В 2021 году в России введена система прослеживаемости отдельных категорий импортных товаров. Обязательным стало указание РНПТ (регистрационного номера партии товара) при оформлении УПД, счетов-фактур и других документов. Нарушение требований влечёт за собой административную ответственность. Для организаций, использующих 1С:Бухгалтерия, 1С:УТ или 1С:ERP, задача корректного отражения прослеживаемости в учёте требует точной настройки и регулярного контроля данных.
В 1С РНПТ заполняется в документах поступления, реализации и перемещения, а также в справочнике «Номенклатура» и «Серии номенклатуры». При импорте данных из внешних источников (например, через ЭДО) необходимо обеспечить корректное сопоставление кодов ТН ВЭД, единиц измерения по ОКЕИ и видов прослеживаемости. Автоматическое заполнение РНПТ возможно только при наличии всех обязательных реквизитов в документе.
Для корректной работы рекомендуется использовать обновления конфигурации не ниже релиза 3.0.97 (для 1С:Бухгалтерия). В настройках учетной политики включается флаг «Участвует в прослеживаемости» для соответствующих товарных позиций. После этого при каждом поступлении товара система будет запрашивать РНПТ и автоматически сохранять его в карточке серии. Реализация товаров без РНПТ невозможна – система будет блокировать проведение документа.
Чтобы избежать ошибок, следует на этапе загрузки первичных документов проверять наличие и корректность РНПТ, а также соответствие кодов ТН ВЭД установленному перечню. Желательно использовать обработку «Контроль прослеживаемости», которая позволяет находить расхождения и формировать уведомления для ФНС. Наличие всех обязательных атрибутов особенно важно при передаче данных через ОФД или при работе с маркировкой.
Настройка признаков прослеживаемости в карточке номенклатуры
Для корректного отражения операций с прослеживаемыми товарами в 1С необходимо установить признаки прослеживаемости непосредственно в карточке номенклатуры. Работа выполняется в справочнике «Номенклатура».
- Откройте нужную карточку товара через раздел «Справочники» → «Номенклатура».
- Перейдите на вкладку «Дополнительно» или «НДС и прослеживаемость» – в зависимости от конфигурации.
- Установите флаг «Прослеживаемый товар».
- Выберите тип прослеживаемости:
- поштучная – для единичных изделий (например, бытовая техника);
- партионная – для товаров, поставляемых партиями (например, шины).
- Укажите код ТН ВЭД ЕАЭС, соответствующий классификации ФТС. Код должен быть 10-значным, строго соответствующим справочнику ТН ВЭД.
- Заполните поле «Код вида прослеживаемости» – он должен быть идентичен коду, присвоенному товару в системе ФНС.
- При наличии сведений – введите регистрационный номер партии. Это поле актуально при отражении поступлений и реализаций прослеживаемых товаров.
Все изменения следует сохранить перед выходом из карточки. После настройки данные автоматически подтягиваются в документы поступления, реализации и УПД.
Выбор корректного вида документа для отражения операций с прослеживаемыми товарами
Для корректного отражения операций с прослеживаемыми товарами в 1С необходимо использовать документы, поддерживающие поля для указания РНПТ (регистрационного номера партии товара) и обеспечивающие передачу этих данных в электронный документооборот. Применение неподходящих видов документов приводит к ошибкам при выгрузке УПД и нарушает требования прослеживаемости.
При поступлении товаров от российских поставщиков используется документ «Поступление (акт, накладная)», в котором обязательно указываются РНПТ в табличной части по каждой позиции. Для импорта товаров применяется «Поступление товаров и услуг», при этом РНПТ заполняется вручную или автоматически из декларации, если используется интеграция с внешней системой.
Для реализации применяется документ «Реализация (акты, накладные)». В нем необходимо выбрать префикс «Код товара» в колонке РНПТ, если товар подлежит прослеживаемости. Обязательно наличие соответствия между количеством и РНПТ – система не допускает расхождений при выгрузке в ЭДО.
Возвраты от покупателей оформляются через документ «Возврат от покупателя». Он поддерживает ввод РНПТ на основании ранее отгруженных данных. Если возврат не содержит точного РНПТ, то 1С не позволит сформировать корректный УПД. Аналогично, при возврате поставщику используется документ «Возврат товаров поставщику» с обязательной ссылкой на исходное поступление.
Перемещение между складами отражается через документ «Перемещение товаров». Для прослеживаемых позиций он требует строгого соблюдения связки номенклатуры, количества и РНПТ на обоих складах. Несоблюдение этих условий приводит к ошибке при синхронизации с ФНС.
Инвентаризация, списание и оприходование прослеживаемых товаров требуют использования документов, в которых предусмотрено поле для ввода РНПТ. В конфигурациях, где таких полей нет, необходимо обновление или доработка обработки.
Контроль за выбором документа осуществляется через настройки прослеживаемости в разделе «НСИ и администрирование». Рекомендуется включить проверку заполнения РНПТ на этапе проведения документа, чтобы исключить риск неполной отчетности.
Указание регистрационного номера партии при поступлении
При оформлении поступления товаров, подлежащих прослеживаемости, регистрационный номер партии (РНПТ) указывается на этапе ввода документа «Поступление товаров и услуг». Поле для РНПТ становится доступным при выборе номенклатуры с кодом ТН ВЭД, подпадающим под прослеживаемость.
Для каждой позиции с прослеживаемостью необходимо внести уникальный номер, полученный от поставщика. Отсутствие или некорректность РНПТ приведут к ошибке при передаче данных в ФНС через систему электронного документооборота.
В 1С:Бухгалтерия (ред. 3.0) номер указывается в строке табличной части «Товары», в колонке «Регистрационный номер партии». Если колонка не отображается, нужно активировать настройку отображения всех полей через значок шестерёнки в правом верхнем углу таблицы.
Для автоматической подстановки РНПТ при загрузке входящего УПД необходимо настроить соответствие полей в формате обмена и убедиться, что в УПД от поставщика номер передан в корректной структуре (тег <РНПТ> в XML).
В случае поступления нескольких партий одной номенклатуры с разными РНПТ каждую партию следует вводить отдельной строкой. Это необходимо для корректного формирования остатков по партиям и последующей передачи данных при реализации.
Рекомендуется использовать контроль заполнения РНПТ через обработку проверки перед проведением документа. Это предотвращает пропуск и снижает вероятность блокировки отчётности по прослеживаемым товарам.
Автоматическое заполнение данных прослеживаемости при реализации
В 1С:Бухгалтерии и 1С:Управлении торговлей при оформлении реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, система способна автоматически подставлять реквизиты из документа поступления. Это исключает ручной ввод и снижает риск ошибок при передаче данных в ФНС.
- При создании документа «Реализация товаров и услуг» на основании поступления, поля Регистрационный номер партии (РНПТ), количество и единица измерения заполняются автоматически по данным входящего УПД.
- Если реализация оформляется вручную, система предлагает выбор РНПТ из списка зарегистрированных на остатках. Для этого должен быть активирован контроль остатков по РНПТ в настройках учета.
- Автозаполнение работает только при наличии корректных данных прослеживаемости в поступлении. Если данные были загружены через ЭДО, необходимо убедиться, что документ входящего УПД принят и проведен.
- При использовании партийного учета (FIFO, по дате) РНПТ выбирается системой автоматически согласно очередности списания, если для конкретной номенклатуры не требуется ручного указания.
- Для упрощения работы с маркированными товарами целесообразно включить опцию автоподстановки РНПТ в интерфейсе документа реализации – доступно через форму настройки вида операции.
Рекомендуется регулярно проверять корректность остатков по РНПТ и выполнять сверку с контрольной лентой ФНС через функционал 1С-Отчетности, чтобы избежать расхождений при сдаче деклараций.
Проверка и исправление ошибок прослеживаемости в документе
При обработке документов в 1С, содержащих товары, подлежащие прослеживаемости, критично проверить корректность заполнения реквизитов: Регистрационный номер партии и Код вида прослеживаемого товара. Отсутствие или некорректность этих данных приводит к отказу при передаче в ФНС.
Откройте документ (например, Поступление товаров и услуг или Реализация товаров и услуг) и перейдите на вкладку Товары. Убедитесь, что по каждой строке с прослеживаемым товаром указан РНПТ – он подтягивается автоматически при правильной настройке справочника Номенклатура. Если значение пустое, необходимо вручную выбрать корректный РНПТ из справочника или загрузить его из предыдущих документов оборота.
Для исправления ошибок в уже проведённом документе выполните отмену проведения, внесите корректировки и перепроведите документ. Если РНПТ отсутствует в справочнике, его нужно добавить вручную, указав все обязательные поля: номер, дата ввоза, страна происхождения и код ТН ВЭД.
Ошибки вида «Не заполнен код вида товара» устраняются через справочник Номенклатура – откройте карточку позиции, перейдите в раздел Прослеживаемость и укажите корректный код согласно утверждённому перечню. Важно: код должен соответствовать первичным документам (например, ГТД или УПД поставщика).
После внесения исправлений обязательно выполните повторную проверку через функцию Контроль заполнения реквизитов для прослеживаемости (раздел Администрирование – Налоги и отчётность). Это позволяет выявить ошибки до формирования отчётности и исключить возврат документов из ФНС.
Формирование и выгрузка отчета об операциях с прослеживаемыми товарами
Отчет об операциях с прослеживаемыми товарами в 1С формируется через раздел «Отчеты» – «Прослеживаемость». Для корректного отображения данных укажите диапазон дат и выберите конкретный тип операции: приемка, перемещение, списание или возврат. Важно, чтобы все документы, участвующие в движении, были полностью заполнены по прослеживаемым реквизитам – серия, номер, дата выпуска, ИНН контрагента.
При выгрузке отчета в формате XML система автоматически формирует структуру, соответствующую требованиям Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка и других контролирующих органов. Для контроля целостности данных используйте встроенную функцию проверки валидности XML перед отправкой.
Если в базе присутствуют ошибки или неполные записи, отчет не сформируется или будет содержать предупреждения. Рекомендуется регулярно запускать регламентные задания по обновлению данных прослеживаемости и сверять журнал регистрации ошибок по операциям с прослеживаемыми товарами.
Для выгрузки отчета в 1С выберите команду «Выгрузить в файл» и укажите формат XML или XLSX, в зависимости от требований вашего контрагента или контролирующего органа. Формат XLSX полезен для внутреннего анализа, так как включает развернутую детализацию по партиям и движениям.
Оптимальная практика – формировать отчеты с периодичностью не реже одного раза в неделю, что позволяет своевременно выявлять расхождения и корректировать учетные записи. В случае интеграции с системой мониторинга ЕГАИС выгрузка производится через специализированный интерфейс, где отчет формируется с учетом актуальных настроек соединения и сертификатов.
Для ускорения обработки больших объемов данных используйте фильтры по номенклатуре и контрагентам, а также разбивайте отчет на части по календарным периодам. Это снижает нагрузку на базу и предотвращает зависание интерфейса.
Настройка обмена с ФНС для передачи сведений о прослеживаемости
Для передачи данных о прослеживаемости товаров в 1С требуется настроить интеграцию с Федеральной налоговой службой через специализированный сервис обмена. В первую очередь необходимо получить актуальный сертификат электронной подписи и зарегистрировать сервис взаимодействия в личном кабинете ФНС.
В конфигурации 1С нужно указать параметры подключения: адрес сервиса ФНС (WSDL), уникальный идентификатор участника обмена, а также данные сертификата. Для этого используется раздел «Администрирование» – «Обмен с ФНС» – «Настройки обмена». Важно проверить актуальность используемых протоколов и соответствие версии 1С требованиям ФНС, так как протоколы периодически обновляются.
Перед началом регулярной передачи сведений необходимо провести тестовую отправку пакета с информацией о товарах, чтобы убедиться в корректности формата и успешном приеме данных. Для этого применяется тестовый режим, активируемый в настройках обмена. При возникновении ошибок система фиксирует коды и описания в журнале, что позволяет оперативно внести корректировки.
Рекомендуется настроить автоматический запуск обмена по расписанию, минимизируя ручной ввод. Для этого следует создать задачу в планировщике 1С с периодичностью, соответствующей нормативам ФНС (обычно не реже одного раза в сутки). Важно контролировать статус последней отправки и своевременно реагировать на уведомления об отказах.
Обмен сведениями о прослеживаемости требует соблюдения формата XML, утвержденного ФНС. В 1С предусмотрена автоматическая генерация таких файлов на основе данных из регистра сведений о прослеживаемости. Настройка фильтров и правил формирования позволяет исключить из отчета нерелевантные записи и сократить объем передаваемой информации.
Вопрос-ответ:
Как правильно заполнить карточку прослеживаемости товара в 1С?
Для заполнения карточки прослеживаемости в 1С необходимо внести сведения о производителе, поставщике, дате выпуска и партии товара. Эти данные фиксируются в соответствующих полях документа, где указывается уникальный идентификатор, обеспечивающий отслеживание товара на всех этапах. Также важно корректно указать сведения о транспортировке и приемке, чтобы сохранить целостность цепочки.
Какие разделы прослеживаемости товаров доступны в 1С и какие данные в них вносятся?
В системе 1С предусмотрены несколько основных разделов для заполнения прослеживаемости: информация о происхождении товара, данные о партии и производителе, сведения о перемещениях внутри компании и внешних поставках. В каждом разделе вводятся конкретные параметры, например, дата производства, номер сертификата, документы транспортировки, что помогает отследить товар от производства до конечного потребителя.
Можно ли автоматизировать процесс заполнения данных прослеживаемости в 1С и как это сделать?
Да, автоматизация частично возможна. Для этого в 1С используют настройку шаблонов документов и обработок, которые автоматически подставляют информацию из справочников и предыдущих документов. Например, данные о производителе и партиях можно загрузить из внешних систем или интегрировать с учетными базами поставщиков. Это снижает вероятность ошибок и ускоряет оформление.
Какие ошибки чаще всего встречаются при заполнении прослеживаемости товаров и как их избежать?
Одной из распространённых ошибок является неполное или некорректное внесение информации, например, отсутствие номера партии или неправильная дата выпуска. Часто забывают заполнить данные о транспортировке или неправильно указывают поставщика. Чтобы избежать проблем, рекомендуется регулярно проверять введённые данные, использовать встроенные проверки в 1С и придерживаться установленного порядка заполнения документов.
Как прослеживаемость в 1С помогает контролировать движение товаров и какие выгоды это приносит?
Прослеживаемость в 1С позволяет фиксировать всю историю товара — от производства до продажи — с указанием ключевых параметров. Такой контроль упрощает выявление ошибок и потерь, помогает быстро реагировать на претензии и проводить инвентаризации. Для бизнеса это значит повышение прозрачности процессов, снижение рисков из-за брака или контрафакта и улучшение доверия со стороны клиентов и партнёров.
Загрузка...
