без права на вычет.
В журнале учета счетов-фактур УПД со статусом «2» отражается как полноценный налоговый документ, дающий право на вычет. При этом поле «Признак документа» должно быть обновлено автоматически при перезаписи документа. Если этого не произошло, требуется вручную обновить реквизиты в карточке УПД через интерфейс «Операции – Универсальный передаточный документ».
В налоговом учете включение УПД в книгу покупок происходит только после фиксации его со статусом «2» и проведения документа. Следует убедиться, что дата принятия к вычету соответствует дате регистрации УПД со скорректированным статусом. Это важно для соблюдения требований статьи 172 НК РФ.
Для корректной отчетности при формировании декларации по НДС необходимо перепровести документ после смены статуса. В противном случае УПД не будет отражён в разделе 8 декларации. Также рекомендуется выполнить проверку через «Помощник по учету НДС», чтобы убедиться в правильности регистрации изменений.
Если статус УПД был изменён после отправки данных в ФНС через оператора ЭДО, требуется повторная отправка с актуализированным статусом. Это необходимо для обеспечения юридической значимости документа в электронном документообороте.
Вопрос-ответ:
Как поменять статус УПД на «2» в 1С:Бухгалтерии?
Чтобы изменить статус универсального передаточного документа на «2» (что означает «УПД с функцией счета-фактуры»), нужно открыть документ реализации товаров и услуг, перейти во вкладку «Печать» или «ЭДО» (в зависимости от версии программы) и указать соответствующий статус УПД. Если используется ЭДО, то параметр может быть установлен автоматически при отправке, но его также можно изменить вручную перед отправкой документа.
Для чего вообще нужен статус 2 у УПД?
Статус 2 означает, что документ выполняет функции как первичного документа, так и счета-фактуры. Это позволяет не создавать отдельный счет-фактуру, что упрощает документооборот и снижает вероятность расхождений между разными формами. Такой подход удобен для компаний, использующих электронный документооборот с контрагентами и налоговыми органами.
Можно ли изменить статус УПД после его подписания электронной подписью?
Нет, после подписания документа электронной подписью изменить его статус уже нельзя. Документ считается юридически значимым и любые изменения потребуют аннулирования или оформления корректирующего документа. Поэтому статус УПД нужно обязательно проверить до подписания и отправки через ЭДО.
У нас в 1С нет поля «статус УПД». Где его искать?
Положение поля зависит от конфигурации и версии 1С. В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия» статус УПД чаще всего указывается при подготовке документа к отправке через ЭДО: это может быть отдельное поле в форме печати или на закладке «ЭДО». В некоторых случаях для отображения этого поля может потребоваться включение дополнительных настроек в параметрах учета или обновление программы до актуальной версии.
Что будет, если статус УПД указан неправильно при передаче через ЭДО?
Неверно указанный статус может привести к отказу в приеме документа у контрагента или к налоговым рискам. Например, если статус «1» (без функции счета-фактуры) выбран вместо «2», то налоговая может не признать документ основанием для вычета НДС. В таком случае потребуется оформление исправленного или корректирующего УПД, что увеличит нагрузку на бухгалтерию.
Загрузка...
