Функциональность напоминаний в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) позволяет автоматизировать контроль за регулярными операциями: продлением договоров, прохождением медосмотров, обучением сотрудников и другими кадровыми событиями. Однако по умолчанию система не содержит гибкой настройки напоминаний по заданному периоду – её необходимо реализовать вручную через механизмы задач и обработки событий.
Для создания напоминания с периодичностью, например, раз в 30 дней, потребуется использовать регламентное задание и пользовательские задачи. В конфигураторе следует создать объект напоминания, связанный с сотрудником или документом, а затем задать логику вычисления следующей даты на основе предыдущей. Например, в процедуре расчета даты используется формула: СледДата = ТекущаяДата + 30.
Ключевой момент – интеграция напоминаний с системой задач. Это позволит отобразить напоминание в интерфейсе пользователя и, при необходимости, связать его с действиями – например, открытием формы определенного документа. Важно обеспечить автоматическое удаление устаревших напоминаний, чтобы исключить дублирование при следующем цикле обработки.
Рекомендуется дополнительно настроить ограничение по ролям: напоминания должны отображаться только тем сотрудникам, для кого они релевантны. Это можно реализовать через настройку отбора по ответственному в задачах или с помощью прав доступа в пользовательском интерфейсе.
Создание вида напоминания с указанием периодичности
Откройте раздел «Настройка – Напоминания – Виды напоминаний». Нажмите «Создать» для добавления нового вида.
В поле «Наименование» укажите точное название напоминания, отражающее его назначение, например: «Аттестация персонала (раз в год)».
Включите флажок «Использовать периодичность». После этого появятся поля для настройки интервала:
- Периодичность: выбирайте из доступных вариантов – день, неделя, месяц, квартал, полугодие, год.
- Интервал: укажите числовое значение, кратное выбранной периодичности. Например, «1» для ежегодного напоминания.
В поле «Дата отсчета» задайте начальную точку отсчета – это может быть фиксированная дата (например, 01.01.2023) или дата события, связанного с сотрудником (например, дата приема).
При необходимости задайте условие отбора сотрудников: нажмите «Настроить отбор», добавьте параметры (например, «Подразделение = Отдел кадров» или «Должность содержит «менеджер»»).
Сохраните настройку. Вид напоминания будет использоваться при автоматической генерации задач по заданному интервалу. Проверка выполнения производится при входе в систему или по расписанию обработки.
Назначение напоминания конкретным пользователям или ролям
Чтобы напоминание отображалось только определённым сотрудникам, необходимо настроить адресатов вручную в карточке напоминания. Для этого выполните следующие действия:
- Откройте раздел «Администрирование» → «Напоминания».
- Создайте новое напоминание или откройте существующее.
- В блоке «Кому» нажмите кнопку «Добавить».
- Выберите тип получателя:
- Пользователь – конкретный сотрудник, авторизованный в 1С.
- Роль – группа пользователей с определёнными правами (например, «Кадровики» или «Бухгалтеры»).
- Выберите нужное значение из списка и подтвердите выбор.
Если указать несколько получателей, напоминание получат все указанные пользователи и участники выбранных ролей. Учитывайте, что роли работают корректно только при правильно назначенных правах в конфигурации.
Рекомендуется избегать назначения напоминаний всем пользователям одновременно – это снижает релевантность информации и может привести к игнорированию уведомлений. Для регулярных задач (например, напоминания кадровику о дате окончания отпуска) создавайте шаблоны с фиксированными получателями по ролям.
Настройка условий отображения напоминания по дате и событию
Для создания напоминаний, зависящих от даты и события, используйте встроенные механизмы «Напоминания» в разделе «Кадровый учет» или «Администрирование». Алгоритм настройки:
- Откройте форму напоминания: «Настройки напоминаний» – кнопка «Создать».
- Укажите заголовок, чтобы отразить суть события, например: «Окончание испытательного срока».
- В поле «Периодичность» выберите «Однократно по условию».
- Нажмите «Условие отображения» – откроется конструктор условий.
В конструкторе настройте отбор по дате и событию:
- Добавьте выражение: Дата события = Текущая дата + X дней, где X – число дней до события. Например, 3 дня до даты окончания отпуска.
- Выберите объект, связанный с событием: документ, кадровое перемещение, отпуск и т.д.
- Используйте поля справочников или регистров сведений, если дата события хранится не в документе.
- Примените фильтр по статусу документа (например, «Проведен = Истина»), чтобы исключить неподтвержденные события.
Для напоминаний, зависящих от системных дат (дата приема, увольнения, даты обучения и пр.):
- Используйте ссылку на элемент справочника «Сотрудники» или «Физические лица».
- Настройте выражение: Дата приема + 90 дней = Текущая дата – напоминание о завершении испытательного срока.
Сохраните и активируйте напоминание. Проверка отображения доступна в пользовательском режиме через меню «Напоминания».
Использование шаблонов напоминаний для типовых задач
В 1С:ЗУП напоминания можно автоматизировать с помощью шаблонов, что особенно полезно при регулярных операциях – например, при контроле сроков аттестаций, продления договоров или планировании отпусков.
Для создания шаблона перейдите в раздел «Настройка напоминаний», нажмите «Создать» и выберите «Шаблон». Укажите тип объекта, к которому будет привязано напоминание, например, «Сотрудник» или «Документ». В поле «Условие отбора» задайте критерии, например: «Дата окончания договора меньше текущей даты плюс 30 дней».
Задайте текст напоминания с использованием подстановок: %Сотрудник%, %ДатаОкончания% и других. Это обеспечит персонализированное отображение без необходимости вручную настраивать каждое напоминание.
В поле «Периодичность» рекомендуется использовать значение «еженедельно» или «ежемесячно», в зависимости от типа задачи. При необходимости ограничьте количество повторений или задайте конечную дату действия напоминания.
После создания шаблона включите его, установив флаг «Активно». Все подходящие объекты будут автоматически отслеживаться системой, а напоминания формироваться в списке заданий пользователя без ручного вмешательства.
Использование шаблонов особенно эффективно при массовом контроле сроков – например, при необходимости уведомлять кадровика за 14 дней до даты окончания испытательного срока сотрудников, принятых в прошлом месяце. В таких случаях один шаблон охватывает всю группу без дополнительной настройки.
Проверка срабатывания напоминаний через тестовый пользователь
Создайте отдельного тестового пользователя с минимально необходимыми правами для работы с напоминаниями. В конфигураторе откройте список пользователей, добавьте нового и укажите роль, включающую доступ к функционалу напоминаний (например, «Кадровик» или «HR-специалист»).
Войдите в программу под тестовым пользователем. Убедитесь, что рабочий стол содержит панель «Напоминания». Если панель отсутствует – включите её через настройки интерфейса пользователя.
Перейдите к регистру сведений, в котором настроено напоминание (например, «События напоминаний»). Измените одну из записей так, чтобы дата события приходилась на текущую дату или ближайшее будущее. Это необходимо для принудительного срабатывания напоминания в тестовом режиме.
Откройте форму списка напоминаний и вручную запустите обработку срабатывания. Для этого в режиме отладки вызовите соответствующую процедуру, например, Уведомления.Обновить() или аналогичную, если используется собственная обработка логики напоминаний.
Проверьте, появилось ли напоминание в списке. Убедитесь, что отображается корректное описание, ссылка на объект и дата. При необходимости – откройте объект по ссылке и проверьте данные, связанные с событием.
Если напоминание не появилось, проверьте условие срабатывания в настройках: дату, периодичность, фильтры по подразделениям или категориям сотрудников. Частая ошибка – указание даты вне диапазона действия напоминания или неправильный фильтр по организации.
После успешной проверки удалите или деактивируйте тестовую запись, чтобы избежать ложных напоминаний в рабочем процессе.
Отображение напоминаний в интерфейсе сотрудника и администратора
Для администратора напоминания доступны в панели управления, где отображается полный список с возможностью фильтрации по сотрудникам, статусу и дате исполнения. Интерфейс позволяет быстро менять статус напоминания – «Выполнено», «Отложено» или «Требует внимания». Это обеспечивает оперативный контроль и своевременное реагирование на просроченные задачи.
Рекомендации по настройке отображения: использовать группировку напоминаний по типу события, что облегчает визуальный контроль. Для повышения удобства внедрить сортировку по приоритету и дате ближайшего напоминания. В интерфейсе сотрудника следует активировать всплывающие уведомления при входе в систему и в момент приближения срока.
Реализация отображения через стандартные формы позволяет минимизировать доработки, но при необходимости возможна кастомизация элементов с использованием конфигуратора для более точного соответствия бизнес-процессам. Обновление списка напоминаний происходит динамически без перезагрузки интерфейса, что повышает скорость работы пользователей.
Автоматизация повторяющихся напоминаний через регламентные задания
Для настройки регулярных напоминаний в 1С ЗУП применяется механизм регламентных заданий, позволяющий запускать обработку по расписанию без участия пользователя. В конфигурации создается специальная обработка или общий модуль, выполняющий проверку условий для отправки уведомлений.
Регламентное задание создается в разделе Администрирование – Регламентные задания. Необходимо указать периодичность запуска: ежедневно, еженедельно или с индивидуальным интервалом. Важно выбрать время выполнения с учетом нагрузки на сервер, чтобы минимизировать влияние на производительность.
В обработке прописывается алгоритм выборки сотрудников и событий, для которых требуется отправить напоминание. Рекомендуется использовать фильтрацию по дате (например, дата окончания договора или дата планового медосмотра), чтобы избежать избыточных уведомлений.
Для отправки напоминаний можно использовать встроенный механизм рассылки писем, либо интегрировать с внешними системами (например, через веб-сервисы). В теле уведомления включайте конкретные данные: имя сотрудника, дату события и ссылку на соответствующий документ в 1С.
Рекомендуется настроить ведение журнала выполнения регламентного задания для контроля успешности рассылок и своевременного выявления ошибок. В случае сбоев автоматический повтор выполнения или оповещение администратора обеспечит стабильность работы.
Регулярный анализ логов и корректировка условий выборки позволят оптимизировать объем напоминаний и исключить дублирование. Внедрение регламентных заданий сокращает ручной труд и снижает риск пропуска важных событий в управлении персоналом.
Вопрос-ответ:
Как настроить напоминания по периоду в 1С ЗУП для контроля повторяющихся задач?
В 1С ЗУП напоминания по периоду настраиваются через соответствующие настройки в карточке сотрудника или в разделе «Напоминания». Для этого нужно указать, с какой периодичностью система должна формировать уведомления — например, ежемесячно, раз в квартал или ежегодно. После установки параметров система автоматически создаст напоминания, которые будут появляться в нужное время для своевременного выполнения задач.
Можно ли задать индивидуальный период напоминаний для разных сотрудников в 1С ЗУП?
Да, в 1С ЗУП предусмотрена возможность устанавливать разные периоды напоминаний для каждого сотрудника. Для этого необходимо зайти в карточку конкретного сотрудника и задать параметры напоминаний, учитывая особенности его работы или должностные обязанности. Такой подход помогает избежать одинаковых напоминаний для всех и сделать уведомления более релевантными.
Какие ограничения есть при настройке периодических напоминаний в 1С ЗУП?
Основные ограничения связаны с возможностями выбранной версии программы и настройками учетной политики. В некоторых случаях период напоминаний нельзя установить меньше одного дня или менее частым, чем раз в год. Кроме того, если не правильно указать дату начала или конец периода, напоминания могут либо не появляться, либо дублироваться. Рекомендуется внимательно проверять введённые параметры, чтобы избежать подобных ошибок.
Можно ли получать напоминания о предстоящих событиях не только в самой 1С, но и по электронной почте?
В стандартной конфигурации 1С ЗУП напоминания отображаются в интерфейсе программы. Для отправки уведомлений на электронную почту требуется дополнительная настройка — например, интеграция с почтовым сервером и использование регламентных заданий или обработки. В некоторых случаях организации используют внешние расширения, позволяющие настроить отправку автоматических писем с напоминаниями сотрудникам или руководству.
Как проверить, что напоминания по периоду в 1С ЗУП работают корректно после настройки?
Чтобы убедиться в правильности настройки напоминаний, после внесения параметров рекомендуется выполнить тестовую проверку. Для этого можно создать тестового сотрудника или временно изменить дату в системе, чтобы увидеть, появляется ли напоминание в назначенный срок. Также стоит проверить журнал событий или отчёты, если они есть, для подтверждения генерации уведомлений. Такой подход помогает убедиться, что напоминания не пропускаются и срабатывают вовремя.
Загрузка...
